Wydatki na szkolenia przed rozpoczęciem działalności – czy wliczymy je w koszty?

Wielu przedsiębiorców jeszcze przed formalnym rozpoczęciem działalności podejmuje działania przygotowawcze, które mają na celu zdobycie odpowiedniej wiedzy i kompetencji niezbędnych do prowadzenia biznesu. Częstym elementem takich przygotowań są szkolenia. Powstaje jednak pytanie, czy wydatki na szkolenia poniesione przed rejestracją działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kilku kluczowych przesłanek. 

Wydatki na szkolenia 

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.  Przepis ten nie uzależnia możliwości rozliczenia kosztu od daty rejestracji działalności, lecz od celu gospodarczego, któremu dany wydatek służy. Zatem, co do zasady, jeżeli dany wydatek – w tym także na szkolenie – miał bezpośredni związek z przyszłą działalnością i był niezbędny do rozpoczęcia i prowadzenia działalności, może być uznany za koszt podatkowy, nawet jeśli został poniesiony przed jej formalnym rozpoczęciem. Istotne jest przy tym, aby wydatek dotyczący szkoleń miał nie tylko bezpośredni związek z działalnością, ale był faktycznie niezbędny. Dodatkowo, wydatek poniesiony na szkolenie, które było niezbędne do rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, może zasadniczo zostać uznany za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Fiskus coraz częściej dopuszcza taką możliwość, choć z istotnym zastrzeżeniem – wydatki muszą być poniesione w tym samym roku podatkowym, w którym przedsiębiorca rozpoczyna działalność gospodarczą. 

Praktyczne zastosowanie tej zasady można odnaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 maja 2025 roku ((nr 0112-KDIL2-2.4011.364.2025.2.MM). Przedsiębiorca w styczniu i lutym odbywał kurs z zakresu serwisowania kotłów i podgrzewaczy, a działalność gospodarczą rozpoczął w lutym tego samego roku, zaraz po uzyskaniu niezbędnych uprawnień. Koszt kursu został poniesiony jeszcze przed formalnym wpisem do CEIDG, ale w tym samym roku podatkowym. Faktura została wystawiona na osobę fizyczną i opłacona ze środków własnych. Fiskus potwierdził możliwość odliczenia, uznając wydatek za bezpośrednio związany z działalnością gospodarczą i za niezbędny do jej prowadzenia oraz poniesiony w celu osiągnięcia przychodu. 

Jeszcze kilka lat temu fiskus stał na stanowisku, że wydatki poniesione przed założeniem działalności nie mogą być w ogóle uznane za koszty uzyskania przychodów, bez względu na ich cel. Przykładowo, w interpretacji z 2018 roku (nr 115-KDIT3.4011. 329.2018.2.AK) odmówiono prawa do odliczenia osobie, która na przestrzeni kilku lat ukończyła specjalistyczne kursy przygotowujące do działalności rehabilitacyjnej. Argumentowano wówczas, że brak zarejestrowanej działalności gospodarczej w momencie ponoszenia wydatku wyklucza możliwość jego ujęcia jako kosztu podatkowego. Najnowsze interpretacje pokazują jednak, że organy podatkowe zaczynają uznawać związek przyczynowo-skutkowy między wcześniejszym szkoleniem a późniejszym przychodem, o ile tylko całość mieści się w tym samym roku podatkowym. 

Czy wliczymy je w koszty? 

Obecnie organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych coraz częściej potwierdzają, że wydatki ponoszone przed dniem rozpoczęcia działalności – o ile mają bezpośredni i nierozerwalny związek z przyszłym źródłem przychodów oraz w przypadku szkoleń dot. tych, które są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej– mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wśród tych wydatków wymienia się między innymi: zakup sprzętu, materiałów, usług doradczych czy właśnie szkoleń. Jednak kluczowe znaczenie ma tu cel, w jakim wydatek został poniesiony, a także możliwość wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy szkoleniem a późniejszą działalnością. 

W przypadku szkoleń istotne jest, by ich tematyka była powiązana z zakresem planowanej działalności. Jeśli osoba planująca otwarcie firmy uczestniczyła w szkoleniu z zakresu marketingu internetowego, księgowości, sprzedaży lub innych zagadnień związanych z planowaną działalnością, wydatek ten – pod warunkiem właściwego udokumentowania – może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Przedsiębiorca powinien zachować fakturę lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku oraz przygotować uzasadnienie wskazujące, w jaki sposób szkolenie miało na celu zdobycie wiedzy potrzebnej do uzyskiwania przychodów w przyszłości. 

Podkreślenia przy tym wymaga, że nie każdy kurs czy szkolenie odbyty przed rozpoczęciem działalności gospodarczej będzie kwalifikował się jako koszt uzyskania przychodu. Kluczowym kryterium, na które wskazują zarówno przepisy, jak i aktualna linia interpretacyjna organów podatkowych, jest niezbędność szkolenia do faktycznego rozpoczęcia i prowadzenia działalności. Przykładowo, szkolenie zakończone uzyskaniem wymaganych uprawnień (np. do serwisowania kotłów czy też wykonywania zabiegów rehabilitacyjnych) może zostać uznane za koszt podatkowy, ponieważ bez niego prowadzenie danego rodzaju działalności byłoby niemożliwe. Natomiast udział w ogólnym kursie księgowości przez osobę, która planuje zlecić prowadzenie księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu, może nie zostać uznany za wydatek niezbędny. W takim przypadku szkolenie było co najwyżej pomocne lub rozwijające wiedzę przedsiębiorcy, ale nie warunkowało rozpoczęcia działalności. Organy podatkowe podchodzą ostrożnie do takich przypadków, dlatego istotne jest, by przedsiębiorca potrafił wykazać, że bez danego szkolenia nie mógłby zgodnie z przepisami prowadzić swojej działalności lub zdobyta wiedza była konieczna do jej uruchomienia. 

Nie każdy wydatek na szkolenie będzie automatycznie akceptowany przez organy podatkowe. Wątpliwości mogą budzić szkolenia ogólne, niezwiązane z konkretnym profilem działalności, lub takie, które nie są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej lub  których treść nie przekłada się bezpośrednio na późniejsze przychody. Dodatkowo, przedsiębiorca musi być w stanie wykazać związek pomiędzy szkoleniem a prowadzonym biznesem, co w praktyce oznacza konieczność zebrania odpowiednich dowodów i opisania ich znaczenia dla przyszłych działań gospodarczych. 

Wobec tego, przedsiębiorcy planujący rozpoczęcie działalności gospodarczej powinni mieć świadomość, że mogą zaliczyć do kosztów podatkowych część wydatków na szkolenia, aplikacje czy inne formy edukacji, pod warunkiem że zostaną one poniesione w tym samym roku podatkowym co założenie firmy. Warto zadbać o odpowiednią dokumentację, w tym faktury i potwierdzenia płatności, nawet jeśli są wystawione na osobę fizyczną. Pomimo zmiany podejścia fiskusa, granicą jest nadal data końca roku podatkowego – wydatki z lat wcześniejszych nie zostaną uznane za koszt. Zmieniające się stanowisko organów podatkowych daje jednak nadzieję na bardziej elastyczne podejście do realiów zakładania biznesu, w którym inwestycja w wiedzę i kompetencje jest często pierwszym i kluczowym krokiem. 

Bądź na bieżąco z najważniejszymi zmianami podatkowymi, dołącz do Instytutu https://ikidp.pl/rejestracja  

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny