Krajowy System e-Faktur wprowadził wiele zmian w sposobie wystawiania i przetwarzania dokumentów finansowych w Polsce. Terminy i daty wystawienia dokumentów odgrywają istotną rolę w tym systemie, ponieważ mają wpływ na zgodność z przepisami oraz prawidłowe rozliczenia podatkowe. Jest o tyle istotne, że data wystawienia faktury to kluczowa informacja (fizycznego sporządzenia dokumentu), która określa moment, w którym faktura została sporządzona i wystawiona przez dostawcę. Data ta jest istotna dla ustalenia terminów płatności oraz prawidłowego opodatkowania transakcji. Data ta może się różnić np. od daty wykonania usługi albo dostawy towaru. Fakturę co do zasady można wystawić bowiem na 60 dni przed (z pewnymi wyjątkami) albo do 15 dnia miesiąca następującego po takim działaniu. Jest to uregulowane w ustawie o VAT. Nie ma jednak zmian w zakresie obowiązku podatkowego – rozpoznajemy go na podstawie art. 19 ustawy o VAT i nie ma nowelizacji w tym zakresie. Termin płatności określa zaś, do kiedy nabywca ma uregulować fakturę.
Kwestie związane z wystawianiem faktur mogą sprawiać różnego rodzaju problemy natury księgowej. Ewidencjonując fakturę w systemie księgowym działamy w ten sposób, że faktura określa nam jakieś zdarzenie gospodarcze. Faktura nie może być dokumentem oderwanym od rzeczywistości, nie może poświadczać nieprawdy i nie może być tzw. fakturą pustą. Ostatnie lata pokazały nam, że najwięcej problemów sprawiają kwestie dotyczące prawidłowego ujęcia w prawidłowym okresie rozliczeniowym danej faktury. Dość problematyczne, zanim KSeF jeszcze stał się obowiązkowy, są faktury, które wystawiane są na przełomie miesiąca i czasem docierają do księgowych dopiero po czasie i tworzy się problemy, na jaki okres takie faktury księgować.
Terminy wynikające z ustawy o KSeF
Natomiast w KSeF datą wystawienia faktury będzie dzień jej przesłania do KSeF. Wynika to z ustawy o KSeF (która wprowadza obligatoryjne e-fakturowanie) i regulowane jest to nieco inaczej niż w ustawie o VAT. Przesłanie polega na dokonaniu odpowiedniego kliknięcia w systemie i przesłaniu faktury za pomocą API albo innych urządzeń teleinformatycznych. System KSeF w założeniu jest narzędziem, które ma założeniu służyć organom podatkowym i ma być narzędziem analitycznym do śledzenia danych. Organy nie powinny zatem tworzyć podatnikom problemów dotyczących np. tego, iż na fakturze będzie dzisiejsza data, a wysyłka do KSeF nastąpi dopiero po kilku dniach. Nadal obowiązują nas przepisy prawne i jeśli działamy w ich ramach, to nie powinniśmy mieć z tego tytułu problemów. Dzisiaj możemy np. bowiem wystawić fakturę za usługę szkoleniową, którą wykonamy np. w poniedziałek. Obowiązek podatkowy powstanie jednak z chwilą wykonania usługi, tj. realizacją szkolenia (w poniedziałek we wskazanym przykładzie).
Datą otrzymania faktury będzie natomiast dzień nadania jej numeru KSeF (identyfikującego). Ten numer faktury, który nada system to nie jest numer faktury (nie utożsamiamy tego z numerem faktury). Numer KSeF zawiera w swojej strukturze zaś datę wystawienia (datę tę zawiera także urzędowe poświadczenie odbioru, czyli UPO, które przyjmuje za datę wystawienia datę przesłania tej faktury do KSeF). Data wpisywana jest zatem w polu P_1 i data ta odpowiada dacie wystawienia dokumentu określonej na fakturze, za wyjątkiem jednej sytuacji dotyczącej awarii systemu/niedostępności KSeF.
W lutym tego roku Ministerstwo wskazało, że sytuacje tego typu nie powinny się raczej zdarzać, natomiast w praktyce może okazać się inaczej (mogą zdarzać się częściej niż przewiduje to Ministerstwo). Postanowiono zatem tę kwestię uregulować i jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy, w przypadku awarii/braku dostępności systemu KSeF (a także z przyczyn dotyczących podatnika), to przechodzimy na tzw. tryb offline. Wypełniamy wówczas pole P_1 z datą wystawienia – we wzorze faktury takie wypełnienie będzie uznane za wystawienie faktury w dacie wskazanej przez podatnika w tym polu. Data wskazana w tym polu będzie uznawana i widoczna w systemie w numerze identyfikacyjnym w KSeF. Numer ten zostanie jednak nadany dopiero wówczas, jeżeli awaria ta faktycznie ustąpi i tym samym będzie to wyznaczało moment wejścia faktury do obrotu prawnego.
Jeżeli taka faktura zostanie zaś przesłana nabywcy poza KSeF, przed jej wprowadzeniem do systemu, to za datę otrzymania faktury przez podatnika w trybie offline uznaje się dzień faktycznego otrzymania tego dokumentu przez podatnika. Ta część została dookreślona przez Ministerstwo w projekcie ustawy, dookreślono także wstępne szacunki dotyczące tego, że KSeF w ciągu roku będzie obsługiwał niedługo obligatoryjnie około 2,5 miliarda faktur w Polsce. Doprecyzowano także kwestie związane z fakturami w walucie obcej oraz liczenia kursów z przeliczeniem na polskie złotówki.
Jeżeli zaś odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej odebranie przy użyciu KSeF, to wówczas datą otrzymania będzie faktyczna data otrzymania faktury w uzgodnionym z nim sposobie. O tych kwestiach, sposobach oraz metodach także zatem należy w praktyce pamiętać.
Wobec tego, wszystkie terminy i daty związane z dokumentami w KSeF powinny być dokładnie monitorowane i śledzone przez przedsiębiorstwa. To zapobiega ewentualnym nieporozumieniom, opóźnieniom w płatnościach lub problemom podczas kontroli podatkowych. Przestrzeganie terminów i dat związanych z dokumentami w KSeF jest kluczowe dla utrzymania zgodności z przepisami podatkowymi i uniknięcia kar finansowych. Firmy powinny opracować zatem wcześniej skuteczne procedury i systemy śledzenia terminów, aby zagwarantować prawidłowe funkcjonowanie w ramach KSeF i zminimalizować ryzyko błędów księgowych.
Więcej informacji otrzymasz w Newsletterze „KSeF PRO”. Dołącz i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Newsletter KSeF PRO