W dobie cyfryzacji i rosnącej popularności pracy zdalnej wiele biur rachunkowych zdecydowało się na świadczenie usług online. Taki model współpracy przynosi wiele korzyści – pozwala na obsługę klientów z całej Polski (a nawet spoza jej granic), ogranicza konieczność osobistych spotkań, przyspiesza wymianę dokumentów i usprawnia komunikację. Jednak zdalna forma współpracy rodzi także nowe wyzwania prawne i organizacyjne.
Kluczowe staje się odpowiednie skonstruowanie umowy z klientem, która nie tylko zabezpieczy interesy obu stron, ale też jasno określi zakres, zasady i odpowiedzialność za świadczone usługi. Przede wszystkim, świadczenie usług rachunkowych oznacza przetwarzanie danych osobowych i wrażliwych informacji finansowych. Umowa musi odnosić się do obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO.
Podstawowym elementem każdej umowy o świadczenie usług rachunkowych – również online – jest także precyzyjne określenie zakresu powierzanych czynności. W przypadku obsługi zdalnej ważne jest określenie, jakie obowiązki spoczywają na kliencie – na przykład w zakresie przekazywania dokumentów, informacji potrzebnych do rozliczeń czy zatwierdzania deklaracji. Umowa powinna określać preferowane kanały komunikacji (e-mail, telefon, komunikatory internetowe, system CRM), godziny dostępności księgowego oraz maksymalny czas reakcji na zapytania.
Umowa powinna też wskazywać, czy dokumenty są przesyłane mailem, przez system obiegu dokumentów, chmurę, czy może przez dedykowaną platformę. Warto opisać także format akceptowanych plików (PDF, JPG, XML) oraz konsekwencje nieterminowego dostarczenia danych. Równie istotne jest zabezpieczenie przekazywanych informacji – dlatego dobrze, by umowa odnosiła się do procedur bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie plików, hasła, VPN czy korzystanie z certyfikowanych systemów obiegu dokumentów.
Sprawdź i skorzystaj z praktycznego wzoru na umowy księgowe i kadrowo-płacowe – https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/
Autor
Agata Kotwica-Stefańska
Adwokat, specjalizacja – postępowanie cywilne, administracyjne i karne
Zajmuje się bieżącą obsługą przedsiębiorców, sporządza opinie prawne oraz reprezentuje klientów w trakcie postępowań przed sądami powszechnymi i sądami administracyjnymi. LinkedIn
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn