Aspekty związane z KSeF są o tyle istotne, że będzie on obowiązkowy dla wielu podmiotów już w najbliższym czasie. Warto zatem już teraz zastanowić się nad tym, jakie to będzie miało znaczenie dla mojej organizacji, jak ja te postanowienia wprowadzę w życie. Dotyczy to także obsługi faktur zakupowych w KSeF.
E-faktury w KSeF mają na celu zwiększenie efektywności procesów księgowych oraz przyspieszenie rozliczeń między firmami. W celu zapewnienia skutecznego wykorzystania tego systemu, warto stosować najlepsze praktyki dotyczące faktur zakupowych. Omówienia wymaga zatem kilka kluczowych zasad i praktyk, które pomogą firmom skorzystać z KSeF w jak najbardziej efektywny sposób.
Warto przemyśleć na początku to, jakie trudności mogą się w praktyce w tym etapie pojawić. Trzeba zacząć od tego, że faktury zakupowe mogą być wymieszane z dwoma rodzajami faktur (tzw. niebezpiecznymi). Pierwsze z nich to faktury posiadające błędy NIP – jest to związane z tym, że KSeF będzie nam alokował faktury według NIP nabywcy. Jeżeli ktoś popełni tutaj błąd i wpisze nasz NIP zamiast NIP prawdziwego nabywcy, bo będzie przeklejał te dane albo dojdzie do innego błędu, to prawdziwy nabywca nie zobaczy tej faktury, a my dostaniemy ją do KSeF. Jeśli ją przeprocesujemy, to zapłacimy nie swoją fakturę. Trzeba uważać na to i nie można przyjąć z góry, że faktury w KSeF są nasze i prawidłowe, trzeba im się przyjrzeć.
Drugim rodzajem takich niechcianych faktur są faktury za wyłudzenia. Plusem KSeF jest, że nie będzie możliwości podszycia się pod jakiegoś sprzedawcę – jeśli faktura przychodzi z danego NIP, to mamy pewność, że ktoś kto jest uprawniony wystawił taką fakturę (podszywanie się nie jest możliwe). Natomiast mogą powstać podmioty, które po prostu będą przez KSeF naprawdę wysyłać fikcyjne faktury i w pierwszym półroczu powstania KSeF może to być częsty proceder. Mogą to być np. faktury 500 zł za korzystanie z KSeF, za uruchomienie API itd. i trzeba uważać, żeby takich faktur po prostu nie płacić. Jeśli faktura przyszła z KSeF to nie znaczy, że faktura jest od razu dobra i na pewno musimy ją zapłacić, musimy się przyglądać, zwracać na to uwagę i z cierpliwością podchodzić do tego tematu.
Noty korygujące
Kolejna kwestia to noty korygujące – obecnie wiele kwestii jest korygowanych z ich pomocą. Natomiast od 1 lipca 2024 roku noty te znikają, cały artykuł 106k ustawy zostaje wykreślony, nie będzie już not korygujących. Jedynym sposobem skorygowania danych na fakturze korygującej będzie wystawienie faktury korygującej. Powstaje pytanie czy wszystkie firmy mają takie oprogramowania, żeby wystawiać takie faktury korygujące po stronie sprzedażowej. Wiele polskich systemów nie ma możliwości wystawienia faktur korygujących na dane kontrahenta bez zmiany wartości finansowych. Drugi punkt jest taki, czy po stronie zakupowej, jeżeli przez KSeF dostaniemy fakturę z błędami (np. w adresie), to czy będziemy się upierać, żeby ktoś nam taką fakturę skorygował. Jeżeli dostaniemy taką fakturę korygującą na dane kontrahenta, to pytanie co później z nią zrobimy – czy zaksięgujemy ją razem z pierwszą fakturą czy jak to będzie wyglądało.
Przechodzimy zatem do trzeciego, najważniejszego punktu. Na gruncie KSeF nie będzie można bowiem anulować czy też odrzucić faktury. Jeżeli przyjdzie do nas dana faktura przez KSeF, to ona jest już od nas odebrana. Jeżeli nie ma danego numeru, jeżeli to nie nasza faktura lub są inne problemy z fakturą – nie możemy jej odrzucić. Możemy tylko zmusić kontrahenta do wystawienia faktury korygującej (także do zera, jeśli nie jest nasza), natomiast nie możemy takiej faktury odrzucić, możemy tylko wymusić wystawienie faktury korygującej w tym zakresie. Co więcej, sam fakt technicznego odebrania faktury nie daje nam jeszcze automatycznie prawa do zaliczenia danej faktury do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba w każdym przypadku bowiem potwierdzić, że konkretna faktura dotyczy danej transakcji, która jest opodatkowana przy odliczeniu VAT i że faktycznie ponieśliśmy ekonomiczny koszt pod kątem CIT/PIT.
Płatności
Kolejne omawiane aspekty związane są z płatnościami dotyczącymi faktur zakupowych w KSeF. Jeżeli płacimy przelewem bankowym fakturę otrzymaną przez KSeF, to w opisie przelewu musimy podać numer KSeF wynikający z systemu. Dzisiaj podajemy numer faktury w opisie przelewu, a w przyszłości będziemy podawać numer z KSeF (35 znaków). Warto zatem zwrócić uwagę na to, czy nasz system bankowy jest do tego dostosowany (chodzi o długość znaków w tytule przelewu) oraz być uważnym, czy w tytule podajemy odpowiedni ciąg znaków (czy jest on prawidłowy).
Faktury zakupowe jest to jednak skomplikowany temat, trzeba się mu przyjrzeć w danym, konkretnym przypadku w firmie, działając łącznie z różnymi zespołami w przedsiębiorstwie – nie tylko podatkowymi, księgowymi, ale także działy produkcji, logistyki, środków trwałych, controllingu itd. Inne zespoły powinny być w to włączone, a najgorsze co może nam się zdarzyć to fakt, że od 1 lipca 2024 roku nagle faktury zaczną przychodzić inaczej niż tradycyjnie i od tego czasu nie będziemy mogli prowadzić działalności, bo nie będziemy wiedzieć jak obsługiwać KSeF. Trzeba wiedzieć zatem, gdzie znajdują się te faktury, jakie mają one znaczenie i jak je możemy znaleźć.
Stosowanie powyższych najlepszych praktyk dotyczących faktur zakupowych w KSeF może pomóc firmom w wykorzystaniu potencjału tego systemu i przyspieszyć procesy księgowe oraz obniżyć ryzyko błędów podczas rozliczeń podatkowych. Dbałość o zgodność z przepisami i efektywne zarządzanie fakturami elektronicznymi to klucz do sukcesu w KSeF.
Dołącz do Programu „KSeF PRO” i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Program KSeF PRO