Integracja Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą osobnego narzędzia stanowi istotny proces w kontekście ułatwienia i usprawnienia elektronicznego przetwarzania faktur w Polsce. KSeF jest platformą umożliwiającą elektroniczną wymianę faktur w Polsce. Integracja KSeF przy użyciu osobnego narzędzia ma na celu zapewnienie spójności, efektywności oraz zgodności w przekazywaniu informacji.
Proces integracji KSeF często opiera się na stosowaniu dedykowanych oprogramowań lub narzędzi, które pozwalają na synchronizację danych między systemami księgowymi przedsiębiorstw a KSeF. Te narzędzia zapewniają interoperacyjność między różnymi platformami oraz umożliwiają bezproblemową wymianę danych, minimalizując ryzyko błędów i ułatwiając przestrzeganie wymagań formalnych i prawnych dotyczących faktur elektronicznych.
Mogą się zdarzyć takie sytuacje (zwykle u większych klientów, rzadziej u mniejszych, którzy zwykle aktualizują swoje oprogramowanie i nie trzeba będzie tego wdrażać), że u nich integracja istniejącego już systemu będzie niemożliwa albo będzie bardzo droga. Będzie to wynikało np. z tego, iż aby wdrożyć moduł KSeF trzeba będzie zaktualizować oprogramowanie o kilka wersji do przodu, bo już jakiś czas nie robiliśmy aktualizacji, wszystko działało dobrze i po prostu tych aktualizacji nie robiliśmy. Wtedy może okazać się, że taka aktualizacja będzie tak droga albo nawet droższa niż wdrożenie nowego zewnętrznego narzędzia.
Integracja za pomocą osobnego narzędzia dla małych podmiotów wymaga rozważenia tego, czy korzystna dla nich będzie np. wysyłka wsadowa i podpisywanie paczki dokumentów czy też np. zorganizowana wysyłka raz dziennie. Warto przy tym pamiętać, że jeśli nie ma możliwości wprowadzenia zmian w obecnym systemie, to zazwyczaj można zapisać dane w postaci plików płaskich. Nadto, pliki faktur zakupowych można przekształcać do postaci plików płaskich i importować do obecnego narzędzia.
W takich wypadkach można zdecydować się na narzędzie zewnętrzne i integrację tego narzędzia za pomocą różnego rodzaju sposobów. Może być to generowanie plików, plików płaskich, plików XML w dowolnej formie, obecne są nawet rozwiązania, które pozwalają generować faktury elektroniczne z plików JPK, FA oraz innych. W niektórych sytuacjach takie rozwiązanie może zadziałać, są bowiem takie rozwiązania, które czytają np. pliki płaskie, zamieniają je na XML i wysyłają do KSeF. W osobnych bazach trzymają wtedy dane dotyczące łączących je numerów KSeF itd.
Tych rozwiązań jest sporo, natomiast jest to ostateczność. Jest to zwykle wtedy, kiedy firma zamierza zmienić oprogramowanie (teraz używamy oprogramowania A, ale wiemy, że w ciągu najbliższego pół roku będziemy zmieniać te rozwiązanie na jakieś zupełnie inne). Wtedy aby nie inwestować za dużo w rozwiązanie, które niedługo będzie wycofywane, warto rozważyć takie narzędzie zewnętrzne i przez pół roku poradzić sobie z importem/eksportem plików, a po pół roku zacząć z nowym narzędziem, gdzie będziemy mieć pełną obsługę do KSeF, aby była ona w pełni automatyczna i nie wymagała udziału człowieka.
Pojawia się także pytanie – czy warto jest integrować się z KSeF we własnym zakresie? W tej kwestii należy wskazać, że jest to rozwiązanie głównie dla organizacji, które mają własne działy IT. Jeśli sami nie posiadamy takiego działu i kilku programistów, to takie rozwiązanie należy zostawić doświadczonym dostawcom i skorzystać z ich wsparcia, bowiem integracja niesie ze sobą nie tylko wyzwania technologiczne, ale także procesowe i księgowo-prawne, które należy wziąć pod uwagę. Działanie we własnym zakresie i tworzenie takiego procesu, który pokryje te wszystkie elementy może być trudne i często droższe aniżeli zakup gotowego rozwiązania, które powinno być wykonane w prawidłowy sposób.
Testy systemu
Testowanie systemu KSeF po integracji odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu poprawności funkcjonowania całego procesu. Testy te mają na celu zweryfikowanie, czy dane są przekazywane właściwie, czy system działa zgodnie z oczekiwaniami, czy zachowane są standardy bezpieczeństwa danych oraz czy istnieje spójność między systemami. Testy mogą obejmować scenariusze, które odwzorowują różne przypadki użycia, a także sytuacje wyjątkowe, aby upewnić się, że system działa poprawnie w różnych warunkach.
Wspomniane testy z perspektywy biznesowej są ważne, bowiem za funkcjonalność odpowiada nie tylko dostawca, ale także my. Dostawca nie jest w stanie wymyśleć wszystkich przypadków, które można przetestować i nie może on też ich przetestować za nas. Musimy w tych testach uczestniczyć, dostarczyć przypadki testowe i samemu dokonać tych testów. Przynajmniej na środowisku testowym przygotować kilkadziesiąt faktur i sprawdzić, czy wszystko działa, a następnie przenieść to na właściwe środowisko (czy faktury wyglądają dobrze, zapytać kontrahentów czy dostali te faktury itd.). Im więcej tych testów dokonamy na spokojnie, tym mniej tych problemów będziemy mieli w przyszłości przy korzystaniu z obowiązkowego KSeF.
Podsumowując, integracja KSeF za pomocą osobnego narzędzia oraz testy systemu są kluczowymi krokami w zapewnieniu skutecznej i bezproblemowej wymiany faktur elektronicznych. To istotne działania w kontekście spełnienia wymagań prawnych dotyczących e-faktur, usprawnienia procesów księgowych oraz zapewnienia efektywnego funkcjonowania systemu e-faktur w Polsce. Poprawna integracja i przetestowanie systemu mają zasadnicze znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa, zgodności z przepisami oraz sprawnego funkcjonowania procesu elektronicznej wymiany faktur. Integracja z KSeF może być realizowana na rożne sposoby.
Sprawdź dostępne rozwiązania Technologie KSeF – integracje