Faktura elektroniczna, znana również jako e-faktura, to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej faktury papierowej. Składa się z kilku kluczowych elementów, które są istotne zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy faktury elektronicznej. W poprzednim artykule z tej serii omówiliśmy, jakie są wymagane dane w takiej fakturze w jej części wstępnej. W dzisiejszym opracowaniu skupimy się natomiast na elementach wymaganych w tzw. części właściwej faktury.
Tak jak zostało wcześniej wspomniane, część główna faktury zawiera informacje o walucie, rodzaju faktury, dacie dostawy oraz podsumowania wartości netto sprzedaży oraz kwot podatku w podziale na stawki a także informację o kwocie należności ogółem. W niej są zawarte informacje dotyczące po prostu faktury jako całości. Jednym z pierwszych pól jest pole KodWaluty. Jest to pole obligatoryjne. Stanowi on trzyliterowy kod waluty faktury wybrany ze słownika. W Polsce jest to PLN.
Istotne miało być także pole Data Wystawienia – będzie to data przypisania fakturze przez system danego numeru. Pojawia się zatem pytanie po co i kiedy musimy wskazywać tę datę? Czy jeżeli data ta będzie się różniła od daty nadania faktury w systemie to będzie to błąd czy nie? Początkowo Ministerstwo chciało to pole walidować, tzn. porównywać czy data wskazana w tym polu i data przesłania faktury do KSeF i nadania jej numeru są takie same. Natomiast końcowo dostąpiono od tego pomysłu, bo faktury zazwyczaj nie będą wysyłane pojedynczo, a w paczkach. Paczki te mogą być duże – jeśli wyślemy je w okolicach północy, to data wystawienia i numer może być im nadana już dnia kolejnego. Podatnik nie jest w stanie przewidzieć czy taka paczka zostanie przetworzona tego czy kolejnego dnia, więc od tego pomysłu odstąpiono, co należy ocenić pozytywnie.
Kolejne z pól to pole P_1, które także jest obligatoryjne. Jest to data wystawienia – w praktyce może to być data wystawienia faktury w systemie FK lub przewidywana data przesłania faktury do KSeF. Fakultatywne jest zaś pole P_1M. Jest to miejsce wystawienia – informacja ta jest w praktyce rzadko wskazywana na fakturze. Następne pole obligatoryjne to pole P_2. Stanowi ono numer faktury – nadany jej przez sprzedawcę (nie numer KSeF).
Następne omawiane pole to pole WZ. Jest ono fakultatywne. Są to numery dokumentów WZ związanych z fakturą (możliwe jest wskazanie do 1.000 numerów). Opcjonalne są zaś pola P_6 i OkresFa – dotyczą one daty sprzedaży. Pole P_6 to data dokonania dostawy, wykonania usługi lub otrzymania płatności – jeśli jest inna niż data faktury. Dla sprzedaży o charakterze ciągłym możliwe jest wskazanie okresu, którego faktura dotyczy (P_6_Od i P_6_Do). Kolejne pola to zakres P_13_(1-11). Są one opcjonalne i obejmują sumę wartości sprzedaży netto, tj::
- P_13_1 – stawka podstawowa (23%).
- P_13_2 – pierwsza stawka obniżona (8%).
- P_13_3 – druga stawka obniżona (5%).
- P_13_4 – stawka ryczałtu dla taksówek osobowych (4%).
- P_13_5 – procedura OSS P_13_6_1 – stawka 0%, z wyłączeniem WDT i eksportu.
- P_13_6_2 – stawka 0% – WDT.
- P_13_6_3 – stawka 0% – eksport.
- P_13_7 – zwolnienie z VAT.
- P_13_8 – dostawa towarów i świadczenie usług opodatkowane poza Polską, z wyłączeniem procedury OSS oraz usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy (usługi na rzecz podatników innych państw członkowskich UE).
- P_13_9 – świadczenie usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy (usługi na rzecz podatników innych państw członkowskich UE).
- P_13_10 – odwrotne obciążenie w obrocie krajowym.
- P_13_11 – suma wartości sprzedaży w procedurze marży (art. 119 i 120 ustawy).
Opcjonalne jest także pole P_14_(1-5). Jest to Kwota podatku od sumy wartości netto – analogicznie. W tych polach kwotę podatku należy wskazać w walucie faktury. Opcjonalne jest również pole P_14_(1-4)W – to kwota podatku od sumy wartości netto w przeliczeniu na PLN – w przypadkach, gdy faktura została wystawiona w walucie obcej. Pole P_15 jest natomiast obligatoryjne – czyli jest to kwota należności ogółem.
Pozostałe pola części właściwej faktury ustrukturyzowanej w KSeF
Poza tym, w części głównej wyróżniamy także pole Rodzaj faktury. Jest ono obligatoryjne i zgodnie ze słownikiem obejmuje:
- VAT – faktura podstawowa,
- KOR – faktura korygująca,
- ZAL – faktura zaliczkowa,
- ROZ – faktura rozliczeniowa – dokumentująca dokonanie dostawy lub wykonanie usługi, gdy otrzymane zaliczki nie pokryły całej jej wartości,
- UPR – faktura uproszczona,
- KOR_ZAL – faktura korygująca fakturę zaliczkową,
- KOR_ROZ – faktura korygująca fakturę rozliczeniową.
Ostatnie z omawianych pól w części właściwej faktury to pola NrFaZaliczkowej i NrKSEFFaZaliczkowej. Są one opcjonalne i stanowią numery wcześniejszych faktur zaliczkowych. Stanowią one pola wymagane w przypadku faktur rozliczeniowych i końcowych faktur zaliczkowych.
Poza tym, trzeba pamiętać, że faktura elektroniczna, aby była zgodna z przepisami, musi spełniać także określone wymagania techniczne, takie jak format pliku (np. XML) i sposób archiwizacji. Ponadto, zarówno nadawca, jak i odbiorca faktury muszą stosować odpowiednie procedury związane z bezpieczeństwem i zachowaniem poufności danych.
Dołącz do Programu „KSeF PRO” i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Program “KSeF PRO” dla działów księgowych i biur rachunkowych