W kontekście KSeF oraz korygowania faktur warto przede wszystkim pamiętać o kilku podstawowych aspektach takich jak to, że może to nastąpić:
- Wyłącznie przez wystawienie faktury korygującej – niezależnie od rodzaju błędu.
- Odnosi się to zarówno do faktur wystawianych w KSeF jak i tych wystawionych na dotychczasowych zasadach.
- Kwestie związane z likwidacją not korygujących.
W związku z tym pojawiają się pytania dotyczące korygowania faktur w Krajowym Systemie E-faktur – jak to będzie wyglądało, co się zmieni? Przede wszystkim warto zaznaczyć, że modyfikacje modyfikacji ulegnie zakres dokumentów, które możemy wykorzystywać do korygowania błędów na fakturach. Obecnie możemy stosować generalnie dwa rodzaje dokumentów – po pierwsze, możemy wystawić jako sprzedawca fakturę korygującą. Natomiast jeżeli błąd mniejszej wagi zostanie zidentyfikowany przez nabywcę, to wtedy taki nabywca może wystawić sprzedawcy notę korygującą, która również jest dokumentem, który tą treść poprawia i nie jest w takiej sytuacji wymagane już dodatkowe wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Obecnie to ulegnie zmianie, ponieważ faktury, które zostaną wystawione w krajowym systemie e-faktur będą mogły być korygowane wyłącznie przez wystawienie faktury korygującej niezależnie od rodzaju kategorii błędów. Pierwotnie projekt przewidywał dokument, który miałby być swego rodzaju prośbą nabywcy do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej. Nabywca taki dokument miał generować w systemie i wysyłać do sprzedawcy i jeżeli sprzedawca zaakceptował taki dokument, to po prostu stawał się on wtedy fakturą korygującą. Natomiast z tego rozwiązania również zrezygnowano, więc obecnie wygląda na to, że w sytuacji wykrycia błędu przez nabywcę w otrzymanej fakturze jedynym rozwiązaniem będzie kontakt ze sprzedawcą – tj. poinformowanie go o tym w dowolny sposób o konieczności wystawienia faktury korygującej i później wystawienie takiej faktury przez sprzedawcę.
Istotne jest również to, że faktury korygujące w KSeF będą wystawiane zarówno w odniesieniu do tych faktur pierwotnych korygowanych, które zostały również w tym systemie wystawione, jak również faktur, które były wystawione na dotychczasowych zasadach, czyli jeszcze przed obowiązkowym wdrożeniem KSeF (czyli na przykład dotychczasowych standardowych faktur elektronicznych bądź papierowych). Na ten moment w czasie dobrowolnego korzystania z KSeF możliwe jest wystawienie wyłącznie faktur korygujących w systemie do faktur pierwotnych, które również w tym systemie zostały wystawione. Natomiast od września tego roku ma się to zmienić i w docelowym modelu, który będzie funkcjonował od lipca roku przyszłego już możliwość (a w zasadzie obowiązek) wystawiania faktur korygujących będzie dotyczył wszystkich dokumentów – zarówno tych wystawionych w tym formacie, jak i dokumentów wystawionych jeszcze tradycyjnie.
Przewidywane jest także zlikwidowanie całkowicie not korygujących, w związku z czym także w przypadku innych dokumentów, które z założenia nie są objęte obowiązkiem wystawienia faktury ustrukturyzowanej, to w przypadku wykrycia błędów przez nabywcę również nie będziemy mieli możliwości wystawienia noty korygującej. W tym przypadku również trzeba się będzie zwrócić do sprzedawcy o fakturę korygującą.
Zmiany i powrót do starych zasad
Kolejna kwestia związana z fakturami korygującymi i również ważna, aczkolwiek pozytywna, dotyczy tego, iż co do zasady przepisy dotyczące krajowego systemu e-faktur nie zmieniają nam zasad rozliczeń poszczególnych transakcji. Natomiast jest tutaj wyjątek i tym wyjątkiem są właśnie faktury korygujące zmniejszające VAT czy też kwotę podstawy opodatkowania. Jest to zmiana na plus, ponieważ w obecnym stanie rzeczy (w obecnym stanie prawnym) w przypadku wykrycia błędu na fakturze zwykłej (pierwotnej) sprzedawca, aby taki błąd skorygować i rozliczyć tą korektę musi – po pierwsze wystawić fakturę korygującą, a dodatkowo, aby ująć rzeczywiście taką korektę w rozliczeniu – musi posiadać w swojej dokumentacji potwierdzenie, że uzgodnił warunki korekty z nabywcą oraz że te warunki zostały spełnione. Natomiast nabywca jest zobowiązany taką korektę rozliczyć się w swoim rozliczeniu vatowskim również w momencie, kiedy warunki korekty zostały uzgodnione i spełnione, przy czym nie musi nawet takiej faktury korygującej wystawionej przez dostawcę otrzymać.
Po wprowadzeniu KseF wskazane zasady ulegną uproszczeniu – częściowo będzie to powrót do zasad obowiązujących do końca 2020 roku, a częściowo będzie to jeszcze dalej idące uproszczenie, ponieważ w przypadku faktur korygujących wystawionych w krajowym systemie e-faktur, nie będzie konieczne gromadzenie dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie czy też spełnienie warunków dotyczących korekty. Samo wystawienie takiej korekty będzie wystarczające, żeby ją ująć w rozliczeniu. Natomiast jeżeli by się zdarzyło tak, że akurat będzie to transakcja, w stosunku do której KSeF nie jest formą wymaganą, to faktura korygująca będzie mogła być przez sprzedawcę rozliczona po otrzymaniu przez niego potwierdzenia od nabywcy, że nabywca taką korektę otrzymał (jest to powrót do tych zasad z roku 2020 i wcześniejszych).
Natomiast po stronie nabywcy tutaj również istnieją odpowiednie uproszczenia – nie musimy już weryfikować, kiedy warunki korekty zostały spełnione czy też uzgodnione. W tym wypadku po prostu data otrzymania faktury w KSeF będzie uznawana za tą datę, które nam będzie wyznaczyła obowiązek ujęcia takiej korekty w rozliczeniu vatowskim.
Anulowanie faktur
W tym wypadku często pojawia się także pytanie dotyczące anulowania faktur – czy takie rozwiązanie ja w ogóle będzie możliwe? Co w sytuacji, kiedy wystawimy fakturę i dosłownie minutę później zorientujemy się, że w tej fakturze jest jakiś błąd? Czy taką fakturę można będzie jeszcze anulować, czy jedyną opcją, która będzie dla nas dostępna będzie jej korygowanie? Tutaj musimy wziąć pod uwagę to jak KSeF będzie działał – bowiem datą wystawienia faktury będzie data przesłania faktury takiej faktury do krajowego systemu e-faktur. To oznacza, że w momencie wystawienia ta faktura będzie praktycznie automatycznie w systemie (to będzie kwestia kilku sekund) i będzie ona również otrzymywana przez nabywcę. Natomiast wiemy, że po otrzymaniu faktury przez nabywcę anulowanie faktury już nie jest możliwe – dodatkowo technicznie również taka opcja nie została przez Ministerstwo Finansów przewidziana. W związku z tym po wystawieniu faktury rozumianym jako przesłanie faktury do krajowego systemu e-faktur jej anulowanie już nie będzie możliwe.
Natomiast musimy sobie też zdawać sprawę z tego, że po przesłaniu faktur do KSeF-u będziemy te faktury w dalszym ciągu generować w naszym systemie finansowo-księgowym, więc jeżeli na etapie tego generowania czy już po wygenerowaniu (natomiast jeszcze przed przesłaniem danego dokumentu, czy paczki dokumentów do KSeFu), wychwycimy, zidentyfikujemy taki błąd, to wówczas jak najbardziej anulowanie takiej faktury czy też zmiana takiej faktury będzie możliwa.
Dołącz do Newslettera „KSeF PRO” i bądź dobrze przygotowany do KSeF IKiDP Newsleter KSeF PRO