Wprowadzenie Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF) w Polsce ma istotny wpływ na pracę biur rachunkowych, zmieniając sposób obsługi dokumentów finansowych i ich przetwarzania. Sam KSeF to narzędzie mające na celu uproszczenie procesu wystawiania i odbierania faktur, zmniejszenie biurokracji oraz zapobieganie unikaniu podatków. Biura rachunkowe muszą dostosować się do obsługi elektronicznych faktur, co oznacza konieczność digitalizacji procesów księgowych i dokumentacji. Warto przy tym jednak wskazać, że KSeF może przyspieszyć proces przetwarzania faktur, co z kolei może zwiększyć efektywność pracy biura rachunkowego.

Pracownicy biura rachunkowego muszą być przeszkoleni w obsłudze systemów e-faktur oraz zrozumieć zasady ich funkcjonowania. Do tego, biura rachunkowe muszą śledzić zmiany w przepisach dotyczących KSeF, aby być zgodne z obowiązującymi regulacjami. Wprowadzenie KSeF wymaga także od biur rachunkowych dostosowania swoich procesów księgowych do nowego sposobu przetwarzania dokumentów. Konieczne jest w tym wypadku zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i finansowych zawartych w e-fakturach, co może wymagać nowych rozwiązań w zakresie ochrony danych.

Umowy zawierane z klientami

Ponadto, także umowy z klientami biura rachunkowego mogą wymagać aktualizacji w celu uwzględnienia zapisów dotyczących korzystania z e-faktur zgodnie z KSeF. Umowy powinny precyzyjnie określać, kto ponosi odpowiedzialność za sporządzanie, przechowywanie i dostarczanie e-faktur – czy to biuro rachunkowe, czy klient. W związku z przetwarzaniem elektronicznych dokumentów, umowy powinny zawierać klauzule dotyczące bezpieczeństwa danych, zapewniające zgodność z przepisami o ochronie danych.

Poza tym, umowy powinny uwzględniać harmonogramy dostarczania e-faktur oraz terminy ich przetwarzania, aby zapewnić spójność i terminowość w pracy księgowej. Takie umowy mogą zawierać klauzule odnośnie odpowiedzialności za błędy związane z e-fakturami – czy to w przypadku błędów w ich wystawieniu, przetworzeniu czy przekazaniu. Tego typu umowy mogą też wymagać regularnych aktualizacji w miarę ewolucji KSeF i zmian w przepisach dotyczących elektronicznych faktur.

Mając to na względzie trzeba podkreślić, że w prace biura rachunkowego konieczna jest zatem kompleksowa umowa o świadczenie usług księgowych i obsługę kadrowo-płacową. W takiej umowie istnieją odpowiednie obszary prawne i biznesowe wymagające zdefiniowania takie jak między innymi:

1. zasady współpracy między stronami umowy,
2. warunki biznesowe/cenniki,
3. klauzule dotyczące procedury i obiegu dokumentów,
4. kwestie takie jak RODO,
5. AML,
6. MDR (schematy podatkowe),
7. szczegółowe regulacje dotyczące KSeF i podziału obowiązków stron w tym zakresie.

W wielu przypadkach przedsiębiorcy (nasi klienci) słyszeli niewiele o KSeF i nie zdają sobie sprawy z tego, jak zmieni się obieg dokumentów i faktur wewnątrz ich firmy. Twierdzą, że wprowadzenie nowego systemu e-faktur to problem księgowych, zatem często w roli biura rachunkowego leży uświadomienie klientów, jak w praktyce mają się kwestie dotyczące KSeF i wymaga to wprowadzenia także odpowiednich zmian i aktualizacji w umowach zawieranych z naszymi klientami.

Biura rachunkowe wpływają na prowadzenie biznesu i procesy biznesowe swoich klientów, wobec czego konieczna jest rozmowa z każdym z klientów i przedstawienie mu swoistej ,,mapy” naszego dalszego współdziałania. Należy ustalić z nim także odpowiedni model współpracy, często w zależności od używanego oprogramowania. Może być także sytuacja, w której w biurze rachunkowym będziemy mieli kilka różnych modeli współpracy z różnymi klientami, w zależności od ustaleń poczynionych z danym przedsiębiorcą.

Ważne jest także to, jakie wybierzemy oprogramowanie, na jakim działamy teraz i czy będziemy je zmieniać w przypadku wejścia w życie KSeF – czy może jest dostępna jakaś ,,nakładka” do systemu, z którego korzystamy teraz, a także czy jest ona np. dodatkowo płatna. Jest także wiele przedsiębiorstw, które nadal nie mają odpowiedniego oprogramowania, które nie jest zintegrowane z KSeF i może to stanowić problemy w zakresie podziału nowych obowiązków i zasad współpracy z takim klientem. W umowie należy zatem wskazać postanowienia dotyczące naszej odpowiedzialności jako biura (lub też jej brak). Z każdym modelem współpracy z klientem łączy się inna odpowiedzialność i inne działania podejmowane przez biuro. Całkowite przejęcie odpowiedzialności za działania w KSeF (generowanie i wprowadzanie faktur) może być możliwe w małym przedsiębiorstwie, natomiast wydaje się to o wiele bardziej problematyczne, kiedy mówimy już o dużym biznesie. Te wszystkie kwestie warto już teraz ustalić i przedyskutować z naszymi klientami.

Skorzystaj z Programu KSeF PRO zawierającego wzór umowy o świadczenie usług księgowych i obsługi kadrowo-płacowej uwzględniający nowe modele współpracy z klientami przy KSeF Program KSeF PRO