Dostosowanie procesów do nowego Krajowego Systemu e-Faktur jest kluczowym krokiem dla przedsiębiorstw, które wkrótce będą zobowiązane do przejścia na elektroniczną wymianę dokumentów księgowych w Polsce. Obejmuje to szereg istotnych działań mających na celu skuteczną adaptację procesów księgowych do wymogów i specyfiki funkcjonowania nowego systemu.

Dostosowanie procesów do KSeF odnosi się zarówno do faktur zakupowych, jak i sprzedażowych. Dla faktur sprzedażowych proces ten składa się z następujących kroków:

• przygotowanie merytoryczne faktury – posiada to wiele systemów, rozważenia wymagają także pola nieobligatoryjne (mapowanie danych),
• przygotowanie techniczne faktury – kwestie kluczowe to pliki xml oraz poprawność techniczna,
• autoryzacja użytkownika w systemie KSeF – czyli cztery metody autoryzacji, o których warto pamiętać,
• wysyłka faktury do systemu KSeF – warto rozważyć kwestie dotyczące czasu reakcji, a także masowego wysyłania faktur,
• walidacja faktury i jej przyjęcie (bądź nie) do systemu KSeF – tj. odrzucenie błędnych faktur,
• nadanie numeru referencyjnego – identyfikujący daną fakturę, co pozwala nam stwierdzić, że dana faktura została dostarczona do systemu.

Dostosowanie procesów do nowego systemu obejmuje swoim zakresem zatem przede wszystkim weryfikację procesów funkcjonujących obecnie w organizacji, jak również identyfikacja obszarów wymagających zmiany.

Dla faktur zakupowych proces obejmuje natomiast kroki takie jak:

• Pobranie faktury z systemu KSeF – w tym zakresie brak jest dodatkowych informacji czy też załączników,
• Wizualizacja faktury – na podstawie wzoru od Ministerstwa Finansów (z kodem QR) + pobranie pojedynczej faktury,
• Weryfikacja merytoryczna faktury – wyzwaniem może być m.in. brak walidacji merytorycznej na poziomie KSeF.

Z punktu widzenia faktur zakupowych warto pamiętać, że system nie będzie nas informował o tym, że dostaliśmy takie faktury zakupowe, a trzeba będzie o to odpytywać Krajowy System e-Faktur. Istnieją jednak komercyjne rozwiązania, które mają się pojawić i ułatwić nam pracę w tym zakresie i informować nas o nowych fakturach zakupowych.

Dostosowanie procesów do KSeF – pozostałe kroki

Poza tym, dla dostosowania procesów do nowego systemu KSeF konieczne jest podjęcie także innych, dodatkowych kroków. Po pierwsze, jest to analiza i zrozumienie wymogów systemu KSeF. Przed dostosowaniem procesów konieczne jest dogłębne zrozumienie funkcjonalności, wymagań technicznych i prawniczych, jakie narzuca KSeF. To pozwala na lepsze przygotowanie się do integracji oraz zapewnienie zgodności z przepisami. Po drugie, jest to przegląd i aktualizacja procesów księgowych. Konieczne jest przeanalizowanie istniejących procesów księgowych i ich dostosowanie do nowego systemu.

Może to obejmować m.in. reorganizację procedur dotyczących generowania, przetwarzania i wysyłania faktur oraz dostosowanie systemów księgowych do wymogów formatowych i technicznych KSeF (zakup odpowiednich modułów). Wdrożenie nowego systemu wymaga integracji istniejących systemów księgowych z KSeF. To oznacza dostosowanie lub zakup oprogramowania, które umożliwi płynną wymianę danych między systemami, zapewniając spójność informacji i minimalizując ryzyko błędów.

Po trzecie, jest to szkolenie personelu. Kluczowym elementem jest odpowiednie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za procesy księgowe w zakresie obsługi nowego systemu. To obejmuje zarówno szkolenie z obsługi technicznej, jak i zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi e-faktur. Po czwarte, testowanie i wdrożenie. Przed pełnym wdrożeniem konieczne jest przeprowadzenie testów systemu, zarówno wewnętrznych, aby zweryfikować poprawność działania nowego systemu, jak i testów w środowisku produkcyjnym, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają zgodnie z oczekiwaniami.

Po piąte, monitorowanie i optymalizacja. Po wdrożeniu nowego systemu istotne jest ciągłe monitorowanie działania procesów księgowych i dokonywanie optymalizacji tam, gdzie jest to potrzebne. Zapewni to efektywne funkcjonowanie systemu w dłuższej perspektywie czasowej. Dostosowanie procesów do nowego systemu KSeF wymaga starannego planowania, współpracy różnych działów w firmie oraz konsekwentnego podejścia do zmian. To kluczowy proces, który pozwala przedsiębiorstwom na skuteczną adaptację do nowych standardów elektronicznej wymiany dokumentów księgowych oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi.

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie Program KSeF PRO