Relacje z klientami w biurze rachunkowym a wprowadzenie KSeF
Wprowadzenie KSeF może przyczynić się do zwiększenia zaufania do dokumentów finansowych poprzez poprawę transparentności i niezmienność danych zawartych w e-fakturach. Rozpoczęcie funkcjonowania KSeF stanowi także krok w kierunku cyfryzacji i modernizacji systemów finansowych w Polsce. Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność adaptacji do zmian w sposobie przetwarzania faktur oraz wykorzystania narzędzi i systemów wspierających elektroniczne dokumenty finansowe. Kluczowe jest posiadanie aktualnej wiedzy i umiejętności niezbędnych do efektywnej obsługi e-faktur w ramach nowych regulacji.
Z uwagi na to istotne są kwestia dotyczące wprowadzenia KSeF a relacji z klientami biura rachunkowego. Przede wszystkim, biuro rachunkowe może być zobowiązane do edukowania klientów na temat korzyści i wymagań związanych z e-fakturami. Biura rachunkowe muszą także dostosować swoje procedury i systemy do obsługi e-faktur, co może wpłynąć na ich relacje z klientami. KSeF może też zwiększyć transparentność działań biura rachunkowego poprzez elektroniczne udostępnianie dokumentów klientom. Nadto, biura rachunkowe (w zależności od zawartych umów) mogą być zobowiązane do zapewnienia klientom wsparcia technicznego w zakresie korzystania z e-faktur.
Obszary wymagające dopracowania i wdrożenia w biurze rachunkowym
Z uwagi na to, istnieje wiele obszarów wymagających dopracowania i wdrożenia w biurze rachunkowym z uwagi na wchodzący w życie KSeF. Dotyczą one nie tylko odpowiedzialności (biura, ale również klienta – cywilnoprawna, podatkowa czy też karno-skarbowa), ale także kwestii takich jak zasady współpracy, określenie obszarów ryzyka czy też dostarczania (pobierania) dokumentów z KSeF.
W umowie oprócz klasycznych warunków współpracy musimy mieć także korzystne warunki biznesowe. To jest ta szansa dla biur rachunkowych, że możemy zmienić także umowy z klientami na korzyść biura rachunkowego. Wiele kwestii biura wykonują bezpłatnie (niestety, co trudno jest zmienić), mimo braku określenia tego w umowie, co może w tym momencie ulec zmianie. Trzeba bowiem pamiętać, że prowadzenie biura rachunkowego to biznes, działalność, która musi być rentowna.
Procedury i obieg dokumentów w KSeF także powinny być przedmiotem umowy, co wydaje się oczywiste. Poza nimi, istotne są także klauzule dotyczące ochrony danych osobowych (RODO), AML (przeciwdziałanie praniu brudnym pieniędzy) czy też MDR – czyli schematy podatkowe, gdyż biuro rachunkowe może być wspomagającym w tych procedurach, a te schematy znowu ruszyły po COVID. Także KSeF jest zagadnieniem, które powinno znaleźć się w umowie.
Warto przygotować sobie zatem odpowiedni wzór takiej umowy zawieranej z klientami na prowadzenie księgowości w ich przedsiębiorstwie, który to będzie edytowany i zmieniany w zależności od potrzeb. Taka umowa na świadczenie usług księgowych i obsługę kadrowo-płacową może zawierać także odpowiednie załączniki takie jak np.:
1. Zasady przekazywania dokumentów księgowych z zakresu kadr, płac oraz ZUS.
2. Wykaz opłat za czynności dodatkowe.
3. Wzór protokołu przekazania dokumentów.
4. Oświadczenie ZUS.
5. Przetwarzanie danych osobowych.
6. Karta Identyfikacji Klienta KYC w wykonaniu obowiązków AML_CFT.
7. Regulacje dotyczące KSeF.
W związku z wprowadzeniem KSeF po stronie biura rachunkowego rodzi się szereg różnego rodzaju nowych obowiązków, w związku z czym prawie niemożliwe wydaje się prowadzenie biura bez posiadania odpowiednich regulacji w umowie z klientami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur, a także wyboru odpowiedniego modelu współpracy z naszymi klientami. Mimo jeszcze kilku miesięcy do wprowadzenia obowiązkowego KSeF dla większości podmiotów, o jego integrację oraz o przygotowanie draftów odpowiednich umów warto zadbać już teraz. Może to wiązać się także z podwyższeniem stawek dla klientów, co może stanowić także problem w negocjacjach oraz z odpowiednim przedstawieniem stanu faktycznego klientowi.
Reasumując, wprowadzenie KSeF wymaga od biur rachunkowych uwzględnienia nowych standardów w umowach zawieranych z klientami oraz dostosowania procedur do wymogów elektronicznych faktur. Kluczowe jest zapewnienie, że umowy są aktualne i zgodne z obowiązującymi przepisami, aby uniknąć problemów związanych z obsługą e-faktur oraz utrzymaniem dobrze funkcjonujących relacji z klientami.
Skorzystaj z nowego wzoru umowy o świadczenie usług księgowych i obsługi kadrowo-płacowej uwzględniającego nowe modele współpracy z klientami przy KSeF – Wzór umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe