Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce to platforma umożliwiająca elektroniczne wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur. Struktura FA(2) to jedna z najnowszych akceptowanych struktur e-faktur w KSeF, która spełnia konkretne wymagania dotyczące zawartości dokumentów. Rozważenia zatem wymaga to, jaki zakres danych jest wymagany w tej strukturze, a także w jaki sposób prezentuje się struktura schematu głównego takiej faktury.
E-fakturę można porównać do swego rodzaju ,,drzewka”, które z poziomu samej faktury rozgałęzia się na kolejne elementy, tj. węzły. Można wyróżnić też kilka rodzajów wskazanych węzłów. Pierwszym z nich jest nagłówek – to ta część faktury, która wskazuje techniczne informacje o pliku (w formacie XML). Jest przypisane do schemy albo generowane automatycznie na etapie generowania samego pliku. Kolejny główny element (część faktury) to dane dotyczące sprzedawcy (wskazany jako podmiot pierwszy). Dalej są to dane dotyczące nabywcy (podmiot drugi). Jest także nieobowiązkowy węzeł dotyczący osób trzecich – kiedy chcemy, by na fakturze ukazały się dane dotyczące podmiotów trzecich (np. płatnik, faktor albo inne, tutaj jest duży zakres wyboru).
Kolejny węzeł opcjonalny to podmiot upoważniony. Jest to węzeł mający zastosowanie w przypadku faktur wystawianych przez komornika, organ egzekucyjny lub przedstawiciela podatkowego. Zawiera numer identyfikacji podatkowej oraz dane adresowe takich podmiotów.
Kolejne węzły dotyczą tzw. faktury zasadniczej. Pierwsze z nich to informacje dotyczące całej faktury jako takiej (część główna). Zawiera informacje o walucie, rodzaju faktury, dacie dostawy oraz podsumowania wartości netto sprzedaży oraz kwot podatku w podziale na stawki a także informację o kwocie należności ogółem. Następne z nich to adnotacje. Ta część zawiera informacje o obowiązkowych adnotacjach na fakturze: metoda kasowa, samofakturowanie, podzielona płatność, procedura VAT marża, odwrotne obciążenie, zwolnienie od podatku wraz ze wskazaniem podstawy zwolnienia, dostawa nowych środków transportu, procedura uproszczona w transakcjach łańcuchowych.
Następny element to pola dotyczące korekt. Jest to węzeł dla faktur korygujących – zawierający informacje o fakturze korygowanej oraz przyczynie korekty. Istnieją także pola dla faktur zaliczkowych – zawierają informacje o otrzymanych przez podatnika zaliczkach. Kolejny element to tzw. wiersze – zawierają informacje o szczegółowych pozycjach faktury, w tym o jednostce miary, ilości, cenie jednostkowej, stawce podatku, dacie sprzedaży, a także informacje o szczególnych procedurach rozliczenia. Na końcu tego etapu znajdują się dodatkowe informacje – są to pola przeznaczone na dodatkowe informacje niewymagane ustawą o VAT, w tym m.in. dotyczące zamówienia, warunków transakcji, rozliczenia i płatności. Ostatni element w schemacie to tzw. stopka – tj. węzeł nieobowiązkowy pozwalający na wskazanie dodatkowych danych lub komentarzy do faktury oraz prezentację danych rejestrowych.
Elementy schemy i odpowiednie pola w fakturze w części wstępnej
Pierwszym z szerzej omawianych węzłów w części wstępnej faktury jest węzeł określany jako ,,Nagłówek”. Zawiera on pola takie jak np. KodFormularza – techniczne oznaczenie formularza e-faktury (przypisane do struktury logicznej); WariantFormularza – techniczne oznaczenie wersji formularza (przypisane do struktury logicznej); DataWytworzeniaFa – data i czas wytworzenia e-faktury (xml) czy też SystemInfo – nazwa systemu, w którym e-faktura została utworzona.
Kolejny element to węzeł ,,Podmiot 1” – tj. sprzedawca. Zawiera on elementy takie jak PrefiksPodatnika (opcjonalne, stanowi kod kraju numeru VAT UE); NrEORI (identyfikator dla potrzeb realizacji obowiązków celnych w przywozie i wywozie towarów z i do UE); DaneIdentyfikacyjneNIP (numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy) i DaneIdentyfikacyjneNazwa (nazwa lub imię i nazwisko podatnika). Inne elementy to także m.in. Adres (dane adresowe podatnika oraz (fakultatywnie) Globalny Numer Lokalizacyjny), AdresKorespo (węzeł pozwalający na wskazanie adresu do korespondencji sprzedawcy, jeśli różni się on od adresu rejestrowego), Email/telefon (informacje ułatwiające kontakt ze sprzedawcą – adres e-mail, numer telefonu) czy też StatusInfoPodatnika (informacja o szczególnym statusie sprzedawcy).
Następny element to węzeł ,,Podmiot 2” – tj. nabywca. Tutaj występują pola takie jak m.in. NrEORI (identyfikator dla potrzeb obowiązków celnych); DaneIdentyfikacyjne – NIP / numer VAT unijny / identyfikator podatkowy innego kraju / informacja o braku numeru (obligatoryjne wskazane jednego z nich) oraz nazwa nabywcy (pole obligatoryjne, z wyjątkiem faktur uproszczonych); Adres – Dane adresowe nabywcy oraz (fakultatywnie) Globalny Numer Lokalizacyjny. Węzeł nieobowiązkowy dla faktur uproszczonych; AdresKoresp – Węzeł pozwalający na wskazanie adresu do korespondencji nabywcy, jeśli różni się on od adresu rejestrowego; Email/telefon; NrKlienta – numer klienta w przypadkach, gdy nabywca posługuje się nim w umowie lub zamówieniu; a także IDNabywcy – tzn. unikalny klucz powiązania danych nabywcy na fakturach korygujących, w przypadku gdy dane nabywcy na fakturze korygującej zmieniły się w stosunku do danych na fakturze korygowanej.
Kolejny wstępny węzeł faktury dotyczy ,,Podmiotu 3” – są to inne role w transakcji. Pola przewidziane w tym zakresie to IDNabywcy, NrEORI, DaneIdentyfikacyjne, Adres, AdresKoresp, Email/telefon, a także Rola – jest to wskazanie roli podmiotu trzeciego w transakcji. Może to być np. określony numer: 1 – Faktor, 2 – Odbiorca, 3 – Podmiot pierwotny (w przypadku przejęcia lub przekształcenia, nie dotyczy korekty danych sprzedawcy), 4 – Dodatkowy nabywca, 5 – Wystawca faktury (podmiot wystawiający fakturę w imieniu podatnika), 6 – Dokonujący płatności, 7/8 – Wystawca/odbiorca faktury w przypadku JST, 9/10 – Wystawca/odbiorca faktury w przypadku grupy VAT. Kolejne możliwe pole to RolaInna / OpisRoli – polega to na tym, że jeśli nie zostanie wybrana żadna z predefiniowanych ról podmiotu trzeciego możliwe jest wskazanie innej roli (opisowo). Nadto, fakultatywnym polem jest NrKlienta, a także Udział – jeśli na fakturze występuje dodatkowy nabywca, pole to umożliwia wskazanie jego udziału w nabywanym towarze / usłudze. Brak wskazania wartości oznacza, że udziały wszystkich nabywców są równe.
Ostatnim z omawianych we wstępnej części faktury jest węzeł ,,Podmiot upoważniony”. W tym przypadku możliwe jest zawarcie takich pól jak NrEORI, DaneIdentyfikacyjne, Adres, AdresKoresp, Email/telefon oraz Rola – tj. wskazanie roli podmiotu upoważnionego w postaci numeru: 1 – Organ egzekucyjny, 2 – Komornik sądowy, 3 – Przedstawiciel podatkowy.
Więcej informacji otrzymasz w Newsletterze „KSeF PRO”. Dołącz i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Newsletter KSeF