Poza omówionymi przez nas wcześniej początkowymi, właściwymi elementami e-faktur oraz kwestiami dotyczącymi wierszy i adnotacji, w e-fakturze występują także pola dotyczące faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych. W fakturach korygujących możemy znaleźć do wypełnienia wskazane pola:

• PrzyczynaKorekty – pole fakultatywne – to powód wystawienia faktury korygującej (np. pomyłka, zwrot towarów, rabat, etc.)
• TypKorekty – pole fakultatywne – wypełniane według skutku korekty w ewidencji VAT – według słownika: liczba 1 to faktura skutkująca w dacie ujęcia faktury pierwotne, 2 to faktura skutkująca w dacie wystawienia faktury pierwotnej, a 3 – faktura skutkująca w dacie innej, w tym gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne.
• DaneFaKorygowanej (W) – pole logiczne – to informacje dotyczące faktur będących przedmiotem korekty: daty wystawienia, numeru faktury, numeru KSeF (jeśli był nadany).
• OkresFaKorygowanej – pole opcjonalne – w przypadku opustu / obniżki ceny w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług w danym okresie.
• NrFaKorygowany – pole opcjonalne – pole stosowane w przypadku korekty numeru faktury – należy w nim wskazać numer poprawny. Błędny numer podaje się wówczas w polu NrFaKorygowanej.
• Podmiot1K – pole opcjonalne – w przypadku korekty danych sprzedawcy należy podać pełne dane tego podmiotu występujące na fakturze korygowanej. Pole nie dotyczy przypadku korekty błędnego NIP na fakturze pierwotnej – wówczas wymagana jest korekta faktury do zera.
• Podmiot2K – pole opcjonalne – w przypadku korekty danych nabywcy (Podmiot2) lub dodatkowego nabywcy (wskazanego jako Podmiot3) należy podać pełne dane tego podmiotu występujące na fakturze korygowanej. Nie dotyczy to korekty błędnego numeru identyfikacyjnego – wówczas wymagana jest korekta do zera. W przypadku korygowania innych danych podany numer identyfikacyjny musi być tożsamy z numerem wskazanym w części Podmiot2 / Podmiot3 faktury korygującej.
• P_15ZK – pole opcjonalne – tj. korekta zaliczki – w przypadku korekt faktur zaliczkowych należy wskazać kwotę zapłaty przed korektą, w przypadku korekt faktur rozliczeniowych (art. 106f ust. 3 ustawy) – kwotę pozostałą do zapłaty przed korektą.
• KursWalutyZK – pole fakultatywne – to kurs przyjęty do przeliczenia faktury zaliczkowej w walucie – przed korektą.

Poza nimi, możliwe do wypełnienia mogą być także pola dotyczące faktur zaliczkowych. Wśród nich dostępne są cztery podstawowe pola. Pierwsze z nich to P_6Z, czyli pole logiczne. Jest to data otrzymania płatności przed dokonaniem dostawy / wykonaniem usługi. Drugie to P_15Z, pole logiczne. Stanowi kwotę płatności (zaliczki). W przypadku faktur korygujących – to korekta kwoty zaliczki. Trzecie to KursWalutyZW, pole fakultatywne. To kurs waluty dla faktury zaliczkowej wystawionej w walucie obcej. W przypadku faktur korygujących – to kurs skorygowany. Ostatnie zaś to Zamowienie (W), tj. pole opcjonalne. Stanowi informacje o umowie lub zamówieniu, których dotyczy faktura zaliczkowa – jak dla wierszy faktury (w walucie, w której wystawiono fakturę zaliczkową).

Dodatkowe elementy e-faktury – dodatkowe informacje

W ramach omawiania kolejnych elementów faktur ustrukturyzowanych należy skupić się także na ich końcowych elementach, tj. dodatkowych informacjach zawartych w takiej fakturze.  Zawarte są tam pola przeznaczone na dodatkowe informacje niewymagane ustawą o VAT, w tym m.in. dotyczące zamówienia, warunków transakcji, rozliczenia i płatności. W tym węźle możemy wyróżnić pola takie jak:

1. FP – pole fakultatywne – to znacznik dla faktury wystawionej do paragonu (podanie liczby 1 = wybór).
2. TP – pole fakultatywne – to znacznik faktury wystawionej dla podmiotu powiązanego (1 – wybór).
3. DodatkowyOpis – pole fakultatywne / opcjonalne – to pola przeznaczone dla wykazywania dodatkowych danych na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów. Informacje podawane są w układzie „klucz – wartość”.
4. ZwrotAkcyzy – pole fakultatywne – tj. informacja dodatkowa niezbędna dla rolników ubiegających się o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego.
5. Rozliczenie (W) – pole fakultatywne – zawiera informację o dodatkowych obciążeniach lub odliczeniach wpływających na kwotę do zapłaty.
6. Platnosc (W) – pole fakultatywne – informacje dotyczące płatności – m.in. formy zapłaty, terminu płatności, rachunku bankowego, skonta, kwot już zapłaconych etc.
7. WarunkiTransakcji (W) – pole fakultatywne – zawiera informacje o umowie, zamówieniu, partii towaru, warunkach dostawy, przewoźniku, transporcie, przyjętym kursie umownym etc.

Poza omówionymi dodatkowymi informacjami, w e-fakturze znajduje się także tzw. stopka, czyli węzeł nieobowiązkowy pozwalający na wskazanie dodatkowych danych lub komentarzy do faktury oraz prezentację danych rejestrowych. W niej możemy znaleźć fakultatywne pole Informacje – w polu tym można wskazać np. bezpośrednią informację dla nabywcy (pozdrowienia/życzenia/zaproszenie), informacje dot. godzin pracy, informacje marketingowe / reklamowe czy np. wyróżnik określonego rodzaju faktur. Fakultatywne jest także pole Rejestry, które pozwala na wskazanie pełnej nazwy oraz numeru KRS, REGON, BDO podmiotu.

Na koniec warto wspomnieć, że wprowadzenie faktur elektronicznych ma na celu usprawnienie procesu rozliczeń handlowych, zmniejszenie kosztów drukowania i wysyłania papierowych faktur oraz przyspieszenie przetwarzania dokumentów finansowych. Odbiorcy faktur elektronicznych często mogą wykorzystać oprogramowanie do automatyzacji księgowości, co dodatkowo zwiększa efektywność procesu rozliczeniowego. KSeF niedługo stanie się obowiązkowy dla większości z nas, zatem już teraz warto zadbać o jego prawidłowe wdrożenie i poznanie odpowiednich elementów e-faktur i jej pól do wypełnienia.

Poznaj Program „KSeF PRO” i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF Program KSeF PRO