Wady i zalety wysyłki wsadowej
Wysyłka wsadowa polega na tym, że zbieramy wszystkie pliki, które chcemy wysłać do KSeF, pakujemy je w paczkę i tę paczkę wysyłamy. Technicznie nie jest to aż tak proste, bo wchodzą w grę sytuacje związane z kryptografią, dzieleniem tej paczki na mniejsze części, z podpisywaniem każdej części itd. Jest to zatem proces do obsłużenia bardziej skomplikowany niż ta tradycyjna wysyłka interaktywna, natomiast posiada kilka pozytywnych elementów. Pierwszy z nich jest związany z tym, że wysyłka interaktywna posiada ograniczenia co do wielkości dokumentu (ok 1 MB na pojedynczy dokument).
Nie ma tam problemu z ilością wysyłanych dokumentów, ale pojedynczy dokument nie może przekroczyć 1 MB. Pytanie – czy jest to dużo czy mało? Wiele osób nigdy nie przekroczy (nawet nie znajdzie się blisko tego limitu), natomiast w przypadku dużych firm mogą pojawić się sytuacje, gdzie mają tak dużo pozycji na fakturze, że może stanowić to problem. Jeśli wówczas nie damy rady podzielić faktury na mniejsze części, to nie będziemy w stanie wysyłać ich wysyłką interaktywną i musimy wysyłać je w formie wysyłki wsadowej.
Drugim elementem, który może być pozytywny, to kwestia daty zapisania dokumentu. W przypadku wysyłki wsadowej za datę przyjmuje się moment, kiedy zostanie zainicjowana wysyłka. Jeżeli mamy duży plik – np. 100.000 dokumentów, ma on swoją wagę i będzie on przesyłany wiele minut i będzie także procesowany przez jakiś czas po stronie Ministerstwa, to w momencie, kiedy zaczniemy (zainicjujemy) wysyłanie pierwszej z paczek, to ta data jest uznawana za moment, kiedy faktura została wystawiona. Jeżeli robimy to na tyle krótko przed północą, co może spowodować, że data faktury będzie inna aniżeli ta, którą faktycznie byśmy chcieli, żeby dana faktura miała, to wysyłka interaktywna może nam tego nie zagwarantować. Datą będzie bowiem data, kiedy Ministerstwo przetworzy dokument.
Na środowisku testowym trwa to obecnie kilkanaście sekund, natomiast na środowisku produkcyjnym powinno to trwać znacznie krócej. Natomiast w tej chwili nie mamy zbyt wielu użytkowników i nie wiemy, jak to będzie wyglądało finalnie. Ministerstwo nie podało także na jakich próbkach dokonywało testów i nie wiemy, ile faktycznie będzie mogło trwać takie przetwarzanie (ma trwać maksymalnie do dwóch godzin, zatem wysyłanie faktur po 22 może skutkować ich przetworzeniem przynajmniej w części po północy). Jeżeli chcemy się zabezpieczyć przed taką sytuacją, to być może wysyłka interaktywna będzie dobrą alternatywą.
Jeżeli jednak w paczce wsadowej zawierającej kilkaset dokumentów pojawi się choć jeden błąd, to dotyczy on całej paczki. Wtedy nie jest usuwana ta jedna pojedyncza faktura, ale cała paczka. Jeżeli zatem wyślemy paczkę po 22, Ministerstwo stwierdzi, że jedna faktura jest błędna, to wtedy cała paczka idzie do kosza. Musimy wysłać ją jeszcze raz, a przygotowanie tej paczki może trwać. Musi być też obecna osoba, która poprawi ten błąd o tej porze – często wynika to z błędnych danych, nie z błędu systemu. Wtedy często nie możemy poprawić tego błędu automatycznie. Uzyskujemy jednak informacje o tym, który dokument nie był prawidłowy. Możemy wtedy spróbować wysłać całą paczkę jeszcze raz poza tym jednym dokumentem i jego wysłać oddzielnie.
Natomiast jak wynika z testów, informacja o błędzie dotyczy pierwszego znalezionego błędu. Oznacza to, że jeżeli tych błędów jest dziesięć, to będziemy musieli wysyłać kilkanaście razy tę paczkę, poprawiając po kolei każdy błąd. Ministerstwo pracuje ciągle nad systemem i w przyszłości być może zostanie wprowadzone rozwiązanie, na mocy którego podatnik otrzyma kompleksową informację dotyczącą tego, jakie błędy znajdują się w paczce, które są to pliki i ile ich jest. Wobec tego, zalety tej wysyłki mogą być także jej wadami, na co warto zwrócić uwagę i o czym warto wiedzieć przed dokonaniem wyboru.
Wady i zalety wysyłki interaktywnej
Natomiast wysyłka interaktywna także posiada swoje zalety. Największą cechą pozytywną jest to, że jest to rozwiązanie tańsze oraz automatyczne. Możemy tutaj działać bez HMS i pieczęci elektronicznej typu B, to z użyciem zwykłej pieczęci elektronicznej i wygenerowanego tokenu, mogę prowadzić taką wysyłkę automatycznie bez obecności człowieka. Po drugie, jeżeli wysyłam kilkadziesiąt dokumentów na raz i jeden z nich jest nieprawidłowy, to w żaden sposób nie dotyczy to pozostałych dokumentów wysłanych krótko przed bądź krótko po. Problem w dokumencie dotyczy tylko jednego dokumentu i informacje o takim problemie dostajemy dość szybko.
Jeśli chodzi o wysyłkę wsadową, to warto wiedzieć, że z nią jest związana tzw. sesja. Zaczynając wysyłanie faktur zaczynamy pewną sesję – sesję komunikacji z systemem KSeF. W trakcie tej sesji wystawiamy dokumenty i te dokumenty trafiają do Ministerstwa, są od razu przetwarzane (zaczyna się proces autoryzacji i nadania numeru). Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie – mogę wysyłać dokumenty i sprawdzać, jaki jest status wysłanych do tej pory dokumentów. Nie muszę czekać do końca wysłania wszystkich paczek, nie muszę kończyć sesji, mogę na bieżąco reagować na daną sytuację.
Wadą tego rozwiązania jest wielkość plików – przekroczenie tego limitu 1 MB i nie ma na to innej rady obecnie aniżeli wystawienie dokumentu z mniejszą liczbą pozycji. Daną sesję możemy otwierać i zamykać – zamknięcie sesji po zakończeniu wysyłki powoduje, że po stronie Ministerstwa wygeneruje się UPO. Nadanie numeru w KSeF nie zależy jednak od zamknięcia sesji – nastąpi to, gdy Ministerstwo przetworzy dokument, nawet gdy dana sesja trwa. Sesja zamyka się automatycznie po 2 godzinach nieaktywności, o czym także warto pamiętać. Mogę jednak otworzyć kolejną sesję – nie ma w tym zakresie ograniczeń.
Poznaj Program „KSeF PRO” i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF Program KSeF PRO