Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy staną przed koniecznością uporządkowania procesów związanych z fakturowaniem i obsługą dokumentów księgowych. Jednym z najważniejszych elementów przygotowań do pracy w systemie jest prawidłowe nadanie uprawnień, zwłaszcza w sytuacji, gdy firma współpracuje z biurem rachunkowym. To właśnie biura księgowe w praktyce często zajmują się techniczną stroną fakturowania i rozliczeń, dlatego dostęp do KSeF jest dla nich niezbędny.
Uprawnienia w KSeF umożliwiają podatnikowi delegowanie określonych czynności związanych z fakturowaniem i obiegiem dokumentów innym osobom lub podmiotom, w tym współpracującemu biuru rachunkowemu. Zakres tych uprawnień jest ściśle określony, natomiast odpowiedzialność podatkowa za prawidłowość danych zawartych w fakturach wciąż spoczywa na przedsiębiorcy. Dzięki nadaniu właściwych dostępów biuro rachunkowe może kompleksowo zarządzać procesem fakturowania. Należy to jednak określić najpierw w umowie z biurem.
Podatnik może udzielić biuru rachunkowemu pełnomocnictwa do wystawiania faktur w jego imieniu, pobierania i przeglądania faktur otrzymanych od kontrahentów, a także zarządzania uprawnieniami w określonym zakresie. Takie rozwiązanie pozwala księgowości na kompleksową obsługę techniczną fakturowania. Jednocześnie biuro nie może podejmować decyzji o treści faktury czy o tym, czy transakcja rzeczywiście miała miejsce. Po nadaniu dostępów trzeba przetestować cały system.
W zakładce „Zarządzanie uprawnieniami” podatnik lub osoba przez niego wskazana może przypisać biuru rachunkowemu konkretne role, takie jak wystawianie faktur, odbieranie dokumentów czy administrowanie kontem. Uprawnienia mogą być nadane całemu podmiotowi poprzez wskazanie jego NIP-u lub konkretnym osobom zatrudnionym w biurze. Warto przy tym pamiętać, że zakres nadanych ról powinien odpowiadać ustaleniom zawartym w umowie.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro
Autor
Adrian Lapierre
Ekspert w dziedzinie bezpieczeństwa informacji, audytów ISO 27001 oraz wdrażania systemów zarządzania bezpieczeństwem
Opracował otwarte oprogramowanie – klient KSeF dla kilku języków programowania, współtworzy społeczność programistów zajmujących się integracją z KseF.
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn
