Przygotowania do wdrożenia KSeF

Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ważny krok w kierunku efektywności i zgodności z obowiązującymi przepisami. Przygotowanie i dokładne przestrzeganie planu pomogą zminimalizować zakłócenia i skutecznie wprowadzić e-faktury do codziennych operacji firmy. Pojawia się zatem pytanie – w jaki sposób już teraz przygotować się na wdrożenie KSeF w Twoim przedsiębiorstwie?

Przede wszystkim – zapoznaj się z ogólnymi regulacjami oraz wymogami prawnymi w tym zakresie. Jeśli wiesz, że KSeF będzie Ciebie dotyczył, to warto zastanowić się także nad tym, jaki jest zakres przedmiotowy KSeF i jakich rodzajów faktur będzie on dotyczył. Jeśli chodzi o to, jakie faktury będą podlegały KSeF to będą to:

• Faktury podstawowe (w tym dokumentujące WDT oraz eksport), faktury zaliczkowe.
• Faktury korygujące, faktury korygujące do faktur wystawionych poza KSeF, faktury korygujące zbiorcze, faktury rozliczeniowe.
• Faktury wystawiane w procedurze samofakturowania.
• Faktury do paragonów.
• Faktury VAT Marża.
• Faktury RR (od rolników ryczałtowych).
• Faktury zerowe (może się zdarzyć taka sytuacja, że konieczne będzie wystawianie faktur zerowych z uwagi na to, że znikną nam faktury korygujące).

Faktury zaś, które nie wejdą do systemu KSeF i nie będą jemu podlegały to:

• Faktury pro-forma i duplikaty faktur.
• Dokumenty rozliczające VAT w sprzedaży bezrachunkowej lub wydaniach na cele marketingowe (popularnie nazywane fakturami wewnętrznymi).
• Bilety autostradowe, lotnicze, kolejowe, promowe.
• Noty VAT (od lipca 2024 roku żegnamy się z notami korygującymi).

W telegraficznym skrócie zatem – jakie faktury będą obowiązkowe w KSeF? Są to: faktury B2B – towarowe, usługowe, zaliczkowe; faktury dokumentujące zarówno transakcje krajowe jak i zagraniczne (WDT, eksport, eksport usług); faktury do paragonów; faktury dotyczące szczególnych procedur rozliczenia – VAT marża, faktury VAT RR; a także faktury korygujące. Wyłączone zaś z tego obowiązku zostały: faktury B2C; faktury wewnętrzne ; faktury pro-forma; dokumenty zrównane z fakturą – bilety; dowody wniesienia opłaty za przejazd autostradą; a także faktury uproszczone i faktury wystawiane na kasach fiskalnych (w dotychczasowej formie do końca 2024 r.).

Wobec tego można uznać, że KSeF ma szeroki zakres podmiotowy, obejmując nie tylko różne faktury, ale również różne branże i rozmiary firm. System ten skupiał się będzie na przetwarzaniu i przyjmowaniu faktur ustrukturyzowanych, a także będzie on obsługiwał różne rodzaje faktur. Przejście na obowiązkowy KSeF może w dłuższej perspektywie czasowej przynieść liczne korzyści, jednak konieczne jest podjęcie odpowiednich działa w tym zakresie. Warto zauważyć, że dostosowanie się do KSeF wymaga przygotowania, ale długoterminowe efekty przewyższają potencjalne wyzwania.

Jak jeszcze się przygotować?

Poza przepisami prawa, istotne dla rozpoczęcia przygotowań związanych z KSeF są także wszelkie kwestie techniczne, jak i informatyczne. Kluczowe jest zastanowienie się nad tym, co to dla mnie oznacza? Co wprowadzenie KSeF oznacza dla mojej firmy? Poza tą analizą, istotne jest także zapoznanie się ze zmianami (nowelizacja ustawy o VAT, wzór schemy FA(2)) i ocena ich konsekwencji dla naszej organizacji.

Kolejny z kroków obejmuje analizę tego, co już mam w tym zakresie i czego jeszcze potrzebuję? Czy mój obecny system obsłuży KSeF czy może potrzeba wprowadzenia jakichś zmian w tym zakresie? Niezwykle istotna w tym zakresie jest analiza dostępnych rozwiązań w organizacji i wybór technologii do komunikacji z KSeF. Często w tym zakresie konieczne jest podjęcie współpracy z zewnętrznymi podmiotami.

Przy ocenie posiadanego do tej pory systemu warto zastanowić się nad tym, czy nie jest to system starszej generacji, dawno nieaktualizowany. Problematyczne mogą być także systemy pisane na zamówienie, ale pozbawione wsparcia. Kłopot stanowić może również brak licencji na aktualizację czy też systemy o rozproszonej architekturze, które nie posiadają jednego źródła tzw. master data. Wówczas może okazać się, że konieczne będzie wprowadzenie w naszej firmie nowego systemu, który pozwoli na sprawną obsługę KSeF.

Pojawia się pytanie – na co zwrócić uwagę wybierając rozwiązanie obsługujące KSeF? Podstawowe aspekty, o których warto pamiętać to przede wszystkim:

1. wsparcie i SLA,
2. harmonogram wdrożenia,
3. testy i wsparcie testów ze strony producenta oprogramowania,
4. architektura i konieczność zakupu dodatkowej infrastruktury,
5. rodzaj licencji, sposób rozliczania.

Poza powyższymi, warto także zwrócić uwagę na to, w jaki sposób system lub moduł został zintegrowany z KSeF – tj. np. czy moduł działa w całości bez nadzoru człowieka. Ważne może być także, to, czy jeśli generowane są tokeny autoryzacyjne, to czy jest to realizowane w sposób bezpieczny (zgodny z obowiązującymi przepisami i wymogami). Istotne jest również rozważenie tego, jakich dostawców usług zaufania wspiera oprogramowanie, czy jest potrzeba instalowania dodatkowych składników oprogramowania, a także np. czy mam już teraz zgodną wersję oprogramowania i systemu operacyjnego z wymaganiami dla modułu KSeF.

Wskazane działania stanowią dwa pierwsze z tzw. siedmiu kroków, których przejście jest konieczne do skutecznego wdrożenia KSeF w Twoim przedsiębiorstwie. Pozostałe pięć kroków związanych z wprowadzeniem KSeF zostanie przedstawione w ramach kolejnych artykułów w Newsletterze KSeF.

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie Program KSeF PRO