Pytaniem, które często w praktyce się pojawia, dotyczy kwestii związanych z duplikatami faktur, przy czym tutaj musimy wyróżnić trzy przypadki, żeby odpowiedzieć na pytania: Czy duplikaty faktury będą możliwe? Czy będą wystawiane w KSeF i czy to w ogóle będzie to miało sens? Jest to związane z tym, że możemy mówić o sytuacjach, czy też o fakturach wystawionych i przesyłanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur i w takim przypadku nie jest możliwe praktycznie zgubienie, czy zniszczenie takiej faktury, ponieważ te faktura będzie przechowywana w systemie Ministerstwa (w sposób trwały) na okres 10-letni.
Przez cały ten czas będzie ona dostępna dla zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, w związku z czym w przypadku braku możliwości na przykład odszukania takich faktur – po prostu będziemy mogli sięgnąć do samego systemu (tj. do źródła) i taką fakturę ponownie pobrać. W przypadku faktur wystawianych w KSeF, ale przesyłanych do nabywcy w innej formie (czyli na przykład faktur dokumentujących, czy też na świadczenie usług, czy też na dostawę towarów na rzecz podmiotów zagranicznych, które obowiązkiem KSeF nie są objęte) – wówczas takie duplikaty faktur sensu stricte nie będą nie będą potrzebne. Jest to związane z tym, że sprzedawca będzie mógł ponownie wygenerować fakturę, pobrać z systemu KSeF wystawioną fakturę i wizualizację tej faktury, czy też samą fakturę w XML-u ponownie przesłać do nabywcy.
Natomiast trzeci przypadek dotyczy faktur wystawionych poza KSeF bądź już po lipcu przyszłego roku. Są to faktury dotyczące takich transakcji, które obowiązkowym KSeF-em objęte nie będą, bądź dotyczy to duplikatów dotyczących faktur, które zostały wystawione jeszcze przed lipcem. W roku 2024 w takiej sytuacji duplikaty będą wystawiane na zasadach obecnych.
Samofakturowanie w KSeF
Kolejna kwestia praktyczna, która często jest poruszana właśnie w kontekście faktur ustrukturyzowanych, jest to tzw. samofakturowanie. Nie jest to może rozwiązanie szczególnie częste, natomiast w niektórych branżach rzeczywiście występuje ono w dosyć istotnym zakresie. Samofakturowanie jest to wystawianie faktur nie przez sprzedawcę (tego standardowego), tylko przez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Jak wskazywaliśmy wcześniej, KSeF będzie chciał opierał na modelu upoważnień, czyli będziemy mogli jako sprzedawca upoważnić inne osoby do wystawienia faktur w naszym imieniu. To może być biuro księgowe, ale to może być na przykład również nasz kontrahent, nabywca.
W związku z tym takie rozwiązanie dotyczące samofakturowania jest planowane w KSEF. W takim przypadku sprzedawca oczywiście znajdzie swoje faktury wystawione w jego imieniu przez nabywcę w systemie KSeF jako swoje faktury sprzedażowe. Natomiast nabywca będzie mógł je bądź standardowo pobrać – tak jak będzie pobierał swoje pozostałe faktury zakupowe, bądź alternatywnie będzie mógł po prostu ująć je w swoich rozliczeniach na podstawie posiadanych do wystawienia tej faktury danych. Natomiast to rozwiązanie nie jest rekomendowane z tego prostego względu, że wymagałoby każdorazowo sprawdzenia, czy taka faktura na pewno została w KSeF zarejestrowana. O ile w przypadku samofakturowania pomiędzy podmiotami polskimi tutaj większych wątpliwości nie powinno być, zaś wątpliwości pojawić się już mogą, jeżeli będziemy mieć do czynienia z samofakturowaniem, w które zaangażowany będzie podmiot zagraniczny.
Pytanie brzmi czy taki podmiot zagraniczny na przykład wystawiając w naszym imieniu (polskiego sprzedawcy) faktury powinien je wystawiać w KSeF i odwrotnie, czy polski nabywca nabywający towary bądź usługi i wystawiający fakturę z tego tytułu w imieniu sprzedawcy zagranicznego powinien takie faktury wystawiać w KSeF? Ogólne zasady przewidziane w ustawie, dyrektywie VATowskiej są takie, że faktura wystawiona właśnie w ramach samofakturowania powinna być wystawiona zgodnie z przepisami kraju, w którym znajduje się miejsce świadczenia. W tej kwestii Ministerstwo Finansów zabrało głos, gdyż w uzasadnieniu projektu wskazane zostało, że w przypadku samofakturowania przez polskiego nabywcę w imieniu zagranicznego sprzedawcy ten polski nabywca powinien przedstawić taką fakturę właśnie z wykorzystaniem krajowego systemu e-faktur.
Prawdę mówiąc, liczę jednak na to, że to stanowisko ulegnie zmianie, ponieważ takie rozwiązanie prowadzi do niektórych absurdalnych sytuacji, gdyż podmiot zagraniczny nie mającej siedziby w Polsce, generalnie nie będzie objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Natomiast jeżeli do czynienia z tą samą transakcją dokonaną przez podmiot zagraniczny na rzecz polskiego nabywcy, przy czym między nabywcą a sprzedawcą zostanie zawarta umowa osoba fakturowania i faktura będzie wystawiana już przez polskiego nabywcę, to nagle okazuje się, że taka faktura powinna być w KSeF wystawiona. Prowadzi to do sytuacji, w której jest ta sama transakcja, te same strony transakcji, a po prostu inny wyłącznie podmiot wystawiający dany dokument i powstają zupełnie inne obowiązki.
Wobec tego, pewnie praktyka pokaże jak będzie to stosowane w rzeczywistości i czy to stanowisko ulegnie zmianie. Natomiast na ten moment zgodnie z sygnałami, które Ministerstwo Finansów wysyła wygląda na to, że w takiej sytuacji polski nabywca będzie rzeczywiście zobowiązany do korzystania do korzystania z KSeF.