E-faktura stanowi dokument zawierający informacje o dokonanej transakcji handlowej. Jest to równoważnik tradycyjnej faktury papierowej, jednak w formie cyfrowej. E-faktura jest coraz bardziej popularna ze względu na swoją wygodę i oszczędność czasu oraz środowiska, a także z uwagi na to, że w najbliższym czasie w Polsce ma wejść w życie obowiązkowy dla większości podmiotów KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Warto zatem zastanowić się nad tym, jakie informacje powinna zawierać faktura ustrukturyzowana w tym systemie.

Zakres obowiązkowych danych, jak i tych możliwych do wprowadzenia w ramach faktury ustrukturyzowanej określa tzw. schema (inaczej mówiąc struktura logiczna), czyli wzorzec faktury ustrukturyzowanej w formacie XML. Schema ta podlegała na przestrzeni prac legislacyjnych pewnym zmianom, obecnie mamy jej drugą wersję oznaczoną jako FA(2) i wiele wskazuje na to, że ten wzór będziemy stosować już po wejście w życie obowiązkowego KSeF. Jeśli pojawią się jakieś zmiany w tym zakresie, to nie powinny być one bardzo istotne.

Aktualna wersja wzoru struktury logicznej FA(2) została opublikowana 29 czerwca 2023 roku w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP (numer wzoru 2023/06/29/12648). Jest ona dostępna również na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF Struktury dokumentów XML. Pozwala to rozpocząć przygotowania do nowego systemu wystawiania przez nas faktur.

Samą schemę możemy zobaczyć w kilku postaciach – standardowy plik XML jest nieczytelny, bo jest to ciąg różnego rodzaju znaków, cyfr, liter i jest bardzo trudny do odczytania. Schemę możemy jednak wyświetlić także w postaci ,,drzewka” – w nim wyodrębnić można główne elementy faktury (określane jako węzły), które na dalszych etapach rozgałęziają się na kolejne węzły albo docelowo na poszczególne elementy faktury. Patrząc na bieżący wzór schemy możemy wywnioskować z niej większy zakres danych na fakturze. Obecnie wystawiając fakturę w postaci papierowej albo elektronicznej (w zależności od danego biznesu), to średnia wynosi około 20-30 elementów (pozycji), jakie musimy pokazać w fakturze. Natomiast struktura e-faktury w KSeF jest dużo bardziej rozbudowana – zawiera ponad 300 pól. Mimo tego, nie jest też tak, że wszystkie te 300 pól musimy zawsze obowiązkowo wypełniać, bo wtedy wystawianie faktur stałoby się długotrwałym, uciążliwym procesem.

Rodzaje pól w schemie

W schemie możemy wyróżnić kilka różnych rodzajów pól. Po pierwsze, są to elementy obowiązkowe (obligatoryjne). Dotyczą głównie elementów obowiązkowych faktury wskazanych w przepisach. Drugi rodzaj to elementy opcjonalne (ich nazwa może być myląca), które to trzeba wypełnić, jeżeli jest spełniony określony warunek (przypadek) wskazany w ustawie. Są to zatem de facto też pola obligatoryjne, ale tylko dla konkretnych przypadków, konkretnych transakcji, kategorii nabywcy, usług, towarów. Kolejny rodzaj to pola fakultatywne – one są fakultatywne. Ich wypełnienie nie jest wymagane dla poprawności technicznej pliku ani też zgodności faktury z wymaganiami wskazanymi w ustawie o VAT.

Ostatnia kategoria to pola logiczne, których wypełnienie staje się obowiązkowe, jeżeli wcześniej zostało wypełnione jakieś inne pole. Jest to przypadek szczególny, czasem nieco podchwytliwy. Polem logicznym może być takie pole, które w schemie oznaczone jest jako fakultatywne, w przypadku, kiedy zdecydujemy się na wypełnienie węzła (większej części faktury), która również jest fakultatywna. Jeśli taką część wypełniać, to może okazać się, że któreś z pozycji w tym węźle musimy wskazać obowiązkowo.

Polem obligatoryjnym jest np. KodWaluty (w jakiej walucie dana faktura jest wystawiona) czy też RodzajFaktury (czy jest ona zwykła, uproszczona, zaliczkowa czy jeszcze inna). Polem opcjonalnym jest np. PrefiksPodatnika (np. oznaczenie kraju, w przypadku Polski to PL, wymagane w trakcie transakcji wewnątrzwspólnotowych) albo NrFaZaliczkowej (tj. numery poprzednich faktur zaliczkowych, jeżeli wystąpiły). Pola fakultatywne to np. PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług) czy też AdresKoresp (adres korespondencyjny sprzedawcy, nabywcy czy też innego podmiotu z transakcji). Ostatnia grupa to pola logiczne – to np. DataWystFaKorygowej (jeżeli zaznaczymy, że mamy do czynienia z fakturą korygującą w danym przypadku, to musimy wskazać datę tej faktury, do której korygowanie się odnosi), NrFaKorygowanej (tak samo musimy wskazać jej numer) czy też TerminPlatnosci (informacje o płatności danej faktury). Na ten podział i wskazane przypadki warto zwrócić uwagę.

Wymogi techniczne pól

Warto pamiętać także o wymogach technicznych pól, które także musimy zachować, aby faktura była prawidłowo wypełniona i wysłana do systemu. Dane w e-fakturze muszą zostać wskazane w określonym, zdefiniowanym, formacie, np.:

• pole znakowe (Tznakowy) – pozwala na wprowadzenie znaków alfanumerycznych (liter, cyfr oraz określonych znaków specjalnych), możliwe jest stosowanie polskich znaków diakrytycznych (UFT-8). Większość pól tego rodzaju dopuszcza 256 znaków;
• pole kwotowe (numeryczne) – dopuszczają wyłącznie cyfry oraz znaki „-” (wartości ujemne) oraz „.” (separator miejsc dziesiętnych). Zwartość należy podać jako ciąg cyfr, co do zasady możliwe jest wprowadzenie dwóch miejsc dziesiętnych, z wyjątkiem pól przewidzianych np. dla kursu waluty i ilości sprzedawanych towarów, gdzie dopuszczalne jest wprowadzenie sześciu miejsc po kropce;
• pole daty – umożliwia wprowadzenie daty dziennej w formacie RRRRMM-DD;
• pole NIP / numer identyfikacji podatkowej – numer ten należy podać jako ciąg cyfr i/lub liter, bez spacji i innych znaków rozdzielających, oraz bez literowego kodu kraju, wskazywanego w odrębnym polu;
• pola słownikowe – dopuszczają wyłącznie ograniczony zakres wartości, zgodnie z predefiniowaną listą (np. kod kraju, waluta faktury);
• pola wyboru lub zaprzeczenia i pola flagi – stosowane np. do wskazania szczególnych schematów rozliczeń bądź oznaczenia rodzaju faktury. Dla pół wyboru lub zaprzeczenia wypełnienie jest obowiązkowe, wartość „1” oznacza potwierdzenie, „2” – zaprzeczenie. W przypadku pól flag wypełnienie (co do zasady wartością „1”) oznacza zaistnienie danego przypadku.

Dołącz do Programu „KSeF PRO” i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Program KSeF PRO