Przy wyborze wysyłki wsadowej lub interaktywnej warto zastanowić się najpierw nad tym, w jaki sposób będziemy autoryzować się w naszym KSeF. Przewidziane są cztery metody autoryzacji użytkownika w KSeF:
- uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- uwierzytelnienie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
- uwierzytelnienie podpisem zaufanym,
- uwierzytelnienie wygenerowanym przez KSeF ciągiem 40 znaków alfanumerycznych (token autoryzujący).
W przypadku pieczęci elektronicznej możemy skorzystać z różnego rodzaju dostawców, którzy mogą dostarczyć ją nam już nawet w przeciągu 24 albo 36 godzin. Ostatnia metoda będzie dla nas zaś dostępna po wcześniejszym uwierzytelnieniu się podatnika jedną z trzech pozostałych metod. Do tego, aby użytkownik mógł się autoryzować w KSeF, konieczne jest wcześniejsze uzyskanie uprawnień do korzystania z systemu.
Nadanie, zmiana lub usunięcie takich uprawnień będą możliwe bądź przez przeznaczony do tego interfejs udostępniony przez MF, bądź przez Portal Podatkowy, bądź poprzez pisemne zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Możliwe będzie upoważnienie więcej niż jednej osoby (podmiotu) do autoryzacji w systemie, w tym także osób nieposiadających polskiego NIP lub numeru PESEL
Dla spółek posiadających elektroniczną pieczęć zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach spółka w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę uprawnioną w jej imieniu do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość wskazać osobę fizyczną uprawnioną nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF. Istnieją dwie metody nadawania uprawnień:
- Elektronicznie przez interfejs KSeF,
- Papierowo (ZAW-FA).
Wysyłka wsadowa lub interaktywna w KSeF – różnice
Podstawowa, istotna różnica pomiędzy dwoma omawianymi systemami (wysyłką wsadową oraz interaktywną) objawia się tym, w jaki sposób autoryzujemy pliki w KSeF i wysyłamy faktury do Ministerstwa. Jeżeli decydujemy się na to, że wybieramy wysyłkę wsadową (która polega na tym, że łączymy wszystkie dokumenty jakie chcemy wysłać do Ministerstwa w jedną dużą paczkę), to potrzebna jest interakcja z użytkownikiem wysyłającym. Ta paczka musi być podpisana przez podpis albo pieczęć albo profil zaufany, jeżeli nie będzie podpisana, nie będzie przyjęta. Paczka będzie odrzucona także jeżeli podpisze ją dana osoba nieupoważniona do tego. Wysyłka wsadowa w KSeF polega zatem na przesyłaniu wielu faktur naraz do systemu. To efektywne rozwiązanie dla firm, które generują duże ilości faktur.
Przesyłanie wielu faktur naraz pozwala zaoszczędzić czas, szczególnie dla firm generujących duże liczby dokumentów. Jednakże problematyczne może być konieczność zapewnienia obecności i autoryzacji określonej osoby przy wysyłce wsadowej (wymagana jest jego fizyczna obecność przy komputerze np. z pieczęcią).
Działa to podobnie jak w przypadku wysyłce plików JPK, tam przygotowujemy pliki, wysyłamy, czekamy na przetworzenie, otrzymamy identyfikator, który pozwala śledzić proces i sprawdzamy czy proces się powiódł. Tu jest podobnie, natomiast różnica jest taka, że JPK wysyłamy co miesiąc, zaś faktury trudno sobie wyobrazić, że robimy to tak rzadko. Natomiast jeżeli nasza firma wystawia tysiące faktur miesięcznie, to taka interakcja z człowiekiem może być po prostu niewygodna, gdyż wymaga obecności danej osoby, także np. w godzinach wieczornych (na miejscu musi być osoba, która ma możliwość podpisania danej paczki, co może być kłopotliwe).
Wobec tego obecna jest druga metoda, czyli wysyłka interaktywna, która działa w nieco inny sposób. Osoba nie jest potrzebna przez cały czas, a tylko ktoś, kto jest upoważniony (posiada np. pieczęć elektroniczną) loguje się do systemu KSeF przez np. stronę Ministerstwa, generuje token autoryzacyjny i za pomocą tego tokenu system może wysyłać dokumenty bez konieczności obecności tej osoby i osobistej interakcji przez dany podmiot. Podpis później nie jest potrzebny, bo on de facto nie występuje, tylko występuje autoryzacja systemu po stronie Ministerstwa. Wysyłka interaktywna często to rozwiązanie odpowiednie dla firm, które generują mniejszą liczbę faktur lub preferują bardziej elastyczny proces przesyłania.
Wysyłka pojedynczych faktur w tym trybie wysyłki interaktywnej jest bardziej elastycznym rozwiązaniem i nadaje się do firm o różnych rozmiarach. Przy tym eliminujemy także konieczność fizycznej obecności przy wysyłaniu faktur w tym trybie, ponieważ to dostawca tej usługi realizuje za nas funkcjonalność związaną z podpisem, zatem system elektroniczny może wykorzystać tę usługę i wykonać podpis kompletnie bez obecności danej osoby w danym momencie. Jest to zrobione bezpiecznie i zgodnie z zasadami wymaganymi przez KSeF.
Problem może obejść także HSM, jednak jest to rozwiązanie o wiele droższe. Niektóre HSM starszej generacji mogą nie być także dostosowane do tego, żeby np. przechowywać pieczęć. Przed podjęciem finalnej decyzji warto zasięgnąć opinii dostawcy, czy możliwe dla danego urządzenia będzie wystawienie pieczęci. Może się okazać, że taki HSM może być odpowiedni do przechowywania podpisów danej osoby, ale do pieczęci już nie.
Warto przy tym jednak pamiętać, że jeżeli np. jest Jan Kowalski, który wygeneruje token, a następnie odbierzemy uprawnienia w systemie Janowi Kowalskiemu, to ten token przestanie obowiązywać. Ten token jest jego osobistym tokenem. Jeżeli zaś użyję pieczęci elektronicznej i wygeneruje token, to wtedy taki token nie wygaśnie dopiero nie wyślę wniosku w tym zakresie i nie zmienię sposobu autoryzacji użytkowników. Mając zatem pieczęć możemy wygenerować token, który będzie ważny na bardzo długi czas.
Dołącz do Newslettera KSeF PRO i bądź dobrze poinformowany w tematyce KSeF Newsletter KSeF PRO