KSeF to Krajowy System e-Fakturowania i odnosi się on do kwestii nie tylko prawnych i podatkowych, ale także stricte informatyczno-technicznych. Widoczny jest w tym zakresie wpływ nowoczesnych technologii, zmienia nam się ustawa o podatku od towarów i usług oraz dochodzi do pewnej digitalizacji, z którą właśnie mamy do czynienia poprzez wdrażanie w polskim porządku prawnym KSeF-u.
KSeF jest to przede wszystkim system teleinformatyczny, który jest systemem, który będzie służył przede wszystkim organom podatkowym. Kiedy słyszymy ze strony Ministerstwa Finansów, że Ministerstwo zachęca do wejścia do tego prawego systemu e-faktur (nawet dobrowolnie) coraz to większą grupę podatników, to przewiduje się, że będą z tego wpływu do budżetu państwa. W tym przypadku zapewne także chodzi o to, że w Krajowym Systemie e-Faktur ustawione w systemach algorytmy będą mogły w łatwy sposób wykazywać ewentualne nieprawidłowości albo typować podatników do kontroli czy też czynności sprawdzającej.
Jest to system dostępny na stronie Ministerstwa Finansów i tam też znajduje się Baza Wiedzy dotycząca KSeF – między innymi jest tam dostępne środowisko testowe, gdzie można w sposób ogólny przetestować to, jak to narzędzie działa. Od jakiegoś czasu mamy już dostępną także wersję demo 2.0 KSeF, bo we wcześniejszej zaczęły się już pojawiać pierwsze problemy techniczne, natomiast wraz ze zmianami miejmy nadzieję, że powinno być już w porządku. Podstawowe pytanie brzmi natomiast – dlaczego zostaje to wprowadzane i dlaczego będziemy się musieli z tym zmierzyć?
Cel KSeF i jego zalety
Rewolucja związana z KSeF to nie tylko obowiązki, które na nas będą ciążyć (czyli właśnie obowiązek dokształcania się też czy też obowiązek poniesienia odpowiednich wydatków finansowych), ale także Ministerstwo Finansów przewiduje w tym zakresie szybszą i sprawniejszą dokumentację transakcji. Założeniem jest dostępny dla wszystkich system szybkiego generowania, wystawiania i udostępnienia e-Faktur. Szybsze otrzymanie faktury to zaś szybsza płatność. Często powtarza się, że Krajowy System e-Faktur ma działać w ten sposób, że szybsze otrzymanie faktury stanowi szybszą płatność i pewność, że ta faktura trafiła do kontrahenta. Będzie istniała także możliwość sprawdzenia jej treści w centralnej bazie faktur MF. Nadto, e-Faktura nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu i założeniem jest także mniej błędów przy wystawianiu faktury w formie elektronicznej.
Jeśli chodzi natomiast o samą płatność, to są to kwestie związane też z zatorami płatniczymi oraz instytucją prezesa UOKIK – to też w jakiś sposób będzie ze sobą połączone. Ten problem jest widzialny i dość duży – zwłaszcza w niektórych branżach, więc system ten ma na celu docelowo rozwiązywać te problemy wśród przedsiębiorców, u których występują właśnie np. zatory płatnicze.
W wypadku KSeF coraz częściej mówimy także o rozwiązaniach informatycznych oraz o interfejsach elektronicznych. Polega to na tym, że jeżeli jesteśmy np. w jakimś programie księgowym, to wtedy za jego pomocą przesyłamy daną fakturę za pomocą API do krajowego systemu faktur. Oczywiście, żeby do tego krajowego systemu e-faktur móc wejść (zalogować się), to istotna jest odrębna kwestia uwierzytelniania się.
Warto pamiętać o tym, że same e-Faktury generowane są w systemach finansowo-księgowych przedsiębiorcy. Sam system wymaga zaś autoryzacji w celu wystawienia lub dostępu do eFaktury. Istnieje w nim także możliwość nadania innemu podmiotowi uprawnień do korzystania z KSeF , a sam system przyjmuje i udostępnia e-Faktury w określonym formacie oraz praktycznie w trybie on-line. Co ważne, w systemie każdej e-Fakturze zostanie nadany unikatowy identyfikator generowany przez System, a z chwilą nadania unikatowego identyfikatora, e-Faktura jest automatycznie udostępniona nabywcy. Istotny jest także dostęp do wystawionych i otrzymanych e-Faktur oraz możliwość nadawania uprawnień również z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF.
Faktura ustrukturyzowana
Z nowych aspektów, które się pojawiają w związku z KSeF to warto wskazać, że mamy możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Taka faktura ustrukturyzowana stanowi rodzaj faktury elektronicznej, do której zastosowanie będą miały przepisy dotyczące wystawiania faktur elektronicznych. Poza pewnymi zmianami faktura taka ma swoją dedykowaną postać w postaci XML-a i właśnie w takim formacie wzór tej faktury obecny jest już na stronie Ministerstwa Finansów. Został on już jakiś czas temu tam udostępniony i można zobaczyć jak taki wzór faktury wygląda. Mimo, że faktura ustrukturyzowana to rodzaj faktury elektronicznej, to nie oznacza to, że na dzisiaj znikają nam z obrotów faktury papierowe. Ustawa reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Ustawa o VAT w tym zakresie zmieniła się w ten sposób, że po prostu dodała trzeci rodzaj faktury, czyli mamy i papierową i elektroniczną i ustrukturyzowaną fakturę (jej trzy rodzaje). Niemniej jednak faktura ustrukturyzowana jest właśnie taką specjalną fakturą, która dotyczy wyłącznie Krajowego systemu e-faktur. Mimo, że nie system nie wszedł jeszcze w pełni w życie (nie jest obowiązkowy), to obecnie jest już odpowiedni czas, żeby się na to przygotować. Dotyczy to zwłaszcza dużych podmiotów, gdzie zapewne to będzie trochę trudniejsze. Kluczowe będzie bowiem rozróżnienie między zwykłą fakturą elektroniczną a fakturą ustrukturyzowaną w KSeF. Faktury elektroniczne stanowią takie faktury, które załączamy najczęściej do e-maila jako pliki na przykład PDF. W tym wypadku nie mamy jednak jakiejś jednej konkretnej struktury tego pliku. Jeżeli zaś np. prześlemy fakturę w formie załącznika do maila w formie PDF czy też innego pliku, to rodzi to szereg różnego rodzaju problemów.
Może zdarzyć się sytuacja, że faktura w dużej liczbie e-maili gdzieś utknie albo też taka faktura może dlatego trafić do spamu na poczcie. Wówczas może ona nie dotrzeć do kontrahenta, co też ewentualnie mogłoby spowodować opóźnienia w płatności. Natomiast faktura ustrukturyzowana nigdy nie zaginie, nigdy nie ulegnie zniszczeniu. Faktury takie są przechowywane i archiwizowane w systemie teleinformatycznym stworzonym przez Ministerstwo Finansów, a który to system będzie obsługiwać KAS (Krajowa Administracja Skarbowa) i też to ona oczywiście będzie miała dostęp do tych faktur. Co ważne, na pewno poprzez analizę i kontrolę danych, które będą wynikały z tych faktur, KAS będzie w stanie z łatwością typować podatników do ewentualnych kontroli.
Przyjmuje się, że faktura ustrukturyzowana będzie uznana za rodzaj faktury elektronicznej, tym samym do faktur ustrukturyzowanych, co do zasady, będą miały zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych, za wyjątkiem przepisów szczególnych wprowadzanych niniejszym projektem ustawy. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Sama e-faktura nie jest zaś załącznikiem PDF do maila i jest generowana w określonym formacie i strukturze. Jest ona obierana przez kontrahenta z centralnej bazy MF (KSeF). Występuje tutaj brak duplikatu faktur –nie ma możliwości zagubienia lub zniszczenia e-Faktury. Wobec niej mamy także pewność że e-Faktura dotarła do kontrahenta, a same e-Faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF.
Dołącz do Newslettera „KSeF PRO” i bądź na bieżąco z tematyką KSeF oraz wdrażaj go bezpiecznie i bezproblemowo z ekspertami Programu „KSeF PRO”.