MF wyjaśnia zasady stosowania znaczników w ewidencji sprzedaży i zakupu – KSEF i JPK-VAT

Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur jako obowiązkowego modelu fakturowania zmianie uległy również wymogi dotyczące sposobu prowadzenia ewidencji VAT. Zmodyfikowane przepisy dotyczące struktury JPK_V7 wprowadziły nowe oznaczenia odnoszące się do statusu faktur ujętych w części ewidencyjnej JPK_V7 w KSeF. Po początkowym zamieszaniu spowodowanym sprzecznymi komunikatami przekazywanymi przez Ministerstwo Finansów, na początku kwietnia 2026 r. MF opublikowało oficjalne wyjaśnienia dotyczące stosowania tych znaczników, zarówno w ewidencji sprzedaży, jak i zakupu.

Podstawowym oznaczeniem w nowym modelu jest numer KSeF, który należy ująć w ewidencji, jeżeli faktura została wystawiona za pośrednictwem systemu i – na dzień składania JPK_V7 – posiada ten identyfikator. Co istotne, reguła ta dotyczy nie tylko standardowego trybu wystawiania faktur, ale również sytuacji szczególnych, takich jak tryb offline, awaria systemu czy jego czasowa niedostępność. Oznacza to, że nawet jeśli faktura została pierwotnie wystawiona poza systemem, w którymś ze wskazanych powyżej trybów, ale przed złożeniem pliku JPK_V7 została przesłana do KSeF i otrzymała numer identyfikujący ją w tym systemie, podatnik powinien posłużyć się tym identyfikatorem w ewidencji.

W przypadku faktur wystawionych w trakcie awarii systemu, które na moment składania JPK_V7 nie posiadają numeru KSeF, należy zastosować oznaczenie OFF. Dotyczy to sytuacji, w których brak identyfikatora wynika z nieplanowanej niedostępności systemu, ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej.

Kolejnym oznaczeniem jest symbol BFK, stosowany do faktur wystawionych poza KSeF. Co istotne jednak, oznaczenie to ma zastosowanie wyłącznie do tych przypadków, gdy wystawienie danej faktury poza KSeF jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Zakres jego zastosowania obejmuje zarówno sytuacje, gdy określone faktury nie podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF przejściowo (np. faktury wystawiane przez podatników o miesięcznym obrocie nieprzekraczającym 10 tys. zł), jak i przypadki, w których dany rodzaj faktur korzysta z trwałego wyłączenia z obowiązku wystawiania w KSeF (np. faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Szczególną kategorią jest oznaczenie DI, które odnosi się do dokumentów innych niż faktury, ale również faktur wystawianych w trybie offline24 i offline-niedostępność. W praktyce obejmuje ono szeroki katalog dowodów księgowych, takich jak dokumenty wewnętrzne, zbiorcze raporty z kas rejestrujących czy inne zapisy, które podlegają ujęciu w ewidencji VAT.

Warto przy tym zaznaczyć, że znacznik DI jest jedynym oznaczeniem, które może wymagać korekty w przypadku zmiany statusu KSeF faktury. Obowiązek taki wystąpi jeżeli faktura wystawiona w trybie offline, z uwagi na brak numeru KSeF na moment złożenia przez podatnika pliku JPK_V7, zostanie wykazana w JPK z oznaczeniem DI, a następnie zostanie jej nadany numer KSeF. W takim przypadku, po uzyskaniu tego numeru, wystawca faktury będzie zobowiązany do dokonania korekty JPK_V7, w którym ujęty został ten dokument i wskazania w nim, zamiast oznaczenia DI, numeru nadanego przez system takiej fakturze.

Bądź na bieżąco z najważniejszymi zmianami podatkowymi, dołącz do Instytutu https://ikidp.pl/rejestracja

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny