Dokumentacja księgowa stanowi podstawę prawidłowego rozliczania się podatników z fiskusem. Jej rzetelność, spójność i kompletność są warunkiem uniknięcia nie tylko błędów w rozliczeniach, ale także potencjalnych problemów w przypadku kontroli podatkowej. Tymczasem praktyka pokazuje, że wiele firm – zwłaszcza mniejszych – popełnia powtarzalne błędy, które mogą zwrócić uwagę organów podatkowych i sprowokować działania sprawdzające lub kontrolne.
Jednym z częstszych uchybień jest brak spójności pomiędzy zapisami księgowymi a danymi zawartymi w plikach JPK. Dotyczy to w szczególności JPK_VAT, który pozwala organom podatkowym na automatyczne wychwytywanie niezgodności między deklaracjami a ewidencją sprzedaży i zakupów. Nieścisłości te mogą wynikać np. z błędnego ujęcia faktur, nieprawidłowego przypisania stawek VAT, podwójnego ujęcia dokumentu bądź pominięcia go w całości.
Kolejnym istotnym problemem są braki formalne w fakturach – zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. Błędne dane nabywcy, nieprawidłowe numery NIP, brak wymaganych elementów faktury lub niepoprawne oznaczenie rodzaju transakcji mogą wzbudzić podejrzenia o niedbalstwo lub celowe działania zmierzające do zaniżenia zobowiązań podatkowych. Co więcej, dokumenty te coraz częściej są automatycznie analizowane przez systemy informatyczne administracji skarbowej, co znacząco zwiększa ryzyko ich zakwestionowania.
Częstym uchybieniem w dokumentacji księgowej jest także brak właściwego udokumentowania kosztów. Wydatki ujmowane jako koszty uzyskania przychodu muszą być odpowiednio uzasadnione – zarówno w kontekście ich związku z prowadzoną działalnością, jak i formy ich poniesienia. Błędne lub niepełne dokumenty, brak umów, protokołów odbioru usług czy dowodów wykonania świadczeń często stają się podstawą do zakwestionowania prawa do ujęcia wydatku w kosztach, co w konsekwencji może prowadzić do doszacowania dochodu i naliczenia sankcji. O tych kwestiach należy pamiętać.
Więcej informacji o kontrolach podatkowych na blogu – https://ikidp.pl/category/blog/kontrola-podatkowa/
Autor
Dawid Tomaszewski
Radca prawny, specjalizacja – prawo, handlowe, cywilne, postępowania podatkowe
Specjalizuje się w bieżącej obsłudze przedsiębiorców, prowadzi postępowania sądowe i administracyjne. Tworzy, opiniuje i negocjuje umowy oraz dokumenty korporacyjne. Posiada doświadczenie w postępowaniach przed organami podatkowymi oraz przed sądami administracyjnymi. LinkedIn
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn