Obowiązkowy Krajowy System eFaktur (KSeF) w Polsce stanie się powszechny od 2026 roku, co oznacza, że przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formacie ustrukturyzowanym za pomocą systemu administracji podatkowej. Zmiana ta wprowadza nowe obowiązki i wyzwania dla firm, które będą musiały dostosować swoje procesy księgowe oraz oprogramowanie do nowych wymagań. Jak się do tego przygotować?
Przede wszystkim – zapoznaj się z ogólnymi regulacjami oraz wymogami prawnymi w tym zakresie. Warto zastanowić się także nad tym, jaki jest zakres przedmiotowy KSeF i jakich rodzajów faktur będzie on dotyczył. Będą to faktury B2B – towarowe, usługowe, zaliczkowe; faktury dokumentujące zarówno transakcje krajowe jak i zagraniczne (WDT, eksport, eksport usług); faktury do paragonów; faktury dotyczące szczególnych procedur rozliczenia – VAT marża, faktury VAT RR; a także faktury korygujące. Na razie wyłączone zaś z tego obowiązku zostały: faktury B2C; faktury wewnętrzne, choć nie znane są wszystkie planowane zmiany.
Poza tym, istotnym krokiem w przygotowaniach jest dostosowanie oprogramowania księgowego do wymagań KSeF. Przedsiębiorcy powinni upewnić się, że ich obecne systemy umożliwiają wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym, które będą mogły być przesyłane bezpośrednio do systemu administracji podatkowej. W przypadku firm, które używają oprogramowania księgowego niekompatybilnego z KSeF, konieczna będzie aktualizacja lub zmiana oprogramowania.
Obowiązkowy KSeF wiąże się z koniecznością wprowadzenia zmian w sposobie pracy działów księgowych i finansowych w firmach. Pracownicy odpowiedzialni za wystawianie faktur powinni przejść odpowiednie szkolenia, które pozwolą im zrozumieć zasady działania systemu KSeF. Kiedy przedsiębiorca upewni się, że oprogramowanie jest kompatybilne z KSeF i pracownicy są odpowiednio przeszkoleni, kolejnym krokiem będzie integracja z systemem i zapewnienie bezpieczeństwa danych.
Przygotuj się na KSeF, nie daj się zaskoczyć i dołącz do Programu KSeF PRO https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro-2/
Autor
Monika Wolska-Bryńska
Radca prawny, specjalizacja – procedura podatkowa, w tym postępowania podatkowe i sądowo-administracyjne
Menedżer w Zespole Postępowań w Mariański Group Kancelaria Prawno-Podatkowa Sp.k., odpowiada za prowadzenie spraw klientów w ramach postępowań podatkowych oraz wtórnych do nich – postępowań zabezpieczających i egzekucyjnych, reprezentuje klientów w sporach przed organami podatkowymi oraz przed sądami administracyjnymi oraz występuje w postępowaniach karno-skarbowych. MarianskiGroup
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn