Obsługa faktur zakupowych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) stanowi istotny element w procesie elektronicznego fakturowania w Polsce. Skupia się ona na otrzymywaniu, akceptacji i przechowywaniu różnego rodzaju faktur elektronicznych wystawianych przez różne podmioty. Efektywna obsługa faktur zakupowych w KSeF ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia procesów finansowych i księgowości firm oraz zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Jednym z największych wyzwań w procesie wdrażania KSeF w przedsiębiorstwach w ostatnim czasie okazała się właśnie prawidłowa obsługa faktur zakupowych w systemie. W momencie, kiedy wejdzie KSeF w życie, będziemy musieli te faktury sprzedażowe wystawiać do KSeF, wysyłać do systemu i to właśnie tam one staną się fakturą (czyli fakturą nie jest dokument, który my wygenerujemy z systemu, tylko fakturą staje się XML prawidłowo wysłany do KSeF). Także my jako nabywcy będziemy takie faktury zakupowe otrzymywać i będziemy mogli je ściągać z KseFu.
Trzeba także wspomnieć, że faktury zakupowe stanowią istotny element w procesie prowadzenia działalności gospodarczej. Są to dokumenty potwierdzające zakup określonych towarów lub usług. Faktury zakupowe mają ogromne znaczenie zarówno dla firm, jak i dla organów podatkowych, ponieważ stanowią podstawę do naliczania i rozliczania podatku VAT oraz do prowadzenia księgowości. Faktury zakupowe powinny zawierać szereg niezbędnych informacji, które pozwalają jednoznacznie zidentyfikować transakcję oraz prawidłowo dokonać rozliczeń podatkowych.
KSeF nie informuje o nowych fakturach
Co istotne, faktura zakupowa po wdrożeniu do KSeF jest uważana za odebraną w momencie, kiedy jest jej nadany numer KseF. Kiedy nasz kontrahent wyśle fakturę do KSeF, ona się w systemie przeprocesuje, zostanie jej nadany numer KSeF, to my już tę fakturę odebraliśmy – mimo tego, że nawet mogliśmy jeszcze do tej się jeszcze do tego KSeF nie zalogować. Wtedy faktura jest już uważana za odebraną. Zatem to naszą odpowiedzialnością jest, aby się do KSeF zalogować, sprawdzać na bieżąco informacje i faktury sprzedażowe. KSeF nie przyśle nam bowiem informacji dotyczącej pojawiania się takich faktur zakupowych czy też monitu.
Możemy tam zaglądać na kilka sposobów. Pierwsze z nich to zalogowanie się przez graficzny interfejs do KSeF – wpisanie swojego NIP, odbezpieczenie się przy użyciu EPUAP lub podpisu elektronicznego. Wtedy możemy przejrzeć wszystkie wystawione faktury zakupowe i je obsługiwać (ściągać faktury z danego dnia). Najlepiej zatem wybrać sobie daną porę jednego dnia, kiedy będziemy się do KSeF logować i takie faktury ściągać, bowiem KseF nie przyśle nam powiadomień dotyczących takich faktur.
Jeżeli jesteśmy z większych organizacji, to właściwą metodą będzie takie ustawienie API (automatycznego systemu), żeby on o określonej porze odpytywał KSeF o faktury, które tam przyszły. Nie ma jednak żadnej flagi, że to są nowe faktury, zatem ten system musi być ustawiony tak, żeby pytał np. o wszystkie faktury z konkretnej pory np. co godzinę (musimy mieć ustawiony automatyczny cykl o odpytywanie KSeF o nowe faktury). Może to być o dowolny okres – nawet co godzinę, raz na dzień, tydzień albo na minutę. Występuje tutaj jednak limit – nie możemy przekroczyć 10.000 faktur na raz do ściągnięcia (wtedy musimy skrócić ten okres).
Natomiast jeżeli logujemy się ręcznie, to nie ma takich ograniczeń, ale także ręcznie musimy pobrać takie faktury. Jest tutaj limit że na raz możemy zaznaczyć tylko 10 faktur i pobrać 10 faktur na raz. Te faktury z KSeF możemy pobrać w 3 formatach: PDF (wizualizacja), HTML (wizualizacja przeglądarkowa) i XML (prawdziwa faktura). Przy ściąganiu więcej niż 1 faktury ściągnie się ona w postaci spakowanego pliku ZIP, więc musimy mieć program do ich odpakowania (np. WinRar). Natomiast przez API możemy ściągać je tylko w formie XML, zatem z użyciem API nie ściągniemy ich w formie PDF czy też HTML. Jeśli je chcemy sobie zwizualizować, to musimy dokonać sami takiej operacji.
Autoryzacja i logowanie
Jeśli chodzi o autoryzację i logowanie do KSeF przed pobieraniem i obsługą takich faktur zakupowych, to możemy użyć 3 metod – pierwsza z nich to podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczny albo ePUAP. Druga metoda to metoda automatyczna (też możemy zalogować się jedną z tych 3 metod), ale możemy się zalogować także tokenem, który automatycznie w tle będzie nam odbierał sesje odbierania faktur zakupowych. Wtedy nie musimy ręcznie co 15 minut odświeżać samemu systemu.
Nadto, istnieją różnego rodzaju korzyści z efektywnej obsługi faktur zakupowych w KSeF. Jedną z nich jest automatyzacja procesów. Elektroniczny przepływ faktur pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z obsługą faktur, co prowadzi do oszczędności czasu i eliminacji błędów ludzkich. Po drugie, dzięki dostępowi do historii faktur w systemie, firmy mogą łatwo śledzić historię swoich transakcji z danym dostawcą. Elektroniczna obsługa faktur eliminuje także potrzebę przechowywania i archiwizowania papierowych dokumentów. Nadto, KSeF zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi oraz ułatwia weryfikację transakcji podczas kontroli podatkowych. Wszystkie faktury są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia również zarządzanie dokumentacją i przeglądanie historii transakcji.
Więcej informacji otrzymasz w Newsletterze „KSeF PRO”. Dołącz i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Newsletter KSeF PRO