Wystawianie faktur sprzedażowych w KSeF

1. Przygotowanie merytoryczne faktury: Wymaga analizy pól faktury i decyzji dotyczących ich wypełnienia. Niektóre pola są obowiązkowe, inne opcjonalne, dlatego należy określić, które z nich są istotne dla naszych procesów i kontrahentów.

2. Przygotowanie techniczne faktury: Polega na wygenerowaniu formatu XML dla faktury. Warto uwzględnić dostępne rozwiązania zewnętrzne i dostawców oprogramowania, szczególnie w przypadku skomplikowanej architektury systemów. Konieczne jest również sprawdzenie poprawności technicznej faktury, aby upewnić się, że spełnia wymagania Ministerstwa Finansów.

3. Autoryzacja użytkownika w systemie KSeF: W tym etapie użytkownik musi przejść proces autoryzacji, z wyborem jednej z czterech dostępnych metod.

4. Wysyłka faktury do systemu KSeF: Po autoryzacji należy przesłać fakturę do systemu KSeF. Ważne jest określenie liczby faktur do wysłania oraz wybór odpowiedniej metody wysyłki, biorąc pod uwagę czas reakcji i ryzyko związane z każdą z nich.

5. Walidacja faktury i jej przyjęcie lub odrzucenie przez system KSeF: W tym etapie faktura zostanie poddana walidacji. Jeżeli wystąpią błędy, konieczne będzie ich identyfikowanie, poprawienie i ponowne przesłanie faktury. System KSeF nie wskaże konkretnej przyczyny błędu, dlatego konieczne jest dokładne przeanalizowanie faktury.

6. Nadanie numeru referencyjnego: Po przyjęciu faktury do systemu KSeF zostaje nadany numer referencyjny, który należy odpowiednio zidentyfikować i przypisać do właściwego miejsca.

Proces wystawiania faktur w KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania merytorycznego i technicznego. Należy dokładnie analizować pola faktury, generować format XML, przestrzegać wymogów technicznych oraz świadomie wybierać metody autoryzacji i wysyłki faktur. Ważne jest również świadome podejście do walidacji faktur i odpowiednie identyfikowanie i poprawianie błędów.

KSeF dokona walidacji – przyjmie taką fakturę bądź jej nie przyjmie i odrzuci błędne faktury. Musimy więc mieć procedurę zidentyfikowania, która z faktur jest błędna. KSeF nam niestety nie podpowie, gdzie jest błąd, więc to my będziemy musieli tę fakturę przeanalizować i ten błąd znaleźć, poprawić, a następnie wysłać jeszcze raz.

Na koniec dostaniemy numer KSeF – numer referencyjny, który będziemy musieli zalokować do właściwego miejsca.

Wystawianie faktur zakupowych w KSeF

W procesie wystawiania faktur zakupowych w KSeF istotne jest regularne sprawdzanie i pobieranie numerów faktur, wizualizacja faktur zgodnie z potrzebami wewnętrznymi oraz dokładna weryfikacja merytoryczna faktur. Ważne jest również zapewnienie odpowiedniej alokacji faktur w systemie KSeF, aby umożliwić efektywne zarządzanie nimi.

Etapy:

1. Pobranie faktury z systemu KSeF: Należy zadać pytanie systemowi o numery faktur w określonym zakresie czasowym. System KSeF nie przesyła powiadomień o nowych fakturach, dlatego konieczne jest regularne sprawdzanie i pobieranie numerów faktur.

Warto pamiętać o tym, że KSeF nie ma żadnej flagi, żadnego oznaczenia, że to jest nowa faktura. Nie przyjdzie do nas żadne powiadomienie.

Tak więc najpierw pytamy Podaj numer KSeF faktur „od – do”, czyli zawsze podajemy systemowi zakres czasowy. Przykładowo:  Dziś podalibyśmy systemowi komendę: Podaj mi wszystkie numery z dzisiaj od 8 rano do 19, a następnego dnia, np. o godzinie 9: Podaj mi wszystkie numery z dzisiaj od 19 do 9. W ten sposób otrzymywalibyśmy ściągnięte z KSeF numery KSeF.

Gdy mamy już te numery, musimy zadać kolejne pytanie. Daj mi xml o tych numerach. Wtedy KSeF będzie nam podawał te faktury. Musimy o to systematycznie okresowo pytać.

Możemy oczywiście zalogować się też do GUI, czyli do graficznego interfejsu i w nim sobie sprawdzić,  czy mamy jakieś nowe faktury zakupowe.

Przez KSeF, nie będą przechodziły też załączniki. To oznacza, że musimy tutaj też pilnować tego, żeby powiązać faktury zakupowe z załącznikami przychodzącymi e-mailem, na przykład, żeby mieć pewność, że to wszystko się zgadza.

2. Wizualizacja faktury: Dla wewnętrznych potrzeb można skorzystać z graficznego interfejsu w KSeF, który umożliwia wizualizację faktur. Jednakże, dostępna jest tylko pojedyncza wizualizacja, dlatego w przypadku wielu faktur może być konieczne pobranie ich masowo za pomocą API. Wówczas konieczne będzie wygenerowanie plików PDF na podstawie plików XML.

3. Weryfikacja merytoryczna faktury: Należy dokonać weryfikacji merytorycznej faktur, aby upewnić się, że są one prawidłowe i zgodne z oczekiwaniami.

4. Odpowiednia alokacja faktur: Przed wprowadzeniem KSeF faktury często były przekazywane w wersji papierowej lub przesyłane na konkretne skrzynki e-mailowe lub do odpowiednich działów w organizacji, takich jak Zakupy czy Transport.

Po wejściu w życie KSeF, wszystkie faktury zostaną przekazywane do organizacji za pośrednictwem KSeF i będzie konieczne odpowiednie sortowanie i alokacja faktur do właściwych miejsc w systemie KSeF.

Dołącz do Programu „KSeF PRO” i wejdź bezpiecznie z nami do KSeF – Program „KSeF PRO”