Faktury zakupowe stanowią podstawę do naliczania i rozliczania podatku VAT, co ma kluczowe znaczenie dla firm prowadzących działalność opodatkowaną VAT. Są one także podstawą do księgowania transakcji i utrzymywania poprawnej ewidencji finansowej firmy. Ponadto, faktury zakupowe pozwalają na dokładne analizowanie kosztów zakupów oraz ocenę efektywności inwestycji. Poprawnie wystawione i przechowywane faktury zakupowe są również niezbędne do zachowania zgodności z przepisami podatkowymi i rachunkowości.
Z uwagi na to warto znać najlepsze praktyki dotyczące obsługi faktur zakupowych w KSeF. Możemy je pobierać ręcznie lub za pomocą zautomatyzowanego systemu (co jest preferowane dla większych przedsiębiorstw, dla których ta liczba faktur przekracza kilkaset). Jeżeli działamy zaś jako np. biuro rachunkowe, to dana osoba może nas upoważnić do odbierania tych faktur w jego imieniu (np. dana osoba prowadząca działalność gospodarczą nadając dostęp do KSeF dla danej osoby). Wtedy to biuro księgowe loguje się do systemu w naszym systemu i bierze na siebie odpowiedzialność za pobieranie takich faktur zakupowych w odpowiednich interwałach czasowych.
Będąc upoważnionym w całości logując się na dany NIP możemy mieć pełny dostęp do wszystkich faktur zakupowych i sprzedażowych (tak jak by to były nasze własne), jest to wykonalne technicznie. Może być także sytuacja, że podatnik wskaże dane biuro rachunkowe na fakturach jako podmiot dostępowy (podmiot trzeci). Wtedy te faktury będzie można ściągać nie z zakładki faktur zakupowych, tylko z zakładki faktur udostępnionych jako podmiot trzeci. Częściej jednak w praktyce zapewne będzie występowała ta pierwsza (całościowa) forma. Druga opcja jest popularniejsza, kiedy chcemy udostępnić tylko pojedyncze faktury (konkretne, a nie wszystkie) i wskazujemy go na tych konkretnych fakturach, do których taki podmiot ma wtedy dostęp.
Podział faktur zakupowych
W wielu przypadkach procesy mogą być ułożone tak, że faktury przychodzą do organizacji już w jakiś sposób zorganizowane (np. jest dany adres mailowy w firmie i jak jakaś faktura przyjdzie na tą skrzynkę, to wiemy że jest to faktura zakupowa, a na inny adres mail przychodzą nam faktury sprzedażowe, a jeszcze inne faktury papierowe przynoszą nam pracownicy). Na tej podstawie często już rozpoznajemy typ takiej faktury, ewentualnie wiemy to po tym, z jakiego maila ktoś nam dana fakturę przysłał.
Po wejściu w życie KSeF utracimy już informacje o tym kto z jakiego maila przysłał nam jaką fakturę, a dodatkowo wszystkie te faktury zostaną nam przemieszane i wysłane do organizacji w jednym miejscu bez podziału. Stanowi to pewne wyzwanie związane z alokacją tych faktur do właściwych miejsc. Jeżeli teraz mamy tych faktur niewiele, to będziemy w stanie organoleptycznie ocenić jaki to typ faktury i za co one są. Problem stanowi zaś sytuacja, kiedy tych faktur jest o wiele więcej (np. kilkaset).
Należy wtedy zbudować coś, co jest nazywane orkiestratorem. Jest to rozwiązanie, które zagląda do KSeF, ściąga wszystkie faktury, a następnie rozdziela je na właściwe podziały. Może to nastąpić na podstawie odpowiedniego numeru, może wiązać to z listą naszych kontrahentów (kosztowych, usługowych itd.) i na podstawie NIP przydzielić faktury. Może to także nastąpić na podstawie oznaczenia czy dana faktura została opłacona, na podstawie rachunków bankowych itp. Trzeba poszukać metod, na podstawie których orkiestrator będzie mógł nam te faktury procesować.
Osobną kwestią są faktury wewnątrzgrupowe – kiedy mamy osobne podmioty z naszej grupy, to musimy znaleźć te faktury i wtedy wyłączyć je z tego podziału. Nie musimy wtedy ich dodatkowo ściągać z KSeF, możemy je zaksięgować sobie jako dokumenty zakupowe na podstawie tego, co do KSeF wyszło, a z KSeF pobrać sobie tylko numer KSeF, żeby stwierdzić, że taki dokument gdzieś się faktycznie pojawił.
Wskazany podział jest trudny, zwłaszcza w dużych organizacjach oraz biurach rachunkowych, bo musimy dopilnować, aby faktury trafiły do właściwych koszyków podziału, do właściwych kontrahentów. Możemy mieć problem przy ich przemieszaniu. Największy problem stanowią zaś faktury za zakupy pracownicze – nasi pracownicy ruszą w teren, kupią tam paliwo, usługi hotelowe, kupią kwiaty, paliwo, wezmą fakturę za imprezę integracyjną itd. Dotychczas to oni przychodzili do nas z obrazem tej faktury, a od momentu wejścia w życie KSeF te faktury trafią do nas przez KSeF. Pojawia się problem jak połączyć taką fakturę z danym pracownikiem, który powinien je rozliczyć.
Kluczowe może być tutaj pięcioetapowe podejście. Po pierwsze – maksymalnie możliwie ograniczyć liczbę tego typu faktur (nie na wszystko brać faktury, nie wszyscy pracownicy może powinni brać takie faktury, może powinni płacić firmowymi kartami zamiast prywatnymi itp.). Po drugie – trzeba spróbować zidentyfikować te faktury na podstawie tego, jakie dane uda się podać pracownikom podczas zamówień (np. ID pracownika, mail itp.). Po trzecie – próba powiązania tych dokumentów z kartami kredytowymi pracowników (mamy zrzuty z tych kart, datę płatności, ich wartość). Po czwarte – próba wystawienia części tych niezidentyfikowanych faktur pracownikowi (niech pracownicy w jakiś zanonimizowany sposób mają do nich dostęp i wybiorą swoje). Po piąte – ratunkowe, proaktywne z naszej strony poszukiwanie właściciela tej faktury (rozsyłanie maili, rozpytywanie itd.). Wszystkie te elementy pozwolą nam ograniczyć liczbę tych faktur.
Podsumowując, obsługa faktur zakupowych w KSeF jest kluczowym elementem procesu elektronicznego fakturowania w Polsce. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skorzystać z automatyzacji procesów, oszczędności czasu i eliminacji błędów. Poprawa zgodności z przepisami podatkowymi oraz szybka dostępność dokumentów to dodatkowe korzyści wynikające z korzystania z KSeF. Wprowadzenie elektronicznego systemu obsługi faktur zakupowych przyczynia się do efektywnego zarządzania finansami i księgowością firm.
Dołącz do Programu „KSeF PRO” i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Program KSeF PRO