W ramach omawiania elementów wymaganych w fakturze ustrukturyzowanej oprócz części wstępnej i właściwej faktury, warto wskazać także na odpowiednie pola wymagane w ramach tzw. adnotacji oraz wierszy e-faktury. Rozważania należy zacząć od adnotacji. Zakres adnotacji zawiera informacje o obowiązkowych adnotacjach na fakturze: metoda kasowa, samofakturowanie, podzielona płatność, procedura VAT marża, odwrotne obciążenie, zwolnienie od podatku wraz ze wskazaniem podstawy zwolnienia, dostawa nowych środków transportu, procedura uproszczona w transakcjach łańcuchowych.

W adnotacjach obligatoryjnych jest pięć pól takich jak:

1. P_16 – czyli znacznik „Metoda kasowa” (gdzie wpisanie liczby 1 to wybór, a liczby 2 to zaprzeczenie).
2. P_17 – tj. znacznik „Samofakturowanie” (1 – wybór, 2 – zaprzeczenie).
3. P_18 – czyli znacznik „Odwrotne obciążenie” (1 – wybór, 2 – zaprzeczenie).
4. P_18A – znacznik „Mechanizm podzielonej płatności” (1 – wybór, 2 – zaprzeczenie).
5. P_23 – tj. znacznik procedury uproszczonej dla transakcji trójstronnych w przypadku faktury wystawionej przez drugiego w kolejności podatnika (1 – wybór, 2 – zaprzeczenie).

Poza wymienionymi, pozostałe pola w sekcji adnotacji mają charakter opcjonalny. Wśród nich możemy wyróżnić pola takie jak:

• Zwolnienie – P_19 – znacznik dla transakcji zwolnionej z VAT (Gdzie wpisanie liczby 1 to potwierdzenie).
• Zwolnienie – P_19A – jeśli podstawą zwolnienia jest przepis ustawy o VAT lub aktu wydanego na jej podstawie – przepis ten należy wskazać w tym polu.
• Zwolnienie – P_19B – jeśli podstawą zwolnienia jest przepis Dyrektywy VAT – przepis ten należy wskazać w tym polu.
• Zwolnienie – P_19C – jeśli zwolnienie przysługuje na podstawie innych regulacji – odpowiednią podstawę prawną należy wskazać w tym polu.
• Zwolnienie – P_19N – znacznik braku zwolnienia z VAT (1 – potwierdzenie).
• Nowe Środki Transportu P_22 – znacznik wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu (1 – potwierdzenie).
• Nowe Środki Transportu P_42_5 – informacja czy występują dodatkowe obowiązki dokumentacyjne związane z wywozem przez nabywcę nowych środków transportu bez użycia innego środka transportu (przewozowego) (1 – wybór, 2 – zaprzeczenie).
• Nowe Środki Transportu Nowy Środek Transportu (W) – węzeł zawierający szereg pól opisujących nowy środek transportu, dotyczących m.in. rodzaju (lądowe, pływające, powietrzne), daty dopuszczenia do użytku, marki, modelu, koloru czy roku produkcji.
• Nowe Środki Transportu P_22N – znacznik braku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu (1 – potwierdzenie).
• Pmarzy – P_Pmarzy – znacznik transakcji opodatkowanej na zasadzie marży, zgodnie z art. 119 lub 120 ustawy o VAT (1 – potwierdzenie).
• Pmarzy – P_Pmarzy_2 – znacznik „procedura marży dla biur podróży” (1 – potwierdzenie).
• Pmarzy – P_Pmarzy_3_1 – znacznik „procedura marży – towary używane” (1 – potwierdzenie).
• Pmarzy – P_Pmarzy_3_2 – znacznik „procedura marży – dzieła sztuki” (1 – potwierdzenie).
• Pmarzy – P_Pmarzy_3_3 – znacznik „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” (1 – potwierdzenie).
•  P_PMarzyN – znacznik braku wystąpienia procedur marży (1 – potwierdzenie).

Wiersze w fakturze ustrukturyzowanej i pozostałe elementy

Pomiędzy adnotacjami i wierszami obecne w fakturze mogą być także pola takie jak Pola dotyczące korekt – tj. węzeł dla faktur korygujących – zawierający informacje o fakturze korygowanej oraz przyczynie korekty; a także Pola dla faktur zaliczkowych – które to zawierają informacje o otrzymanych przez podatnika zaliczkach.

Przedostatnim z węzłów faktury ustrukturyzowanej są tzw. wiersze. Wiersze zawierają informacje o szczegółowych pozycjach faktury, w tym o jednostce miary, ilości, cenie jednostkowej, stawce podatku, dacie sprzedaży, a także informacje o szczególnych procedurach rozliczenia. Na tym etapie wyróżniamy pola takie jak:

1. NrWierszaFa – pole obligatoryjne – to kolejny numer wiersza faktury.
2. UU_ID – pole fakultatywne – to uniwersalny unikalny numer wiersza faktury.
3. P_6A – pole opcjonalne – to data dokonania dostawy lub wykonania usługi – pole wypełnia się, gdy dla poszczególnych pozycji faktury występują różne daty sprzedaży.
4. P_7 – pole opcjonalne- to nazwa (rodzaj) towaru lub usługi. Pole co do zasady obligatoryjne, jego wypełnienie nie jest obowiązkowe wyłącznie w przypadku faktur korygujących dokumentujących rabaty dotyczące wszystkich dostaw / usług w okresie (art. 106j ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).
5. Indeks – pole fakultatywne – to pole przeznaczone do wpisania wewnętrznego kodu towaru lub usługi nadanego przez podatnika albo dodatkowego opisu.
6. GTIN – pole fakultatywne – to globalny numer jednostki handlowej.
7. PKWiU / CN /PKOB – pole fakultatywne – to pola służące do wskazania kodu towaru / usługi według określonej klasyfikacji.
8. P_8A – pole opcjonalne – to jednostka miary – pole opcjonalne w przypadku faktur uproszczonych.
9. P_8B – pole opcjonalne – to ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług – pole opcjonalne w przypadku faktur uproszczonych.
10. P_9A – pole opcjonalne – to cena jednostkowa netto – pole opcjonalne w przypadku faktur uproszczonych oraz procedury marży.
11. P_9B – pole opcjonalne – to cena jednostkowa brutto – w przypadkach, gdy kwota podatku liczona jest metodą „w stu”.
12. P_10 – pole opcjonalne – to kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen (w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty), o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej – pole opcjonalne w przypadku procedury marży oraz dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz nabywcy z UE, zobowiązanego do rozliczenia VAT z tego tytułu (nie dot. samofakturowania).
13. P_11 – pole opcjonalne – wartość sprzedaży netto – to pole opcjonalne dla faktur uproszczonych oraz procedury marży.
14. P_11A – pole opcjonalne – to wartość sprzedaży brutto – w przypadkach, gdy kwota podatku liczona jest metodą „w stu”.
15. P_11Vat – pole fakultatywne – to kwota podatku dla poszczególnych pozycji faktury.
16. P_12 – pole opcjonalne – to stawka podatku – według słownika (23, 22, 8, 7, 5, 4, 3, 0, zw, oo, np). Pole opcjonalne w przypadku faktur uproszczonych i procedury marży.
17. P_12_XII – pole opcjonalne – to stawka podatku – wg procedury OSS.
18. P_12_Zal_15 – pole fakultatywne – to znacznik dla towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
19. KwotaAkcyzy – pole fakultatywne – to kwota podatku akcyzowego zawarta w cenie.
20. GTU – pole fakultatywne – to oznaczenie GTU (jak w JPK_V7).
21. Procedura – pole fakultatywne – to oznaczenia procedur wskazywane dla transakcji w JPK_V7 (np. TT_D, I_42, B_SPV etc.).
22. KursWaluty – pole fakultatywne – to kurs stosowany do przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej na PLN – dla poszczególnych wierszy.
23. StanPrzed – pole opcjonalne – to znacznik stanu przed korektą – w przypadku faktur korygujących dokonywanych przez wskazanie stanu przed i po korekcie.

Więcej informacji otrzymasz w Newsletterze „KSeF PRO”. Dołącz i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – Program “KSeF PRO” dla działów księgowych i biur rachunkowych