Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma istotny wpływ na pracę biur rachunkowych, szczególnie w kontekście współpracy z klientami. Podstawowy podział wyróżnia w tym zakresie takie dwa modele współpracy. Pierwszy z nich jest taki statyczny, tj. polega na tym, że klient dostarcza nam dokumenty w formie wirtualnej faktury z QR kodem. Drugi jest taki, że my praktycznie załatwiamy za klienta wszystko i na podstawie jego umocowania przejmujemy faktury, wystawiamy je, wysyłamy i tutaj muszą być szczególnie mocne procedury związane z weryfikacją takich dokumentów. Oprócz faktur dostajemy także tutaj dodatkowe dokumenty takie jak koszty, środki trwałe oraz wiele innych (np. dokumenty pomagające nam prawidłowo interpretować kwestie związane z rozliczaniem VAT). To także należy odpowiednio uregulować w umowie.
KSeF z punktu widzenia relacji z klientem może odnosić się zatem do narzucenia klientowi zmian w wybrany przez nas sposób, przyjęcia zmiany na siebie (co wymaga podjęcia określonych działań) czy też do tzw. zarządzania zmianą. Zmiana będzie w tym wypadku bardzo poważna, wymuszona, nie można z niej zrezygnować, zatem w kontekście zarządzania trzeba podejść do tych zagadnień bardzo profesjonalnie. Teoria organizacji zarządzania mówi od wielu lat o tym, jak to powinno być realizowane.
Zwykle w tym zakresie mamy takie cztery etapy działania. Pierwszym z nich jest opór – na tym etapie twierdzimy, że zmiany nie są potrzebne i nie przyjmujemy do wiadomości, że należy je przeprowadzić. Drugi etap to odmowa. W tym kroku przyjmujemy do wiadomości, że zmiany są potrzebne, ale twierdzimy, że nie da się ich przeprowadzić. Często także nie angażujemy się w zmiany, często je sabotujemy, bo uważamy, że stanowią dla nas zagrożenie. Trzecim etapem jest zaś obserwacja. Tutaj wierzymy, że zmiany są celowe, ale wątpiąc w ich powodzenie nie angażujemy się osobiście. Ostatni, czwarty etap to zaś współpraca. Na tym kroku aktywnie angażujemy się w program zmian, z którym w pełni się identyfikujemy.
KSeF jako ,,katalizator” zmian w biurze rachunkowym
Z uwagi na to, można wyróżnić takie cztery modele współpracy między Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą w kontekście KSeF:
- Dokumenty z systemu wystawia/ przesyła i odbiera Zleceniodawca.
- Zleceniobiorca jest upoważniony do wystawiania/ pobierania dokumentów na podstawie udzielonego w KSeF upoważnienia.
- Zleceniobiorca jest upoważniony do pobierania dokumentów na podstawie udzielonego w KSeF upoważnienia, zaś Zleceniodawca wystawia dokumenty w KSeF samodzielnie.
- Zleceniodawca generuje tokena – który przekazuje Zleceniobiorcy, a Zleceniobiorca przy jego użyciu pobiera dokumenty bez logowania się do KSeF.
Musimy często przygotować sobie także odpowiednie warianty – do każdego Klienta możemy także wybrać inny model współpracy (który z nim ustaliliśmy), co często wymaga uwzględnienia różnych postanowień w umowach zawieranych z naszymi klientami. Nie będzie zatem jednego wzorca do wszystkich typów sytuacji, natomiast warto przygotować sobie wcześniej odpowiednie drafty umów jeszcze przed wdrożeniem w życie KSeF, aby później być już w pełni przygotowanym na nową sytuację.
Można także wspomnieć, iż w kontekście KSeF należy rozważyć modele współpracy oraz obszary wymagające dopracowania i wdrożenia takie jak między innymi:
- zasady współpracy/obszary ryzyka,
- dostarczanie (pobieranie) dokumentów,
- odpowiedzialność biura i pracowników.
Poza tym, biuro rachunkowe może także oferować szkolenia swoim klientom dotyczące KSeF. Szkolenia te mogą obejmować obsługę systemu, wymogi prawne, korzyści wynikające z elektronicznej wymiany faktur oraz zasady przechowywania dokumentów. Biuro rachunkowe może proponować swoim klientom integrację systemów księgowych z KSeF. Zapewnienie automatycznego przesyłania danych księgowych do systemu KSeF ułatwia klientom spełnienie obowiązków związanych z fakturami elektronicznymi. Biuro może także pełnić rolę wsparcia technicznego dla klientów w zakresie KSeF. Może to obejmować kwestie takie jak pomoc w obsłudze systemu, rozwiązywanie problemów technicznych czy udzielanie porad odnośnie do procedur systemowych.
W niektórych przypadkach biuro rachunkowe może też analizować wykorzystanie KSeF przez klientów i na tej podstawie oferować doradztwo. Analiza danych z systemu może prowadzić do identyfikacji potencjalnych oszczędności czy też optymalizacji procesów. Biuro rachunkowe może również tworzyć spersonalizowane rozwiązania dla klientów związane z KSeF. Może to obejmować dostosowanie procedur księgowych czy automatyzację procesów związanych z elektronicznymi fakturami. Wreszcie, biuro może także przeprowadzać audyt zgodności klientów z wymogami KSeF. Taka usługa może pomóc w identyfikacji ewentualnych braków czy też nieprawidłowości w stosowaniu systemu.
Reasumując, KSeF zmienia sposób, w jaki biura rachunkowe współpracują z klientami. Integracja tego systemu może przynieść wiele korzyści, ale wymaga również nowych podejść do obsługi klientów. Biura rachunkowe mogą odgrywać istotną rolę w edukowaniu, wspieraniu i dostosowywaniu się klientów do wymogów KSeF, co może znacząco usprawnić procesy księgowe i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
Skorzystaj z Programu KSeF PRO zawierającego wzór umowy o świadczenie usług księgowych i obsługi kadrowo-płacowej uwzględniający nowe modele współpracy z klientami przy KSeF Program “KSeF PRO” dla działów księgowych i biur rachunkowych