Ministerstwo zdecydowało – obowiązkowy KSeF od lutego 2026 roku!

1 lutego 2026 r. to data, która dla wielu przedsiębiorców staje się symbolicznym momentem wejścia w nową rzeczywistość fakturowania. Krajowy System e-Faktur przestaje być rozwiązaniem fakultatywnym i zaczyna funkcjonować jako obowiązkowy element obrotu gospodarczego. Jednocześnie odpowiedź na pytanie, czy od tego dnia każdy przedsiębiorca musi już wystawiać faktury w KSeF, nie jest jednoznaczna i wymaga uwzględnienia zarówno dat wdrożenia obowiązku, jak i licznych wyłączeń oraz przepisów przejściowych.

Kto musi już korzystać z KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF został rozłożony w czasie. Od 1 lutego 2026 r. obejmie on wyłącznie największych podatników, czyli przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Dla pozostałych podatników obowiązek ten zacznie obowiązywać dopiero od 1 kwietnia 2026 r. Oznacza to, że dla znacznej części firm luty i marzec 2026 r. będą jeszcze okresem przejściowym, w którym KSeF nie jest obowiązkowy w zakresie wystawiania faktur sprzedażowych, choć system już funkcjonuje w pełnym trybie.

Inaczej wygląda natomiast kwestia odbierania faktur. Od 1 lutego 2026 r. co do zasady wszyscy podatnicy VAT mają obowiązek odbierać faktury wystawione w KSeF, niezależnie od tego, czy sami są już zobowiązani do ich wystawiania w tym systemie. Wyjątki od tej zasady dotyczą jedynie przypadków wyraźnie wskazanych w przepisach, gdy faktura jest przekazywana w inny, uzgodniony sposób, na przykład w relacjach z konsumentami.

Najmniejsi przedsiębiorcy, u których łączna wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, zostali objęci szczególnym rozwiązaniem przejściowym. W ich przypadku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF został przesunięty aż do 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. mogą oni nadal wystawiać faktury elektroniczne poza KSeF lub faktury papierowe, o ile spełniony jest warunek miesięcznego limitu wartości sprzedaży udokumentowanej fakturami. Ministerstwo Finansów jednoznacznie podkreśla, że przepis ten został zaprojektowany wyłącznie z myślą o podatnikach, którzy dokumentują sprzedaż o niewielkiej skali i nie prowadzą intensywnego obrotu fakturowego.

Przykładem często przywoływanym przez resort finansów jest kwiaciarka wystawiająca kilka faktur miesięcznie na niewielkie kwoty, których łączna wartość nie przekracza 10 tys. zł. W takim przypadku obowiązek korzystania z KSeF powstanie dopiero od 1 stycznia 2027 r., mimo że co do zasady system staje się obowiązkowy wcześniej dla innych przedsiębiorców.

Należy wyraźnie odróżnić obowiązek wystawiania faktur w KSeF od obowiązku ich odbioru. Odroczenie do 1 stycznia 2027 r. dotyczy wyłącznie wystawiania faktur przez najmniejszych przedsiębiorców. Obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych powstaje natomiast dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że nawet drobny przedsiębiorca, który sam jeszcze nie wystawia faktur w KSeF, musi być technicznie i organizacyjnie przygotowany do ich odbioru, na przykład przy zakupach dokonywanych u kontrahentów stosujących już system.

W praktyce może to oznaczać konieczność założenia dostępu do KSeF i zapoznania się z podstawową obsługą systemu znacznie wcześniej, niż wynikałoby to z daty obowiązkowego fakturowania po stronie sprzedażowej.

Jednorazowe przekroczenie limitu i jego konsekwencje

Jeżeli drobny przedsiębiorca wystawi choćby jedną fakturę, która spowoduje przekroczenie tego progu, obowiązek stosowania KSeF powstaje natychmiast. Obejmuje on zarówno fakturę, którą limit został przekroczony, jak i wszystkie kolejne faktury wystawiane po tym momencie. Co szczególnie istotne, nie ma możliwości „powrotu” do wyłączenia, nawet jeżeli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży ponownie spadnie poniżej 10 tys. zł. Odroczenie nie zależy od liczby faktur, lecz wyłącznie od ich wartości. Oznacza to, że nawet podatnik wystawiający jedną fakturę miesięcznie może zostać objęty obowiązkiem KSeF, jeżeli jej wartość przekroczy 10 tys. zł brutto.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że najmniejsi podatnicy nie muszą inwestować w zaawansowane systemy księgowe, aby korzystać z KSeF. Do ich dyspozycji pozostają bezpłatne narzędzia udostępniane przez resort, w tym Aplikacja Podatnika KSeF dostępna online, aplikacja mobilna umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur na smartfonie oraz system e-Mikrofirma powiązany z e-Urzędem Skarbowym. Rozwiązania te mają ułatwić stopniowe oswojenie się z nowym modelem fakturowania, nawet przedsiębiorcom o bardzo niewielkiej skali działalności.

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro-2/

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny