Czy wdrożenie pakietu ViDA wpłynie na funkcjonowanie KseF?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce zbiega się w czasie z pracami nad unijnym pakietem VAT in the Digital Age (ViDA). Oba rozwiązania mają na celu cyfryzację fakturowania i usprawnienie poboru VAT, jednak różnią się zakresem i technicznymi aspektami wdrożenia. Pojawia się więc pytanie: czy KSeF i ViDA będą działać harmonijnie, czy też przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do dwóch odrębnych systemów? 

ViDA i KSeF 

Pakiet ViDA, zaprezentowany przez Komisję Europejską w grudniu 2022 r., to szeroko zakrojona reforma unijnego systemu VAT, mająca na celu eliminację oszustw podatkowych oraz ułatwienie rozliczeń w transakcjach wewnątrzunijnych. Jednym z kluczowych elementów ViDA jest obowiązkowe fakturowanie elektroniczne dla transakcji transgranicznych w UE. System ten ma zapewnić jednolity format faktur, umożliwić raportowanie niemal w czasie rzeczywistym oraz stworzyć wspólną bazę danych dla administracji podatkowych państw członkowskich. Obecnie na forum unijnym trwają prace nad pakietem VIDA, który przewiduje obowiązek wystawiania faktur transgranicznych w jednolitym unijnym formacie od 1 lipca 2030 r., a od 1 stycznia 2035 r. obejmie również faktury krajowe. Polska, jako kraj, który wdrożył obowiązkowe e-fakturowanie przed 2024 r., będzie miała dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych wymagań. 

Z kolei KSeF to polski system krajowy, który od lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorstw (z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł), a od kwietnia 2026 r. obejmie wszystkich podatników. Jego głównym celem jest uszczelnienie systemu VAT i uproszczenie procesów fakturowania w Polsce. KSeF bazuje na strukturze XML i wymaga rejestracji każdej faktury w centralnym repozytorium przed jej udostępnieniem kontrahentowi. 

Czy ViDA zmieni funkcjonowanie KSeF? 

Ministerstwo Finansów zapewnia przy tym jednak, że wdrożenie ViDA nie wpłynie znacząco na działanie KSeF. Polskie rozwiązanie już teraz spełnia wiele standardów unijnych, a resort bierze udział w pracach nad ostatecznym kształtem ViDA, aby zapewnić jak najpłynniejsze dostosowanie systemu. Wiceminister finansów i zastępca szefa KAS podkreślał w ostatnim czasie, że celem resortu jest minimalizacja ewentualnych zmian i zapewnienie, aby polski system e-fakturowania był zgodny z unijnymi wymogami bez nakładania dodatkowych obowiązków na przedsiębiorców.  

Pomimo zapewnień Ministerstwa Finansów, przedsiębiorcy wciąż mają wiele pytań dotyczących przyszłości KSeF w kontekście pakietu VIDA. Aktualnie wiadomo jedynie, iż polski format XML będzie się różnił od unijnego, co może powodować trudności w raportowaniu i dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorców. Istotne byłoby wprowadzenie automatycznej konwersji polskiego formatu do unijnego, ale nie wiadomo, czy będzie to technicznie możliwe. Kolejna wątpliwość dotyczy obowiązku korzystania z KSeF przez podmioty zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.  

Wskazania wymaga, iż jednym z kluczowych elementów pakietu VIDA jest obowiązek raportowania danych z faktur do administracji podatkowych państw członkowskich. Każda administracja podatkowa będzie zobowiązana do udostępniania tych danych za pośrednictwem nowego systemu informatycznego, co ma na celu skuteczniejsze wykrywanie nadużyć związanych z VAT. Ministerstwo Finansów zapewnia, że faktury wystawiane w polskim systemie KSeF będą jednocześnie spełniały oba wymogi – zarówno w zakresie e-fakturowania, jak i raportowania. Jednak wciąż brakuje szczegółów dotyczących technicznego wdrożenia tych rozwiązań. 

Choć Ministerstwo Finansów zapewnia, że wdrożenie pakietu VIDA nie zmieni zasad funkcjonowania KSeF, przedsiębiorcy nadal mają wiele pytań i obaw. Brakuje szczegółowych rozwiązań dotyczących: 

• Zgodności formatu KSeF z unijnym standardem VIDA – czy będzie możliwa automatyczna konwersja? 

• Obowiązku korzystania z KSeF przez podmioty zagraniczne – czy Polska może tego wymagać po 2026 r.? 

• Raportowania VAT w ramach VIDA – jak technicznie będzie wyglądać integracja z KSeF? 

Reasumując, na obecnym etapie KSeF i ViDA mają funkcjonować równolegle, ale ich współistnienie będzie wymagało ścisłej koordynacji na poziomie legislacyjnym i technicznym. Polska nie zdecydowała się na pełne przyjęcie unijnego standardu już teraz, aby uniknąć częstych zmian i dodatkowych obciążeń dla przedsiębiorców. Ostateczny wpływ ViDA na KSeF będzie zależał od dalszych negocjacji na poziomie UE i decyzji Ministerstwa Finansów dotyczących ewentualnych dostosowań krajowego systemu. 

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://ikidp.pl/ksef/program-ksef-pro/ 

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny