Autoryzacja w KSeF – streszczenie
Krajowy System e-Faktur w Polsce wymaga skrupulatnej autoryzacji i zarządzania uprawnieniami, aby zapewnić bezpieczeństwo, zgodność z przepisami oraz prawidłową wymianę elektronicznych faktur między podmiotami. Autoryzacja i nadawanie uprawnień odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu, że jedynie właściwe osoby mają dostęp do konkretnych funkcji w systemie KSeF.
Aby zautoryzować się w Krajowym Systemie e-Faktur i uzyskać dostęp do systemu elektronicznej wymiany faktur, istnieją określone kroki, które należy podjąć w tym celu. Przewidziane są cztery metody autoryzacji użytkownika w KSeF:
- uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym (bardzo znany i popularny, wykorzystywany przez wiele osób),
- uwierzytelnienie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (różni się od podpisu tym, że pieczęć identyfikuję organizację, a nie osobę fizyczną),
- uwierzytelnienie podpisem zaufanym (ePUAP),
- uwierzytelnienie wygenerowanym przez KSeF ciągiem 40 znaków alfanumerycznych (token autoryzujący).
Warto wskazać, że ostatnia metoda będzie dostępna po wcześniejszym uwierzytelnieniu się podatnika jedną z trzech pozostałych metod. Do tego, aby użytkownik mógł się autoryzować w KSeF, konieczne jest wcześniejsze uzyskanie uprawnień do korzystania z systemu.
Nadanie, zmiana lub usunięcie takich uprawnień będą możliwe bądź przez przeznaczony do tego interfejs udostępniony przez Ministerstwo Finansów, bądź przez Portal Podatkowy, bądź poprzez pisemne zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Możliwe będzie upoważnienie więcej niż jednej osoby (podmiotu) do autoryzacji w systemie, w tym także osób nieposiadających polskiego NIP (numeru identyfikacji podatkowej) lub numeru PESEL.
Reasumując, proces autoryzacji w KSeF wymaga pewnych formalności i współpracy z np. odpowiednimi podmiotami autoryzującymi. Zapewnienie sobie dostępu do systemu KSeF umożliwi skorzystanie z elektronicznej wymiany faktur, co może znacząco ułatwić i usprawnić procesy księgowe w Twojej firmie, a już w najbliższym czasie będzie w Polsce obowiązkowe dla większości podmiotów.
Uprawnienia w KSeF – kluczowe informacje
Istotne w kontekście KSeF oraz jego organizacji we własnym przedsiębiorstwie jest również nadanie właściwych uprawnień w systemie. Pierwszym krokiem jest uwierzytelnienie i autoryzacja osób mających dostęp do systemu KSeF. Każdy użytkownik powinien mieć określone uprawnienia dostępu do różnych funkcji w systemie KSeF. Zarządzanie uprawnieniami polega na przydzieleniu odpowiednich poziomów dostępu, tak aby użytkownicy mieli możliwość wykonywania tylko tych operacji, do których są uprawnieni. W systemie KSeF można zastosować hierarchię uprawnień, gdzie różne role mają różne poziomy dostępu. Na przykład, administrator systemu ma pełne uprawnienia do zarządzania użytkownikami i konfiguracji systemu, podczas gdy inni użytkownicy mogą mieć ograniczony dostęp tylko do konkretnych funkcji.
Regularne audyty pozwalają na sprawdzenie zgodności działań użytkowników z przyznanymi im uprawnieniami. Ważne jest także zapewnienie, aby użytkownicy byli świadomi zasad bezpieczeństwa, w tym odpowiedzialności za korzystanie z systemu KSeF. Szkolenia mogą pomóc w zrozumieniu polityk bezpieczeństwa i korzystania z systemu w sposób zgodny z wymogami.
Warto przy tym wskazać, iż dla spółek posiadających elektroniczną pieczęć zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach spółka w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę uprawnioną w jej imieniu do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość wskazać osobę fizyczną uprawnioną nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
Z uwagi na to warto podkreślić, iż istnieją dwie metody nadawania uprawnień:
- Elektronicznie przez interfejs KSeF,
- Papierowo (ZAW-FA).
W takim przypadku w zawiadomieniu papierowym (ZAW-FA), którego druk wygląda podobnie jak UPL (pełnomocnictwo), wskazuje się osobę uprawnioną w naszym imieniu do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a taka osoba będzie miała możliwość wskazać osobę fizyczną, która będzie uprawniona do nadawania dalszych uprawnień. Wobec tego, bardzo istotna jest metoda identyfikacji, uwierzytelniania się oraz wykorzystywania metod nadawania uprawnień. Wiele zależy od tego, jakiego rodzaju posiadamy podmiot oraz tego, z jakich metod technicznych chcemy skorzystać.
Z uwagi na powyższe, wartościowe zarządzanie autoryzacją i uprawnieniami w systemie KSeF to istotny element zapewnienia bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i skutecznej wymiany elektronicznych faktur. To proces, który wymaga uwagi w zakresie zarządzania tożsamościami, kontroli dostępu i monitorowania działań użytkowników, aby system działał niezawodnie i zgodnie z oczekiwaniami.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie Program KSeF PRO