Rozpoczęcie korzystania z KSeF – krok numer 7

Rozpoczęcie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur już teraz, mimo że obowiązek stosowania tego systemu w Polsce zostanie wprowadzony dla większości podmiotów dopiero od 1 lipca 2024 roku, może przynieść wiele korzyści przedsiębiorstwom i ułatwić im płynne przejście na elektroniczną wymianę faktur.

W zakresie Krajowego Systemu e-Faktur już teraz (na kilka miesięcy przed jego obowiązkowym wdrożeniem) pojawia się wiele pytań. Nie wszyscy są jeszcze bowiem świadomi tego, jak dużo jest jeszcze pracy i wyzwań związanej z wdrożeniem oprogramowania KSeF w przedsiębiorstwie. W celu zrozumienia tego procesu oraz zadbania o prawidłowe wdrożenie systemu w firmie, konieczny może okazać się udział w różnego rodzaju programach oraz szkoleniach dotyczących tej tematyki, zwłaszcza tych stworzonych przez osoby o różnym wykształceniu (prawniczym, podatkowym, informatycznym oraz innym) oraz posiadającym praktyczną wiedzę z tej tematyki.

Warto zwrócić uwagę czy tego rodzaju szkolenia posiadają w swojej ofercie np. wzory różnego rodzaju dokumentów, które mogą ułatwić nam codzienną pracę. Mogą być one korzystne zwłaszcza dla biur rachunkowych, które z uwagi na KSeF uzyskają wiele różnego rodzaju nowych obowiązków. Również umowy zawierane między klientami a biurami rachunkowymi będą wymagały zapewne dość dużych zmian, o których warto pamiętać. Rozważenia wymaga także zmiana obiegu informacji w przedsiębiorstwach, a także dostosowanie w nich codziennej pracy na danym stanowisku.

Wreszcie, rozpoczęcie korzystania z KSeF stanowi ostatni, siódmy z przedstawianych przez nas wcześniej 7 kroków, które pomogą w efektywnym wdrożeniu KSeF w Twojej firmie. Kroki te prezentują się w następujący sposób:

• Krok 1. KSeF – co to dla mnie oznacza? Zapoznanie się ze zmianami (nowelizacja ustawy o VAT, wzór schemy FA(2)) i ocena ich konsekwencji dla organizacji.
• Krok 2. KSeF – co już mam i czego jeszcze potrzebuję? Analiza dostępnych rozwiązań w organizacji i wybór technologii do komunikacji z KSeF.
• Krok 3. KSeF – jak zorganizować pracę? Organizacja pracy – dostosowanie pracy do wybranego rozwiązania IT.
• Krok 4. KSeF – moje dane na e-fakturze. Mapowanie danych oraz ustalenie zakresu informacji prezentowanych na e-fakturze.
• Krok 5. KSeF – rozpoczęcie komunikacji z KSeF. Wdrożenie i przetestowanie wybranego rozwiązania technologicznego.
• Krok 6. KSeF – dostosowanie procesów do nowego systemu. Weryfikacja procesów funkcjonujących obecnie w organizacji, identyfikacja obszarów wymagających zmiany i wprowadzenie zmian.
• Krok 7. KSeF – start! Rozpoczęcie korzystania z KSeF – najlepiej jeszcze przed 1 lipca 2024 roku.

Zalety wcześniejszego wdrożenia KSeF

Przede wszystkim, jeśli chodzi o zalety wcześniejszego wdrożenia KSeF, to jest to odpowiednie przygotowanie się do zmian. Rozpoczęcie korzystania z KSeF wcześniej pozwoli przedsiębiorstwu na lepsze przygotowanie się do nowego systemu. Będzie to okazja do zrozumienia funkcjonalności, testowania interfejsów, a także dostosowania wewnętrznych procesów przed pełnym wdrożeniem. Poza tym, kolejny argument to uniknięcie pośpiechu i stresu. Wczesne rozpoczęcie korzystania z KSeF pozwoli uniknąć pośpiechu i stresu związanego z dostosowaniem się do nowych wymogów w ostatniej chwili. Daje to więcej czasu na przetestowanie systemu i dostosowanie procesów w sposób kontrolowany.

Poza tym, to o czym warto wspomnieć, to zwiększenie efektywności operacyjnej. Przejście na e-faktury za pomocą KSeF wcześniej może przynieść wzrost efektywności operacyjnej. Elektroniczna wymiana dokumentów księgowych pozwala na szybsze przetwarzanie, mniejsze ryzyko błędów i łatwiejsze śledzenie statusu faktur. Kolejny z powodów to zapewnienie zgodności z przepisami. Wdrożenie KSeF na wcześniejszym etapie pozwala na stopniowe dostosowanie się do przyszłych wymagań prawnych. Daje to możliwość uniknięcia ewentualnych kłopotów związanych z dostosowaniem się do obowiązków w ostatniej chwili. Nie jest bowiem w praktyce możliwa zmiana wysyłki faktur z papierowych na ustrukturyzowane z dnia na dzień.

Istotne jest również zyskanie doświadczenia. Wczesne korzystanie z KSeF pozwala na zdobycie doświadczenia w obsłudze systemu i dostosowaniu się do jego funkcjonalności. To z kolei umożliwi lepsze wykorzystanie potencjału systemu po jego pełnym wdrożeniu. Ponadto, korzystanie z KSeF wcześniej pozwala przedsiębiorstwu na zachęcanie swoich kontrahentów do przesiadki na e-faktury, co może ułatwić i przyspieszyć proces adaptacji dla wszystkich zaangażowanych stron.

Podsumowując, rozpoczęcie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przed terminem obowiązkowym może okazać się strategicznym posunięciem dla firm, zapewniając lepsze przygotowanie się do zmiany, zwiększenie efektywności operacyjnej i uniknięcie stresu związanego z nowymi wymogami prawymi. To okazja do stopniowego dostosowania się do nowego systemu i wykorzystania jego potencjału w sposób kontrolowany i efektywny. Stanowi to także siódmy, ostatni z rekomendowanych kroków skutecznego wdrożenia KSeF w Twojej firmie.

Więcej informacji o KSeF w Newsletterze KSeF PRO – dołącz Newsletter KSeF PRO