Umowa na prowadzenie biura rachunkowego to umowa zawierana pomiędzy biurem rachunkowym a klientem, który potrzebuje usług księgowych i rachunkowych. Jest to formalny dokument określający warunki współpracy oraz zakres usług, jakie biuro rachunkowe świadczy na rzecz klienta. Powinna ona swoim zakresem obejmować szereg aspektów takich jak strony umowy, opis świadczonych usług, wynagrodzenie, terminy, a także wiele innych warunków umownych, w tym także dotyczących kwestii związanych z wchodzącym w życie Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Umowa powinna być jasna, zrozumiała i precyzyjnie określać prawa i obowiązki obu stron. Umowa powinna być także zgodna z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami dotyczącymi prowadzenia działalności rachunkowej. Umowa na prowadzenie biura rachunkowego stanowi fundament relacji biznesowych między biurem rachunkowym a klientem. Ważne jest, aby była sporządzona starannie i w sposób kompleksowy, chroniąc interesy obu stron. Zawsze warto mieć ją zweryfikowaną przez prawnika, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień czy problemów w przyszłości.

Od 1 lipca 2024 r. zacznie w pełni działać Krajowy System e-Faktur (KSeF), co wymusi modyfikacje w procedurach, zarówno tych wewnętrznych, jak i w relacji z otoczeniem. Zmiana ta także narzuci pracownikom biur rachunkowych nowe zasady współpracy z klientami, jak również wpłynie na aspekt odpowiedzialności pracowników biur rachunkowych za dokumenty klientów. Wprowadzenie KSeF spowoduje też zmiany w umowach pomiędzy biurami rachunkowymi a klientami. Z uwagi na to, przed nami jest sporo decyzji do podjęcia i zmian do przeprowadzenia.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF biuro rachunkowe obsługujące dane przedsiębiorstwo może być odpowiedzialne za przyjmowanie, weryfikację i wprowadzanie do systemu KSeF e-faktur od klientów. Biuro powinno być wówczas świadome przepisów dotyczących KSeF i zapewnić, że wszystkie procedury związane z obsługą e-faktur są zgodne z prawem. Istotne jest również zapewnienie bezpieczeństwa danych klientów przechowywanych w KSeF i odpowiednie procedury zabezpieczające poufność informacji.

Taka umowa zawierana między klientem a biurem rachunkowym powinna precyzyjnie określać zakres działań związanych z obsługą e-faktur w ramach świadczonych usług rachunkowych. Przede wszystkim musi zawierać postanowienia dotyczące szczegółowych warunków współpracy – tj. określenie, w jaki sposób biuro rachunkowe będzie integrować KSeF w codzienną pracę i jakie zadania będą wykonywane z wykorzystaniem tego systemu.

Dlaczego jest to istotne?

Nowelizacje dotyczące wprowadzenia KSeF są o tyle istotne dla klientów biur oraz samych biur rachunkowych, gdyż wymagają wprowadzenia licznych zmian dotyczących codziennego działania tych podmiotów. Rozważenia przed wprowadzeniem KSeF w swoim przedsiębiorstwie wymagają kwestie takie jak:

1. Zmiany wprowadzane przez KSeF w obiegu faktur i ich wpływ na system podatkowy.

2. Jak KSeF zmieni procedury wewnętrzne i współpracę z klientami?

3. Odpowiedzialności za dokumenty klientów w biurach rachunkowych.

4. Wpływ KSeF na zyskowności i bezpieczeństwo biur rachunkowych.

5. Konstrukcja umowy, która skutecznie zabezpiecza interesy biura rachunkowego.

6. Metody minimalizowania ryzyka odpowiedzialności podczas obsługi klientów.

7. Adaptacja pracy biura rachunkowego do wymagań KSeF.

8. Jak zapisy umowy mogą wspierać warunki biznesowe współpracy z klientami?

Ma to także wpływ na rentowność samego biura rachunkowego – często trudno jest bowiem nadążyć za zmianami, które mają miejsce w otoczeniu, wciąż się dzieją i są wyrazem nowego wymiaru polityki Unii Europejskiej w zakresie uszczelniania opodatkowania. Wyrazem tego jest konieczność zaadaptowania zmian w biurze rachunkowym, w tym także w umowach zawieranych z klientami i szczegółowe określenie warunków współpracy, również w zakresie obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.

Musimy przygotować także nasze biuro na zmiany i zdecydować się na wybór odpowiedniego oprogramowania oraz modele współpracy z klientem. Może to wiązać się także z dodatkowymi kosztami po stronie biura rachunkowego czy też z koniecznością podniesienia opłat dla klientów w związku z wprowadzaniem ich faktur do KSeF.

Może się okazać, że do umowy z klientami konieczne będzie wprowadzenie wielu nowych postanowień dotyczących m.in. uprawnień w KSeF, powiadomień, uwierzytelniania, wystawiania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur w systemie, a także szczegółowego podziału kompetencji w tym zakresie między klientem a biurem rachunkowym.

Reasumując, wprowadzenie aspektów dotyczących KSeF do umów na prowadzenie biura rachunkowego wymaga klarownych ustaleń dotyczących sposobu obsługi elektronicznych faktur, dostępu do systemu, ochrony danych i dostosowania prac księgowych do nowych standardów. Ważne jest, aby umowa uwzględniała specyfikę działalności klienta oraz wymagania wynikające z korzystania z KSeF, zapewniając spójność i zgodność z obowiązującymi przepisami.

Skorzystaj z Programu KSeF PRO zawierającego wzór umowy o świadczenie usług księgowych i obsługi kadrowo-płacowej uwzględniający zmiany związane z KSeF Program “KSeF PRO” dla działów księgowych i biur rachunkowych