Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jako obowiązkowego narzędzia do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych od 1 kwietnia 2026 roku oznacza fundamentalną zmianę w funkcjonowaniu sektora finansów publicznych, w tym jednostek samorządu terytorialnego (JST). Choć dla sektora przedsiębiorstw termin wejścia w życie obowiązku przesunięto na 1 lutego 2026 r., to samorządy – jako jednostki realizujące zadania publiczne, często w złożonych strukturach organizacyjnych – stoją przed jeszcze większym wyzwaniem. Czy są gotowe na tę rewolucję?
Samorządy a KSeF
KSeF zakłada pełną cyfryzację obiegu faktur – nie tylko w zakresie wystawiania dokumentów, ale także ich odbioru, przechowywania i raportowania. Samorządy, które funkcjonują w oparciu o szczególne zasady rachunkowości budżetowej i posiadają wielowarstwowe struktury organizacyjne (np. urząd miasta, szkoły, jednostki kultury, ośrodki pomocy społecznej), muszą zmierzyć się z implementacją KSeF w skali znacznie bardziej złożonej niż przeciętny przedsiębiorca.
KSeF będzie obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów),
- od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów, zatem także dla jednostek samorządu terytorialnego.
Wiele samorządów już rozpoczęło analizy przedwdrożeniowe, a część z nich wdraża pilotażowe rozwiązania. Jednak dane z rynku i sygnały płynące z branży IT oraz środowiska skarbników sugerują, że poziom gotowości jest zróżnicowany. Część JST wciąż czeka na ostateczne wersje przepisów wykonawczych oraz dokładne wytyczne techniczne i interpretacyjne. Brakuje też jasnych rozwiązań dotyczących m.in. identyfikacji jednostek i podjednostek w systemie, zarządzania pełnomocnictwami oraz integracji KSeF z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi w jednostkach organizacyjnych JST.
Szczególnie problematyczne może być zapewnienie spójnej i bezpiecznej integracji systemów informatycznych samorządów z KSeF. Wiele jednostek korzysta z przestarzałych lub rozproszonych systemów, które nie zostały przystosowane do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Konieczne będzie wdrożenie nowych rozwiązań lub modernizacja istniejących systemów, co oznacza znaczące koszty i czasochłonność. W tym kontekście ważne jest, by samorządy mogły liczyć na wsparcie finansowe i organizacyjne ze strony administracji rządowej – zarówno w postaci dotacji, jak i gotowych rozwiązań systemowych.
Czy JST są gotowe na 1 kwietnia 2026 roku?
Nie można też zapominać o aspektach organizacyjnych i kompetencyjnych. Wdrożenie KSeF wymaga przeszkolenia kadr – nie tylko w urzędach, ale także w podległych jednostkach. To nie tylko zmiana narzędziowa, ale też mentalna – przejście od dokumentów papierowych lub PDF do strukturalnej e-faktury wymaga nowego podejścia do zarządzania dokumentacją i kontroli wewnętrznej. Tymczasem wiele jednostek boryka się z niedoborem specjalistów IT i kadry z doświadczeniem w cyfryzacji procesów.
Pomimo tych trudności, wdrożenie KSeF w samorządach ma także wymiar pozytywny – w dłuższej perspektywie może przynieść realne korzyści. Automatyzacja procesów, szybszy dostęp do danych finansowych, lepsza kontrola nad zobowiązaniami, a także zwiększenie transparentności – to tylko niektóre z potencjalnych efektów. Warto jednak pamiętać, że skala tego przedsięwzięcia wymaga odpowiedniego przygotowania legislacyjnego, organizacyjnego i finansowego.
Projekt zmian w przepisach daje JST i innym podmiotom czas na dokładne zaplanowanie wdrożenia, ale również sygnalizuje, że Ministerstwo Finansów nie planuje kolejnego przesunięcia terminu. Dlatego już teraz warto podjąć działania zmierzające do pełnej gotowości na 1 kwietnia 2026 r.
Reasumując, na niespełna rok przed obowiązkowym wdrożeniem KSeF w samorządach trudno jednoznacznie stwierdzić, że JST są w pełni gotowe. Choć wiele z nich podejmuje konkretne działania przygotowawcze, to skala wyzwań jest ogromna, a wsparcie systemowe – wciąż niewystarczające. Kluczowy będzie najbliższy rok – czas na intensyfikację działań wdrożeniowych, zapewnienie jasnych przepisów wykonawczych, dostęp do wsparcia technicznego i finansowego oraz budowę świadomości i kompetencji wśród pracowników sektora publicznego. Tylko wtedy możliwe będzie płynne i bezpieczne przejście samorządów do nowego etapu cyfrowej rewolucji w finansach publicznych.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://ikidp.pl/ksef/program-ksef-pro/
Autor
Monika Wolska-Bryńska
Radca prawny, specjalizacja – procedura podatkowa, w tym postępowania podatkowe i sądowo-administracyjne
Menedżer w Zespole Postępowań w Mariański Group Kancelaria Prawno-Podatkowa Sp.k., odpowiada za prowadzenie spraw klientów w ramach postępowań podatkowych oraz wtórnych do nich – postępowań zabezpieczających i egzekucyjnych, reprezentuje klientów w sporach przed organami podatkowymi oraz przed sądami administracyjnymi oraz występuje w postępowaniach karno-skarbowych. MarianskiGroup
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn