W kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorstwa starają się zaliczać bardzo wiele pozycji, w tym także te na reprezentację oraz drobne wydatki związane z zatrudnianymi pracownikami. Pojawia się pytanie – czy także wydatki związane np. z zakupem kawy albo poczęstunku mogą stanowić koszty firmowe dla przedsiębiorstwa?
Wydatki na kawę w kosztach firmowych?
Przedsiębiorstwa często zaliczają wydatki na kawę jako część kosztów uzyskania przychodów, jeśli są one związane z pracą pracowników zatrudnionych na etat. Wydatki na kawę mogą być rozliczane, jeśli są one związane z pracą pracowników w firmie, np. spotkania biznesowe, obsługa klienta czy przerwy w pracy. Polityka wydatków firmy może określać limity i wytyczne dotyczące takich kosztów dla pracowników etatowych.
Należy przy tym pamiętać, iż przedsiębiorstwa muszą często zachować dokumentację potwierdzającą związane z tym wydatkami faktury czy paragony, ale także mogą mieć specjalne zasady dotyczące rozliczania kosztów dla pracowników etatowych. Wiele przedsiębiorstw miało także wątpliwości w zakresie tego, czy takie wydatki mogą zaliczyć do kosztów firmowych w stosunku tylko do swoich pracowników zatrudnionych na etat, czy także wobec np. osób pracujących na umowach cywilnoprawnych albo samozatrudnionych.
Tak, ale nie dla wszystkich – wyrok NSA
W tej kwestii w ostatnim czasie zapadł istotny wyrok NSA. Sprawa dotyczyła przedsiębiorstwa (spółki) zatrudniającej w swoich strukturach kilka tysięcy osób, natomiast nie były to tylko osoby pracujące tam na podstawie umowy o prace, ale także zatrudnione w ramach umowy zlecenia czy też o dzieło, a także osób współpracujących na podstawie umowy B2B (prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą). Pytanie dotyczyło zaś tego, czy wydatki związane z zakupem dla tych wszystkich osób np. poczęstunku czy też artykułów gastronomicznych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu przez spółkę. Sprawa trafiła przed NSA w październiku 2023 roku, kiedy to zapadł omawiany wyrok.
NSA w wyroku podkreślił, iż wydatki danego przedsiębiorstwa na różnego rodzaju poczęstunek czy też artykuły spożywcze (w tym kawę) dla osób świadczących pracę dla tej firmy na podstawie samozatrudnienia czy też umowy cywilnoprawnej, nie są związane z przychodami przedsiębiorstwa, zatem nie mogą być zaliczone do kosztów firmowych. Jak wskazano w uzasadnieniu wyroku: ,,Jeżeli ktoś organizuje sobie zatrudnienie, kierując się zwiększeniem własnych korzyści, to działając samodzielnie i na własny koszt, podejmuje wszelkie czynności mające spowodować powstanie jego przychodu i nie potrzebuje dodatkowej motywacji”.
W ocenie NSA wydatki na kawę i poczęstunek jako koszty firmy mogą być możliwe do rozliczenia, ale powinny one dotyczyć pracowników zatrudnionych na etat, a nie osób współpracujących w ramach umów typu B2B. Osoby współpracujące na zasadzie umów B2B są zazwyczaj traktowane jako kontrahenci lub współpracownicy zewnętrzni, a nie pracownicy etatowi. Wydatki na kawę czy też poczęstunek dla tych osób w ocenie sądu nie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodów dla firmy, ponieważ koncentrują się na świadczeniach usług lub dostarczaniu produktów zewnętrznym partnerom. Różnice w kwalifikacji kosztów wynikają zaś z odmiennego statusu zawodowego oraz umów, na jakich opiera się współpraca.
W związku z tym, za wydatki firmowe na kawę czy też poczęstunek nie mogą być uznane wydatki poczynione na rzecz osób samozatrudnionych czy też współpracujących na mocy umowy B2B z danym przedsiębiorstwem. NSA tym samym uznał, że dane przedsiębiorstwo może zaliczyć do kosztów firmowych wydatki na kawę czy też przekąski tylko dla swoich pracowników zatrudnionych na etacie. Wyrok jest szeroko komentowany oraz kontrowersyjny z uwagi na to, że wiele osób zarzuca organom oraz sądowi nieznajomość realiów dzisiejszego rynku pracy.
Reasumując, ze wskazanego wyroku wynika, że w Polsce wydatki na kawę jako koszty firmy mogą być możliwe do rozliczenia jedynie dla pracowników zatrudnionych na etat, którzy wykonują pracę w ramach relacji pracodawca-pracownik. W stosunku do osób zatrudnionych na zasadzie umów B2B przedsiębiorstwa zazwyczaj nie mają możliwości rozliczenia takich kosztów, ponieważ są oni traktowani jako kontrahenci zewnętrzni, a nie pracownicy etatowi. Bądź na bieżąco z najważniejszymi zmianami podatkowymi, dołącz do Instytutu IKiDP – rejestracja