W poprzednich artykułach skupialiśmy się na siedmiu krokach dotyczących wdrożenia KSeF, z których szerszego omówienia wymagają pozostałe trzy ostatnie kroki. O KSeF mówimy już dzisiaj, że jest on rewolucją, że jest to temat pilny i należy naprawdę dużo na ten temat wiedzieć. Nie jest to bowiem tylko drobna zmiana w zakresie wystawiania dokumentów, tylko totalna rewolucja w tym zakresie. Sam system KSeF zacznie funkcjonować i obejmie wszystkich tych, którzy wystawiają faktury dla biznesu – od 1 lipca 2024 roku. Na ten moment nie słychać, aby ten termin miał być przesunięty. Data ta była już kilka razy zmieniana, więc nie wydaje się, aby miał być on kolejny raz przesuwany.
Zmieni się wszystko – przeobrazi się cały obszar, zarówno od strony merytorycznej (ma to swoje konsekwencje w podatkach, ewentualnie w kontrolach podatkowych), jak również w zakresie obiegu faktur, schematu ich wystawiania czy też ich odbiór. Wszystko to objęte będzie dużą rewolucją, musimy się do tego przygotować, bo zmiany będą także w zakresie technologicznym. Musimy przygotować do tego nasze sprzęty, nasze oprogramowanie, a także my musimy przygotować się do tego mentalnie. Przed nami sporo decyzji do podjęcia, wiele zmian do przeprowadzenia i jeśli jeszcze ktoś nie czuje tego ,,ciśnienia”, że już dzisiaj powinno zaczynać się prace nad przygotowaniem się do KSeF, to należy sobie uświadomić, że tego czasu przygotowania nie jest już wcale dużo. A wręcz przeciwnie – jest już go naprawdę mało.
Poza wskazanymi wcześniej siedmioma krokami (dotyczącymi m.in. zapoznania się ze zmianami, analizy dostępnych rozwiązań, organizacji pracy, określenia danych na e-fakturze czy też wdrożenia i przetestowania wybranego rozwiązania technologicznego), omówienia wymagają pozostałe trzy kroki. Obejmują one kwestie takie jak:
- Krok 5. Rozpoczęcie komunikacji z KSeF – wdrożenie i przetestowanie wybranego rozwiązania technologicznego
- Krok 6. KSeF – dostosowanie procesów do nowego systemu. Weryfikacja procesów funkcjonujących obecnie w organizacji, identyfikacja obszarów wymagających zmiany i wprowadzenie zmian.
- Krok 7. KSeF – start! Rozpoczęcie korzystania z KSeF – najlepiej jeszcze przed 1 lipca 2024 roku.
Obecnie krążą głosy dotyczące ewentualnego przesunięcia terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF, natomiast nie jest to potwierdzone, a gdyby nawet się tak stało, to nie wpłynie to na to, że i tak obecnie jest właściwy moment, aby zwłaszcza duże organizacje zaczęły już wprowadzanie regulacji związanych z KSeF w swojej firmie. Jest to proces, który wymaga dużo czasu. Jest to nie tylko proces technologiczny, ale odnosi się również do aspektów związanych z prawem, zwłaszcza prawem podatkowym. Wdrożenie KSeF to głównie zaznajomienie się z ustawą o VAT, ale także kwestie techniczne, czyli np. wzór schemy faktury FA(2) udostępnionej przez MF już od września tego roku. Analizując te przepisy i faktury, możemy wyciągnąć pewne konsekwencje i wnioski dla naszej organizacji, jak należy się do tego przygotować.
Na co zwrócić uwagę już teraz?
Już w tym momencie powinniśmy uzmysłowić sobie, jakie mamy dostępne rozwiązania na gruncie organizacji i chociażby z punktu widzenia technicznego dokonać prawidłowego wyboru technologii, aby skomunikować się z KSeF. Wymaga to rozważenia, z jakich rozwiązań informatycznych i programów korzystamy, czy nie wymagają one aktualizacji czy też dostosowania, tak aby nie okazało się na etapie lipca 2024 roku, że mamy jakieś problemy z tego punktu widzenia.
Sam KSeF to oprócz zagadnienia prawno-podatkowego, to też pewien proces, który u zdecydowanej większości podatników prowadzących działalność gospodarczą wymusi organizację pracy, dostosowanie stanowisk pracy, a czasem także nawet zastanowienie się nad tym, jak przeorganizować całą pracę naszej firmy. Warto zastanowić się nad tym już teraz, nawet jeśli KSeF chcemy wprowadzić nawet za miesiąc, dwa. Dotyczy to nie tylko strony zarządczej, ale także strony IT, czyli dostosowania tych nowoczesnych technologii do tego ogromnego rozwiązania, jakim jest Krajowy System e-Faktur.
Już teraz wielu podatnikom zaleca się, aby już teraz zastanowić się przy przedmiocie prowadzonej przez nas działalności gospodarczej jak my wystawiamy teraz faktury, jakie dane na nich umieszczamy. Bowiem gdy wejdziemy już do KSeF i zmierzymy się z występującym wzorem faktury FA(2), to tam jest dużo więcej pól, aniżeli w takiej standardowej fakturze. Aby zaś nadmiarowo nie przesyłać informacji do organów podatkowych, to można zastanowić się nad mapowaniem danych oraz zakresem informacji, które zostaną przekazane i prezentowane na takiej e-fakturze.
Sam KSeF to wiele aspektów dotyczących strony elektronicznej, ale także przetestowanie wybranego rozwiązania technologicznego oraz dostosowanie procesów do nowego systemu. Trzeba również zweryfikować procesy, które obecnie funkcjonują w systemie oraz wychwycić te procesy, które wymagają zmiany i wprowadzenie tych zmian. Przygotowanie do KSeF w Twojej firmie obejmuje zatem poszczególne kroki, które należy po kolei spełnić już teraz, aby być gotowym do wdrożenia systemu, kiedy nadejdzie już ostateczny termin wskazany przez ustawodawcę. Termin 1 lipca 2024 roku może wydawać nam się odległy, ale patrząc na doświadczenie i praktykę, wiele firm (zwłaszcza te duże), które zaczynają wdrażać ten KSeF już teraz widzą (ewentualnie obawiają się), czy będą w stanie zdążyć do tego okresu.
KSeF daje nam także wiele nowych narzędzi w naszych rękach. Firmy muszą dostosować swoje systemy do wymogów KSeF oraz przystąpić do migracji istniejących rozwiązań do systemu e-faktur. Istnieje także konieczność szkolenia pracowników, zarówno z zakresu obsługi KSeF, jak i związanych z procedurami fakturowania. Nowe narzędzia dotyczą także bezpieczeństwa danych, ich ochrony, integracji z systemami zewnętrznymi, monitorowaniem i raportowaniem działań, aktualizacją procedur, a także dostosowywaniem do zaistniałych zmian.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie Program KSeF PRO