KSeF – zakres podmiotowy i przedmiotowy

Przedmiotowy i podmiotowy zakres Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmuje różne grupy podatników oraz rodzaje faktur objętych systemem.

Zakres podmiotowy KSeF dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, mających siedzibę w Polsce. Istnieją również dwie inne grupy podatników: podatnicy VAT OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP i są zidentyfikowani w Polsce dla procedury VAT OSS, oraz podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski w celach VAT.

W przypadku tych ostatnich grup pojawiają się pewne kontrowersje, ponieważ nie zawsze jest jasne, czy dany podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności czy nie. Ważne jest zrozumienie, że podmioty z grup kapitałowych zarejestrowane w Polsce mogą być zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF, jeśli posiadają również stałe miejsce prowadzenia działalności.

Należy pamiętać, że brak wystawiania faktur w KSeF, jeśli jesteśmy do tego zobowiązani, wiąże się z sankcjami. Od 1 lipca 2024 r. sankcja ta nie jest jeszcze obowiązująca, jednak od 1 stycznia 2025 r. niewystawienie faktury w KSeF może skutkować karą w wysokości kwoty VAT zawartej na fakturze.

Tak więc jeżeli faktura jest na 100 000 zł niewystawiona do KSeF, tylko gdzieś poza nim, to taka kara może wynieść do 23 000 zł. Ona jest „do”, czyli tam można sobie wyobrazić, że będzie trochę mniejsza i że w ogóle w pierwszym okresie będziemy relatywnie mała, ale systematycznie gdzieś może to wzrosnąć do wysokich poziomów. Dlatego też trzeba pilnować tego stałego miejsca prowadzenia działalności.

Istnieją dwa szczególne przypadki wyłączenia z KSeF.

Pierwszym przypadkiem są faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), które są wyłączone z KSeF.

Drugim przypadkiem jest odroczenie przez Ministerstwo Finansów obowiązku stosowania KSeF o pół roku. Dotyczy to małych podatników zwolnionych z VAT z powodu niewielkiego obrotu oraz podatników, którzy wykonują dostawy lub świadczą usługi zwolnione z VAT – są oni włączani do KSeF pół roku później.

Należy zauważyć, że od 1 lipca 2024 r. podmioty objęte odroczeniem muszą odbierać faktury z KSeF bezpośrednio.

Ważne jest również zwrócenie uwagi na zagraniczne podmioty zarejestrowane w Polsce, które nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności. W przypadku sprzedawców, którzy mają polski NIP, istnieje ryzyko wystawiania faktur w KSeF na rzecz tych nabywców, nie wiedząc, że nie mają one stałego miejsca prowadzenia działalności. W takiej sytuacji faktury zalegałyby w systemie, gdyż nie byłyby wysyłane innymi kanałami. Dlatego ważne jest, aby sprzedawcy, którzy sprzedają zagranicznym podmiotom z polskim NIP-em, sprawdzali, czy konieczne jest wysłanie faktury poza KSeF.

Zakres przedmiotowy KSeF obejmuje faktury podstawowe, w tym faktury dokumentujące sprzedaż międzynarodową (WDT) oraz eksport, które muszą być przesyłane za pośrednictwem KSeF, a także wysyłane bezpośrednio do zagranicznych nabywców. Obejmuje również faktury zaliczkowe, faktury korygujące (zarówno te wystawione w KSeF, jak i poza nim), faktury wystawione w procedurze samofakturowania, faktury wystawione do paragonów, faktury VAT marża, faktury RR (od rolników ryczałtowych) – z zastrzeżeniem wymogu zgody rolnika ryczałtowego – oraz faktury zerowe.

Natomiast nie podlegają KSeF faktury proforma, duplikaty faktur (ponieważ faktury oryginalne są pobierane z KSeF), dokumenty rozliczające VAT w sprzedaży bezrachunkowej lub wydane na cele marketingowe, bilety autostradowe, lotnicze, kolejowe i promowe oraz noty VAT, z wyjątkiem not VAT potwierdzających rabaty pośrednie, które nie są fakturami i nie muszą być przesyłane do KSeF.

Jeśli istnieją wątpliwości co do tego, czy dana faktura powinna przechodzić przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) czy nie, zazwyczaj zaleca się jej przesłanie przez KSeF.

Istnieje jednak jedno ważne wyjątkowe przypadki dotyczące faktur B2C dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W tym przypadku nie wolno przesyłać tych faktur do KSeF zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów. Przesłanie takiej faktury do KSeF jest uważane za naruszenie przepisów RODO. Chociaż technicznie jest to możliwe, Ministerstwo zaleca unikanie tego.

Kilka istotnych informacji dotyczących KSeF:

– e-Faktury mają ustalony strukturalny format oparty na schemie XSD, która jest używany do przekazywania Jednolitych Plików Kontrolnych i sprawozdań finansowych.

– Ustrukturyzowaną fakturę uznaje się za wystawioną w chwili jej przesłania do KSeF. Ważne jest, aby faktura została wysłana do KSeF, a nie tylko wygenerowana w systemie sprzedażowym, podpisana lub zaakceptowana, czyli w systemach wewnętrznych firm będą generowane już nie faktury, ale zlecenia wystawienia faktur i te zlecenia wystawienia faktur, docierając do KSeF, będą wystawiały faktury w KSeF.

– Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną w dniu, w którym otrzymuje numer identyfikujący KSeF, co zwykle trwa kilkadziesiąt sekund od momentu jej wystawienia. Wyjątkiem są faktury awaryjne.

– W przypadku awarii systemu KSeF lub problemów z wystawieniem faktur, istnieje możliwość wystawienia faktury poza KSeF (np. w formie papierowej lub elektronicznej). Jednakże taka faktura musi być w formacie .XML, zawierać kod QR na wydruku i musi zostać przesłana do KSeF w określonym czasie – jeżeli awaria była po stronie KSeF, to w ciągu 7 dni, a jeśli po stronie przedsiębiorcy – to w ciągu 1 dnia roboczego od wystawienia faktury za pomocą dedykowanego API

– System KSeF będzie walidował poprawność formatu faktury zgodnie z schemą XSD, ale nie będzie sprawdzał jej zgodności merytorycznej, np. bilansu, białej listy kontrahentów ani numeru rachunku bankowego. Te aspekty są odpowiedzialnością nabywcy.

– KSeF nie będzie automatycznie informował o nowych fakturach. Faktury będą oczekiwać na pobranie przez użytkownika, który musi zalogować się do KSeF i pobrać faktury samodzielnie.

– Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione, a następnie zostaną skasowane. Faktury, które wymagają dłuższego przechowywania (np. związane z aktywami trwałymi, rozliczeniem współczynnika lub stratą podatkową), powinny zostać zarchiwizowane poza KSeF.

– Podatnicy VAT mają obowiązek podawania numeru identyfikującego KSeF na zleceniach płatności dokonywanych za faktury ustrukturyzowane. Choć obecnie nie ma sankcji za nieprzestrzeganie tego obowiązku, według zapowiedzi Ministerstwa Finansów będą one wprowadzone w przyszłości.

– KSeF nie będzie przyjmować załączników do faktur, dlatego jeśli istnieją załączniki, powinny być przesłane osobno, np. za pomocą e-maila.

Numer KSeF składa się z trzydziestopięciu cyfr i jest ważny do przechowywania i powiązania faktur. Składa się z NIP-u sprzedawcy, daty wystawienia, znaków technicznych i sumy kontrolnej.

Numer KSeF musi być przechowywany w systemie firmy. Będzie on wykorzystywany m.in. do wystawiania faktur korygujących, łączenia płatności z fakturami oraz komunikacji z organami (np. urzędami celno-skarbowymi).

Należy przestrzegać obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach i przechwycić ten numer dla celów identyfikacji faktur oraz współpracy z organami kontrolnymi.

Tak więc przykładowo, jeśli urząd skarbowy będzie nas pytał o wyjaśnienia w zakresie jakichś faktur, to będzie wskazywał numer KSeF w tych faktur, a nie numer wewnętrzny. Zaś do urzędu celnego będziemy wysyłać tylko numer KSeF faktur eksportowych, a nie same faktury. Ponadto urząd celny z KSeF będzie sobie sam faktury pobierał.

Zatem numer KSeF jest bardzo ważny i należy go pilnować, żeby gdzieś nie umknął.

Dołącz do Programu „KSeF PRO” i wejdź bezpiecznie z nami do KSeF – Program „KSeF PRO”