Są już założenia projektu ustawy o KSeF!

Ministerstwo Finansów przedstawiło założenia projektu ustawy, który reguluje  obowiązkowe wprowadzenie i stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, tj. takich którzy w 2025 r. osiągną wartość sprzedaży przekraczającą 200 mln zł. Dla pozostałych podatników obowiązek ten wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r. Jakie założenia są zawarte w nowym projekcie ustawy o KSeF? 

KSeF – jakie jeszcze regulacje?  

Projekt ustawy wnosi  możliwość stosowania trybu „offline” do końca 2026 r. – a zatem podatnik będzie mógł wystawić fakturę offline w przypadku problemów technicznych. W takiej sytuacji fakturę będzie trzeba dostarczyć do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, co z kolei może stanowić wyzwanie w razie dłuższej awarii. Ministerstwo Finansów odrzuciło postulaty wydłużenia tego terminu, co budzi obawy niektórych przedsiębiorców. 

Kolejnym rozwiązaniem przewidzianym przez projekt jest możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących do końca lipca 2026 r., co ma ułatwić dostosowanie się przedsiębiorcom, którzy dotychczas korzystali z tego rozwiązania. Ministerstwo planuje również odroczenie do końca lipca 2026 r. obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach, także tych wykonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP). 

W projekcie przewidziano także półroczny okres przejściowy (kwiecień-wrzesień 2026 r.) dla mikroprzedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży na niewielkie kwoty (do 450 zł za pojedynczą fakturę i do 10 tys. zł miesięcznie). W tym czasie mikroprzedsiębiorcy będą zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur, co ma ułatwić im dostosowanie się do nowych regulacji, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw wykluczonych cyfrowo. 

Projekt ustawy przewiduje również dobrowolność wystawiania e-faktur dla konsumentów. Projekt zakłada też, że jeśli e-konsument poda numer NIP, zostanie on potraktowany jak podatnik (czynny lub zwolniony z VAT) i wówczas faktura będzie wystawiana w KSeF. Jeżeli, jednak numer NIP nie zostanie podany, e-konsument nie będzie traktowany jako podatnik, a decyzja o wystawieniu faktury w KSeF pozostanie po stronie sprzedawcy. Ta opcjonalność ma na celu dostosowanie procedur do specyfiki różnych rodzajów sprzedaży – przewiduje się, że duże firmy oraz sklepy internetowe częściej będą korzystać z KSeF, natomiast sklepy stacjonarne mogą preferować fakturowanie poza systemem. 

Jakie jeszcze zmiany? 

W odpowiedzi na postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców, głównie z branży mediów i telekomunikacji, projekt wprowadza też funkcjonalność przesyłania faktur wraz z załącznikami. Dzięki temu dostawcy mediów będą mogli dołączać szczegółowe informacje o zużyciu energii czy gazu, a telekomy – dane dotyczące usług świadczonych na rzecz klientów. Struktura FA(3) zostanie wzbogacona o węzeł „Załącznik,” co umożliwi elastyczne i zróżnicowane prezentowanie danych, dostosowane do wymagań specyficznych branż. 

Ministerstwo podkreśla, że przesyłanie załączników będzie opcjonalne, a rozwiązanie ma być uniwersalne, co oznacza, że mogą z niego korzystać przedsiębiorcy z różnych sektorów, jeśli ich potrzeby wymagają takiego rozbudowanego formatowania faktur. 

W ramach projektu przewidziano także zmiany ułatwiające fakturowanie dla jednostek samorządu terytorialnego (JST). Przewidywane jest dodanie do schemy e-faktury elementu „Podmiot3,” umożliwiającego wprowadzenie numeru NIP jednostek podległych JST. Wprowadzenie tego obowiązku odpowiada na potrzeby JST w zakresie dostępu do faktur wystawianych dla ich jednostek podległych. 

Ponadto, projekt nowelizacji przewiduje odroczenie kilku wymogów: 

• Podanie numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury – wymóg ten, także dla płatności realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności, zostanie odroczony do 31 lipca 2026 r. 

• Odroczenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF z kas rejestrujących – do końca lipca 2026 r. podatnicy nadal będą mogli korzystać z tego rozwiązania bez dodatkowych ograniczeń. 

• Przedłużenie terminu na dostosowanie się do kar za brak realizacji obowiązków KSeF – przedsiębiorcy będą mieli więcej czasu na przystosowanie swoich procesów wewnętrznych do wymogów systemu, co może zminimalizować ryzyko obciążeń finansowych. 

Wprowadzenie tych zmian wymaga dostosowania systemów księgowych i procedur wewnętrznych. Dzięki wdrożeniu KSeF z opcją załączników oraz odroczeniem niektórych terminów, przedsiębiorcy będą mieli możliwość lepszego zarządzania obiegiem faktur oraz dostosowania swoich działań do nowych wymogów bez natychmiastowych kar. 

Podsumowując zatem, projekt ustawy o KSeF to krok w kierunku nowoczesnej i bardziej zautomatyzowanej gospodarki, ale wiąże się z licznymi wyzwaniami, zwłaszcza w kontekście przyszłych wymogów unijnych. Obowiązek wdrożenia e-fakturowania może wymagać od przedsiębiorców poniesienia istotnych nakładów finansowych oraz przygotowania systemów informatycznych. Dalsze wytyczne ze strony Ministerstwa Finansów będą kluczowe, aby proces wdrażania przebiegał sprawnie i z poszanowaniem interesów podatników. 

Szukasz sprawdzonych informacji o KSeF? Korzystaj z regularnie zamieszczanych artykułów w Przewodniku KSeF https://ikidp.pl/ksef/przewodnik/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny