Kolejna kwestia, która wymaga omówienia dotyczy otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. System ten umożliwia zatem przedsiębiorcom otrzymywanie faktur w określonej formie od swoich kontrahentów. Faktury te są ustrukturyzowane, co oznacza, że dane w nich zawarte są zgodne z określonym standardem, co ułatwia ich przetwarzanie i archiwizację. W art. 106na ust. 2 ustawy o VAT uregulowano zasadę, zgodnie z którą otrzymanie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF jest możliwe po uprzednim wyrażeniu zgody na ten sposób odbioru tej faktury przez odbiorcę.
Często podatnicy zadają pytanie, czy chcąc teraz już wejść do KSeF, to czy powinniśmy już poinformować inną stronę, że wchodzimy do KSeF. Tutaj przepisy nie przewidują do tej pory żadnych rozwiązań. Obecnie te regulacje są dobrowolne, natomiast kiedy staną się obowiązkowe, to zgoda na odbiór faktur przez drugą stronę nie będzie już dla nas tak istotna. Skoro ustawodawca zdecyduje się, że wprowadza ten system, to musi być to z czasem obowiązkowe. Dzisiaj jeżeli dobrowolnie wejdę do KSeF, to działa to w ten sposób, że jeżeli wystawię fakturę w KSeF, przekonwertuję ją do .pdf albo .doc, to wysyłam ją następnie swoim kontrahentom (których nie ma w KSeF), w ten sam sposób jak dotychczas – czy to mailowo czy papierowo.
W przepisach ustawy o VAT zostało dookreślone także, że w fakturach nie zmienia się wiele – nadal mamy faktury ustrukturyzowane, elektroniczne oraz papierowe. Faktura ustrukturyzowana jest rodzajem faktury elektronicznej, co do której będą miały zastosowania przepisy dotyczące faktury elektronicznej, za pewnymi wyjątkami (dotyczącymi np. na poczet KSeF-u, np. dodatkowe przepisy o zwrocie VAT, o korektach itd.).
Jeżeli podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF, to udostępnia ją zatem kontrahentowi w dowolny, ustalony sposób. Powinien on także zachować taką fakturę w wybrany wystawiony sposób. Jeżeli zaś np. są podmioty, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie zdecydują się na korzystanie z KSeF, to decydując się na wystawienie faktury, powinny uzgodnić z nabywcą formę przesłania tej faktury. Przepis ten nie oznacza od razu nałożenia na te podmioty dodatkowych obowiązków w zakresie akceptacji przesyłania faktur. Dopuszczono zatem fakultatywną możliwość wystawienia e-faktur także przez podatników, którzy nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w RP, z wyłączeniem podmiotów, którzy korzystają z odpowiednich poszczególnych procedur. Przy omawianiu tych przepisów warto wskazać, że doprecyzowano fakultatywną możliwość wystawiania faktury w KSeF tylko dla tych podmiotów zagranicznych.
System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Akceptacja odbioru faktury została ograniczona jedynie co do sposobu jej odbioru. Regulacja ta została zaproponowana w celu zachowania prawa wystawcy faktur ustrukturyzowanych do uzyskania preferencji w postaci skróconego terminu zwrotu podatku VAT i jednocześnie, aby nie narzucać odbiorcy faktury obowiązku jej otrzymywania przez KSeF, gdyby z takiego sposobu nie chciał skorzystać.
Użycie kodów QR i kody weryfikujące
Przykładowo, nasz polski kontrahent pobierze sobie z KSeF fakturę z użyciem kodów QR i odpowiednich metod uwierzytelniania. Natomiast jeśli jest to zagraniczny kontrahent, to nie ma on możliwości uwierzytelnienia z użyciem ePUAP, podpisu kwalifikowanego itp. Jednak jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy, to taki kontrahent także może mieć jednorazowy dostęp do systemu KSeF, np. za pomocą unikatowych cech dostępu, ale i tak my taką fakturę mu normalnie prześlemy w taki sposób, jak dotychczas.
W kontekście kodów QR warto pamiętać, że w przepisach ustawy o VAT, nałożono na podatnika (i wystawcę i nabywcę) obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej w przypadku użycia jej poza KSeF kodem weryfikującym. KSeF umożliwi zaś taką funkcjonalność, na podstawie której możliwe jest przez ten kod weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane na tej fakturze uregulowane są danymi poprawnymi. Podatnik zatem oznaczać będzie każdą zwizualizowaną fakturę (w pdf albo papierowej) kodem weryfikującym. Zaletą tego rozwiązania jest to, będziemy mieli możliwość potwierdzenia takiej faktury w systemie (szybsza i uproszczona weryfikacja z oryginalnymi danymi wskazanymi w KSeF). Kod QR będzie stanowił kod weryfikujący i powinien on być umieszczony na każdej fakturze zwizualizowanej.
W najbliższym czasie powinny pojawić się także szczegółowe wytyczne Ministerstwa Finansów w zakresie używania i stosowania KSeF, zwłaszcza że w najbliższym czasie rozwiązanie te ma być obowiązkowe dla wielu podmiotów. Dla wielu podmiotów zagranicznych jednak faktury będziemy musieli doręczyć drogą tradycyjną (taką jak dotychczas), bowiem Polska będzie dopiero czwartym krajem UE, który wdroży ten system. Dla organów podatkowych ważne jest jednak to, abyśmy to my w systemie wprowadzali te faktury, tak aby organy te miały dostęp do tych danych i mogły reagować na ewentualne nieprawidłowości.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF powinno być jednak korzystne dla przedsiębiorców, ponieważ przyspiesza proces przetwarzania i archiwizacji faktur, eliminuje błędy ludzkie oraz jest bardziej przyjazne dla środowiska. Może to stanowić dodatkowo efektywny sposób na zarządzanie dokumentacją finansową i usprawnienie procesu księgowego.
Więcej informacji otrzymasz w Newsletterze „KSeF PRO”. Dołącz i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Newsletter KSeF