Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Definicja faktury ustrukturyzowanej została wprowadzona na potrzeby ustawy o VAT. Faktury ustrukturyzowane mają na celu zautomatyzowanie procesu fakturowania, usprawnienie przepływu dokumentów i ograniczenie błędów w trakcie wymiany danych handlowych.

W kontekście faktur ustrukturyzowanych trzeba pamiętać, że stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, określone w art. 106l ustawy o VAT, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.

W kontekście KSeF coraz częściej mówimy o pewnych narzędziach teleinformatycznych, takim strona centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. W Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP został opublikowany wzór struktury logicznej e-Faktury. Przykładowe pliki e-Faktury udostępniono na stronie Ministerstwa Finansów – Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce Krajowy System e-Faktur. W tym też wzorze określone są pozycje, które są wymagane fakturą oraz pozycje, które taką fakturą nie są wymagane. System walidując taką fakturę nie będzie wyłapywał takich błędów natury księgowej, tylko po prostu będzie wyłapywał ewentualne błędy z tej faktury, ale nie w kwestii rachunkowej. Na dzień dzisiejszy rozwiązanie ma charakter fakultatywny, natomiast wiemy, że od przyszłego roku KSeF jest to rozwiązanie już obligatoryjne.

Do tej pory, jeżeli już ktoś stosuje KSeF (tak jak wspomniane zostało warto byłoby już się temu zagadnieniu bliżej przyjrzeć, zwłaszcza w dużych podmiotach), to stosowanie takich faktur ustrukturyzowanych wymaga odpowiedniej akceptacji odbiorcy poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu albo poboru faktur właśnie przez system, jakim jest system API. API jest to interfejs elektroniczny, o którym mowa jest w ustawie o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, czyli stanowi on jakiś zbiór reguł, które łączą programy i komunikują się ze sobą. Rozwiązanie te oparte jest również na modelu poświadczeń autoryzacji.

Dostęp do faktur w systemie

W tym systemie dane z faktur to są dane, które objęte są również innymi standardami – na przykład konstytucyjnymi albo tajemnicą swobody handlowej. Wobec tego w tym przypadku nie może dojść do takich sytuacji, która by sprawiła, że gdzieś dane z tego systemu w jakiś sposób wyciekły. W wypadku KSeF bardzo zwraca się uwagę na to poprzez uwierzytelnianie się podmiotów, ażeby dostęp miały tylko te podmioty, które podatnik wskaże i chciałby, że dane osoby miały do tych danych dostęp. Najczęściej będą to osoby takie jak księgowi, doradcy podatkowi, osoby, które zajmują się w praktyce księgowaniem i pobieraniem tych faktur.

Taki podmiot uprawniony będzie miał dostęp do faktur i co ważne – jak prześle on taką fakturę do Krajowego Systemu E-faktur, to system przydzieli tej fakturze numer identyfikujący fakturę. Ten numer identyfikujący taką fakturę nie utożsamiamy z numeracją faktur przez nas (to jest coś, co zostawiamy we własnym zakresie). Nie mamy żadnych przepisów, które by mówiły jak należy numerować faktury, natomiast istotne jest to, ażeby to numeracja była czytelna. Natomiast to, co nam daje KSeF, czyli ten numer identyfikujący jest oczywiście bardzo ważnym rozwiązaniem, bo poprzez ten numer identyfikujący też będziemy mieli dostęp do pewnych danych w systemie.

Bardzo ważne w kontekście KSeF są także aspekty dotyczące faktur korygujących. Warto im się szerzej przyjrzeć w systemie przyjrzeć i wszystkie osoby sceptycznie nastawione do KSeF-u dzięki m.in. temu aspektowi być może będą w stanie się przekonać do systemu. W tym przypadku bowiem przy korektach (zwłaszcza przy podatnikach, którzy wystawiają ich duże ilości) będzie to w KSeF o wiele łatwiejsze. Natomiast sam numer identyfikujący, który pojawi się na fakturze pierwotnej oraz również na fakturze korygującej – pokaże on nam właśnie oznaczenie daty i czasu danej faktury.  Ma on zatem charakter systemowy. Numeracji w systemie KSeF nie możemy mylić jednak z numeracją własną faktur.

Jak wskazano wyżej, wszystkie faktury, w tym również faktury korygujące, będą mogły być sporządzone w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF za pomocą API. Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.

Faktury obowiązkowe w KSeF

Trzeba zastanowić się także nad tym, jakie faktury będą obowiązkowe w KSeF. Na pewno będą to faktury B2B, czyli te faktury towarowe, usługowe, zaliczkowe, czyli faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Tutaj istniały pewne wątpliwości i kwestie na etapie opiniowania aktu prawnego czy też będą tutaj zaliczały się faktury w zakresie obrotu zagranicznego. Warto jednak pamiętać, że w dniu 8 grudnia 2022 roku w Polsce przedłożono projekt dyrektywy vatowskiej, która mówi o kolejnym rozwiązaniu tak zwanym pakiecie Digital Age, wobec tego te faktury też będą się tutaj zaliczać.

Poza tym, obowiązkowo KSeF objęte będą także faktury takie jak:

1. dokumentujące zarówno transakcje krajowe jak i zagraniczne (WDT, eksport, eksport usług),
2. faktury do paragonów,
3. faktury dotyczące szczególnych procedur rozliczenia – VAT marża, faktury VAT RR,
4. faktury korygujące.

Jakie faktury zostały natomiast wyłączone z obowiązku?

1. Faktury B2C.
2. Faktury wewnętrzne.
3. Faktury pro-forma.
4. Dokumenty zrównane z fakturą – bilety (kolejowe, lotnicze, promowe itd.), dowody wniesienia opłaty za przejazd autostradą.
5. Faktury uproszczone i faktury wystawiane na kasach fiskalnych (w dotychczasowej formie do końca 2024 r.).

Dołącz do Programu „KSeF PRO”, poznawaj go z ekspertami Programu i wdrażaj sprawnie i  bezpiecznie IKiDP Program KSeF PRO