Prace nad KSeF przyspieszają, czas na Twój ruch!

Po wielu miesiącach analiz, konsultacji i korekt, prace nad Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) nabrały tempa. Terminy obowiązkowego KSeF są już wyznaczone, a finalne zmiany legislacyjne mają zostać opublikowane w najbliższych tygodniach. Choć pierwotna data wejścia w życie systemu była już kilkukrotnie przesuwana, obecne działania nie pozostawiają złudzeń – obowiązek korzystania z KSeF to kwestia niedalekiej przyszłości. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to ostatni moment, aby przygotować się do zmian. 

Prace nad KSeF przyspieszają 

KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (które w roku 2024 przekroczyły 200 mln złotych obrotu), a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów. Najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, zyskają dodatkowy czas i zostaną objęte KSeF dopiero 1 stycznia 2027 r. Należy jednak pamiętać, że niezależnie od tego, kiedy dana firma będzie zobowiązana do wystawiania faktur przez KSeF, już od 1 lutego 2026 r. musi być gotowa na ich odbiór od większych kontrahentów. 

Obecnie wielu przedsiębiorców wciąż odkłada prace związane z wdrożeniem KSeF. W praktyce najlepiej przygotowane są największe firmy, które już od miesięcy analizują nowe wymogi, organizują szkolenia i testują systemy. W przypadku mniejszych podmiotów zauważalna jest tendencja do bagatelizowania zagadnienia lub przerzucania odpowiedzialności na dział księgowości. Tymczasem KSeF to nie tylko zmiana formy fakturowania – to gruntowna reorganizacja procesów biznesowych, która dotyczy współpracy z kontrahentami, obiegu dokumentów, komunikacji wewnętrznej i zasad archiwizacji. 

Przedsiębiorcy muszą przygotować się nie tylko na wystawianie faktur przez system, ale też na ich odbiór od kontrahentów, co może okazać się szczególnie trudne w przypadku firm współpracujących z większymi podmiotami. Ponadto, wdrożenie KSeF oznacza konieczność dostosowania oprogramowania, integracji z systemami księgowymi i określenia, jakie dane muszą się znaleźć na fakturze oraz jak będą przekazywane inne istotne informacje związane z transakcją. Trzeba też pamiętać o szkoleniach dla pracowników oraz wypracowaniu procedur na wypadek awarii lub błędów systemowych. 

Choć ustawowe terminy mogą jeszcze dawać poczucie bezpieczeństwa, to opóźnianie wdrożenia KSeF w firmie może mieć poważne konsekwencje. Przede wszystkim, zbyt późne rozpoczęcie przygotowań ograniczy czas na testy i ewentualne korekty. Wdrożenie systemu wymaga dostosowania oprogramowania księgowego, przeszkolenia pracowników, przemyślenia procedur wewnętrznych oraz – często – reorganizacji obiegu dokumentów.  

Czas na Twój ruch! 

Przygotowanie do KSeF warto rozpocząć od analizy obecnych procesów fakturowania oraz identyfikacji miejsc wymagających dostosowania. Należy wybrać odpowiednie narzędzie informatyczne – czy to wbudowane w system ERP, czy jako zewnętrzne rozwiązanie – oraz sprawdzić jego zgodność z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów. Warto też zaplanować działania awaryjne na wypadek niedostępności systemu centralnego, a także uregulować kwestie odpowiedzialności za przesyłanie faktur i weryfikację poprawności danych. Trzeba też pamiętać o szkoleniach dla pracowników oraz wypracowaniu procedur na wypadek awarii lub błędów systemowych. 

Pojawiają się również pytania o skutki podatkowe faktur wystawionych poza KSeF, mimo że zgodnie z przepisami powinny być ustrukturyzowane. Co do zasady, jeśli faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję, daje prawo do odliczenia VAT, nawet jeśli została wystawiona niezgodnie z wymogami. Takie stanowisko prezentują m.in. interpretacje indywidualne wydawane przez dyrektora KIS. Mimo to wielu ekspertów apeluje o wydanie przez Ministra Finansów oficjalnych objaśnień lub interpretacji ogólnej, które rozwiałyby wątpliwości co do skutków podatkowych faktur „poza systemem” – zarówno w kontekście VAT, jak i kosztów uzyskania przychodu. Na razie jednak resort skupia się na szkoleniu podatników i nie planuje wydawania takich dokumentów przed wejściem przepisów w życie. 

Projekt ustawy dotyczącej KSeF został przyjęty przez rząd 17 czerwca i zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów w  sierpniu trafił do podpisu prezydenta. Nie ma już więc miejsca na spekulacje. 

Reasumując, zmiany są nieuchronne – KSeF stanie się obowiązkowy, a przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do nowych realiów. To nie tylko wyzwanie, ale też szansa na uporządkowanie procesów księgowych, zwiększenie automatyzacji i lepszą kontrolę nad dokumentacją finansową. Im wcześniej rozpoczniesz przygotowania, tym większa szansa na spokojne wdrożenie i uniknięcie błędów. Czas na Twój ruch – nie czekaj, aż zmiany Cię zaskoczą. 

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny