W ramach KSeF dostępne są różne rozwiązania dotyczące wysyłki wsadowej i interaktywnej faktur. Wysyłka wsadowa faktur w KSeF oznacza zbiorczą wysyłkę wielu faktur w jednym pliku. Jest to rozwiązanie dedykowane przede wszystkim większym przedsiębiorstwom, które generują duże ilości faktur.

Wysyłka interaktywna faktur w KSeF polega zaś na przesyłaniu faktur na bieżąco, jedną po drugiej. Jest to rozwiązanie bardziej elastyczne i nadaje się zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych przedsiębiorstw. Jeżeli chodzi o wysyłkę interaktywną, to w tym przypadku na pewno dobrze byłoby wysyłać dokumenty do systemu albo od razu, albo w odstępach czasu 2-3h, w zależności od tego, ile faktur posiadamy. Można w tym zakresie dokonać prostych rachunków – ile dokumentów dziennie mamy, przedzielić ją przez bezpieczną wartość 2 minuty na dokument i zobaczyć, czy jestem w stanie zmieścić się w czasie, który zakładam (np. od godziny 20:00). Jeżeli się zmieścimy, to wszystko w porządku, natomiast jeżeli nie, to może warto te dokumenty wysyłać wcześniej.

Można także używać tej wysyłki od razu w momencie, kiedy te faktury się pojawią. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli wyślę fakturę, to nie mogę jej usunąć, muszę ją skorygować, jeżeli zajdą jakieś zmiany i została ona już przetworzona przez Ministerstwo. Jeżeli zaś w organizacji zdarza się, że faktura jest wystawiana, a zaraz wycofywana, to warto zrobić tak, że faktury wysyłamy partiami w określonych godzinach, a nie od razu. Jeżeli faktury od razu są poprawne, to nie ma problemu i nie ma potrzeby czekać, możemy od razu je wysyłać do Ministerstwa od razu, kiedy zostaną wystawione w naszym systemie.

Ministerstwo nie chwali się na ten moment także, jak duża jest infrastruktura dotycząca KSeF, wskazując tylko, że jest wystarczająca. Czy tak będzie – zapewne dowiemy się w pierwszych miesiącach przyszłego roku, kiedy to więcej podmiotów będzie dostępnych na platformie produkcyjnej. Obecnie jest ich zaledwie kilka tysięcy, a nie wszystkie wysyłają też na bieżąco faktury. Jeżeli pojawi się więcej podmiotów i nagle wszyscy zaczną wysyłać faktury, to może okazać się, że system nie jest odpowiednio wyskalowany i mogą pojawiać się (przynajmniej początkowo) jakieś problemy. Na początku może zatem być tak, że system nie będzie działać tak efektywnie, jak będziemy sobie tego życzyć.

Konsekwencje dotyczące wysyłki wsadowej i interaktywnej

Warto wskazać także na to, że sam KSeF nie determinuje nam tego, który ze sposobów wysyłki powinniśmy wybrać. To my, jako twórcy integracji możemy decydować o tym, jak chcemy to zrobić i działamy w wybrany sposób. Musimy zastanowić się najpierw to, co chcemy osiągnąć i wybieramy dogodną dla nas opcję.

Warto także pamiętać, że wysyłka wsadowa może zmniejszyć ryzyko błędów w procesie przesyłania faktur, ponieważ wszystkie dokumenty są przesyłane jednocześnie, co ogranicza możliwość przeoczenia faktury. Pojawiają się jednak jednocześnie problemy związane z błędami w paczkach faktur i naprawianiem pojedynczo tych błędów. Przedsiębiorstwa korzystające z wysyłki wsadowej muszą monitorować raporty zwrotne od KSeF, które mogą zawierać informacje o błędach w plikach wsadowych. Konieczne jest rozwiązanie tych błędów, co może wpłynąć na czas trwania procesu rozliczeń.

Natomiast dzięki wysyłce interaktywnej przedsiębiorstwa mają natychmiastowy dostęp do statusu przetwarzania faktur przez KSeF. To umożliwia bieżące śledzenie procesu rozliczeń. Wysyłka interaktywna pozwala także na przesyłanie faktur indywidualnie w dowolnym momencie. Jest to bardziej elastyczne rozwiązanie, które umożliwia reagowanie na bieżące potrzeby firmy. Jednak może to również oznaczać, że firma musi monitorować i przesyłać faktury w miarę ich generowania.

Wybór może dotyczyć także różnych sposobów autoryzacji w systemie. Trzeba przy tym pamiętać, iż przedsiębiorstwa korzystające zarówno z wysyłki interaktywnej, jak i wysyłki wsadowej, muszą zintegrować swoje systemy księgowe z KSeF za pomocą interfejsów API lub innych narzędzi, co może wymagać pewnych nakładów technicznych i finansowych.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur w Polsce oferuje różne rozwiązania dotyczące wysyłki faktur, zarówno wsadowej, jak i interaktywnej. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od potrzeb i rozmiaru firmy oraz jej preferencji. Zarówno wysyłka wsadowa, jak i interaktywna w KSeF mają swoje konsekwencje. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od indywidualnych potrzeb firmy, ilości generowanych faktur i poziomu elastyczności, który jest wymagany. Wysyłka wsadowa jest bardziej zbiorcza i może być bardziej efektywna dla dużych przedsiębiorstw, podczas gdy wysyłka interaktywna jest bardziej elastyczna i nadaje się do bardziej dynamicznych procesów biznesowych. W obu przypadkach KSeF przyczynia się do uproszczenia i usprawnienia procesu rozliczeń podatkowych w Polsce.

Trudno tutaj wskazać na jedną uniwersalną radę dotyczącą tego, który rodzaj wysyłki będzie bardziej odpowiedni dla Twojego przedsiębiorstwa. Zależy to od szeregu różnych czynników, a także wymaga sprawdzenia tego, jak w praktyce będą kształtowały się aspekty dotyczące dokonywania wysyłki wsadowej oraz interaktywnej.

Dołącz do Newslettera KSeF PRO i bądź dobrze poinformowany w tematyce KSeF Newsletter KSeF