Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to kluczowy krok w usprawnianiu procesów związanych z obsługą faktur ustrukturyzowanych w danym przedsiębiorstwie. Poniżej przedstawiamy 7 kroków, które pomogą w efektywnym wdrożeniu KSeF w Twojej firmie. Kroki te prezentują się w następujący sposób:
- Krok 1. KSeF – co to dla mnie oznacza? Zapoznanie się ze zmianami (nowelizacja ustawy o VAT, wzór schemy FA(2)) i ocena ich konsekwencji dla organizacji.
- Krok 2. KSeF – co już mam i czego jeszcze potrzebuję? Analiza dostępnych rozwiązań w organizacji i wybór technologii do komunikacji z KSeF.
- Krok 3. KSeF – jak zorganizować pracę? Organizacja pracy – dostosowanie pracy do wybranego rozwiązania IT.
- Krok 4. KSeF – moje dane na e-fakturze. Mapowanie danych oraz ustalenie zakresu informacji prezentowanych na e-fakturze.
- Krok 5. KSeF – rozpoczęcie komunikacji z KSeF. Wdrożenie i przetestowanie wybranego rozwiązania technologicznego.
- Krok 6. KSeF – dostosowanie procesów do nowego systemu. Weryfikacja procesów funkcjonujących obecnie w organizacji, identyfikacja obszarów wymagających zmiany i wprowadzenie zmian.
- Krok 7. KSeF – start! Rozpoczęcie korzystania z KSeF – najlepiej jeszcze przed 1 lipca 2024 roku.
Kroki numer 3 i 4
Pierwsze dwa wskazane kroki zostały przez nas omówione w ramach poprzednich artykułów newslettera KSeF PRO. W dzisiejszym opracowaniu skupimy się natomiast na krokach nr 3 oraz 4. Trzeci z omawianych kroków dotyczy bowiem organizacji pracy w KSeF. Najistotniejsze w tym zakresie jest dostosowanie pracy do wybranego przez nas wcześniej rozwiązania IT. W tej kwestii pojawia się zasadnicze pytanie – jakie procesy w organizacji mogą z uwagi na wprowadzenie KSeF wymagać zmiany? Procesy, na jakie warto zwrócić uwagę to przede wszystkim:
- Uprawnienia do wystawiania i dostępu do faktur.
- Terminowość i kompletność danych przekazywanych „z biznesu” lub od klienta, zasady akceptowania faktur.
- Załączniki i inne dokumenty towarzyszące fakturze.
- Identyfikacja procesów zakupowych i przypisanie faktur do właściwego trybu obiegu dokumentów.
- Postępowanie z fakturami błędnymi lub niezasadnymi oraz próbami wyłudzenia.
- Określenie zasad rozliczania i alokacji płatności, a także wiele innych.
Konieczne w tym kroku będzie zatem dostosowanie pracy pod kątem wymogów technicznych. Kwestie, jakie należy w tym wypadku rozważyć to m.in. przygotowanie danych do faktury (tj. mapowanie), autoryzacje, tryb wysyłki, a także weryfikacja statusu i zwracanie nr KSeF.
Natomiast czwarty z kroków odnosi się do danych zawartych w e-fakturze dotyczących danego podmiotu. Najbardziej istotne aspekty w tym kroku to mapowanie danych oraz ustalenie zakresu informacji prezentowanych na e-fakturze. Konieczne w tym zakresie może być zapoznanie się z odpowiednim schematem XML istotnym dla faktur ustrukturyzowanych, a także tym, jakie posiada on elementy i pola. Schemat XML to pewnego rodzaju definicja, która mówi czy dokument XML jest prawidłowy czy nie. Jeśli jest prawidłowy, to spełnia reguły przewidziane w schemacie. Schemat jest zatem swego rodzaju receptą, która mówi, w jaki sposób można wystawić fakturę. Taki schemat posiada różnego rodzaju pola: pola obligatoryjne, logiczne, opcjonalne oraz fakultatywne.
Pierwsze z nich, tj. pola obligatoryjne to pola, których wypełnienie jest niezbędne, aby plik XML mógł zostać uznany za fakturę. Stanowią one podstawowe pola konstrukcyjne faktury, a konieczność ich wypełnienia nie zależy od żadnego warunku czy też zaistnienia określonego zdarzenia. Przykładami takiego pola jest NIP sprzedawcy; pole P_1 (data wystawienia faktury) czy też pole P_2 (kolejny numer faktury).
Pola logiczne zaś to pola, których wypełnienie jest obligatoryjne, jeżeli spełniony został warunek w postaci wypełnienia innego pola w pliku XML. Przykładowo, jeżeli podatnik zaznaczy w polu P_19 (dostawa towarów lub usług zwolnionych) pozycję „1”, to wtedy konieczne stanie się wypełnienie jednego z pól: P_19A, P_19B lub P_19C, oznaczających podstawę zastosowanego zwolnienia.
Trzecie z nich, tj. pola opcjonalne to pola, których wypełnienie staje się obligatoryjne, jeżeli spełniony jest warunek ustawowy. Przykładowo dla faktury wystawianej do paragonu wymagane jest wypełnienie pola FP wartością „1”. Z kolei w przypadku gdy zaznaczona zostanie adnotacja o tym, że dostawa dotyczy nowych środków transportu, wymagane staje się wypełnienie pola P_22A (data dopuszczenia do używania). Za pola opcjonalne należy uznać także pola do wskazywania wartości sprzedaży i kwoty podatku w podziale na stawki podatku. Ich wypełnienie jest obligatoryjne wyłącznie, gdy faktura dokumentuje transakcję, gdzie wystąpiła sprzedaż z konkretną stawką.
Ostatnie to pola fakultatywne – tzn. pola, których wypełnienie zawsze jest zależne wyłącznie od woli wystawcy faktury. Przykładem takiego pola jest pole P_1M (miejsce wystawienia faktury); pola P_22MK, P_22MD czy też pole P_22DB (odpowiednio marka, model i kolor nowego środka transportu) czy pole DodatkowyOpis. Warto przy tym pamiętać, że fakultatywne jest wypełnienie stopki faktury, a także niektórych węzłów (Rozliczenie, Płatność, Warunki Transakcji i Zamówienie). Samo posiadanie danych w systemie księgowym nie przesądza o konieczności ich podania w polach fakultatywnych. Jest to zależne wyłącznie od decyzji podatnika. Nadto, można wskazać, że często wykorzystywane w praktyce elementy fakultatywne to m,in. Węzeł „Płatność”; Węzeł „Rozliczenie” czy też Pola „Stopka” i „DodatkowyOpis”.
Więcej informacji o KSeF w Newsletterze KSeF PRO – dołącz Newsletter KSeF PRO