Jakie sankcje za niewdrożenie KSeF w terminie?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się jednym z najważniejszych obowiązków podatkowych dla przedsiębiorców w najbliższych latach. Choć system funkcjonuje od 2022 roku w formule dobrowolnej, jego obligatoryjne stosowanie zostało przesądzone nowelizacją ustawy o VAT uchwaloną przez Sejm 5 sierpnia 2025 roku. Ustawa ta wprowadza szczegółowy harmonogram wdrożenia KSeF oraz przewiduje sankcje finansowe dla firm, które nie dostosują się do nowych wymogów w odpowiednim terminie. 

Sankcje za niewdrożenie KSeF 

Korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe etapami. Od 1 lutego 2026 roku system obejmie największe przedsiębiorstwa, których roczny obrót brutto w 2024 roku przekroczył 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, natomiast najmniejsze firmy – osiągające miesięczną sprzedaż brutto poniżej 10 tys. zł – zostaną objęte systemem od 1 stycznia 2027 roku. 

Najistotniejszym elementem nowelizacji są przepisy sankcyjne, które wejdą w życie 1 stycznia 2027 roku. Zgodnie z nimi, podatnicy, którzy nie zastosują się do obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF, będą narażeni na dotkliwe kary finansowe. Maksymalna wysokość sankcji może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem. W przypadku faktur, które nie zawierają podatku VAT (np. zwolnionych), kara może wynieść do 18,7% wartości należności ogółem wykazanej na fakturze. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który wystawi fakturę poza KSeF, może zostać ukarany w wysokości równej wartości podatku należnego od tej transakcji (zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT). W sytuacjach, w których faktura nie zawiera VAT, kara obejmie niemal jedną piątą wartości transakcji. 

Kary będą wymierzane przez organy podatkowe w sposób indywidualny, z uwzględnieniem stopnia naruszenia, częstotliwości błędów oraz skutków dla budżetu państwa. Organy będą mogły odstąpić od wymierzenia sankcji, jeśli uchybienie wynikało z przyczyn niezależnych od podatnika, na przykład z awarii systemu lub działania siły wyższej. 

Decyzję o nałożeniu kary będzie wydawał naczelnik urzędu skarbowego, a podatnik będzie zobowiązany do jej zapłaty w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Co istotne, kara ta nie będzie nakładana na osoby fizyczne, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność karną skarbową – ustawodawca wykluczył podwójne karanie za to samo przewinienie. 

Odpowiedzialność w okresie przejściowym 

Choć kary administracyjne będą stosowane dopiero od 2027 roku, to już w okresie przejściowym – od 1 lutego 2026 do 31 grudnia 2026 roku – przedsiębiorcy mogą ponosić odpowiedzialność karnoskarbową za niestosowanie się do przepisów o KSeF. Oznacza to, że w tym czasie błędy w wystawianiu faktur poza systemem mogą skutkować sankcjami przewidzianymi w Kodeksie karnym skarbowym. 

Zgodnie z art. 62 § 1–2a kks, brak wystawienia faktury lub jej wadliwe sporządzenie może skutkować karą grzywny do 180 stawek dziennych. W przypadku faktur nierzetelnych, które przedstawiają nieprawdziwe zdarzenia gospodarcze, kara może sięgnąć aż 720 stawek dziennych, a w najpoważniejszych przypadkach – nawet pozbawienia wolności. Wysokość jednej stawki dziennej jest ustalana indywidualnie przez organ, z uwzględnieniem sytuacji majątkowej i rodzinnej sprawcy, jego dochodów oraz możliwości zarobkowych. W 2025 roku minimalna stawka dzienna wynosi 155,53 zł, a maksymalna 62 212 zł. Oznacza to, że kara za nierzetelne wystawienie faktury może sięgnąć nawet kilkudziesięciu milionów złotych. 

Ryzyko odpowiedzialności dotyczy również sytuacji, w których podatnik nie dochowa obowiązku przesłania faktur po awarii KSeF lub własnego systemu w określonym terminie. Faktury wystawione w trybie offline muszą zostać przekazane do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od przywrócenia działania systemu. Niedotrzymanie tego terminu również może skutkować sankcją. 

Aby uniknąć sankcji za niewdrożenie KSeF, przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz. Ministerstwo Finansów udostępnia darmowe wersje testowe systemu, które pozwalają zapoznać się z jego funkcjonowaniem i zintegrować własne oprogramowanie bez ryzyka błędów podatkowych. Dobrym rozwiązaniem może być również dobrowolne wcześniejsze wdrożenie KSeF w firmie – chociażby w zakresie odbierania e-faktur od kontrahentów. 

W praktyce kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie systemów księgowych, przeszkolenie pracowników oraz wdrożenie procedur bezpieczeństwa. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli uniknąć kosztownych błędów i sankcji finansowych, które od 2027 roku będą stanowiły realne zagrożenie dla firm nieprzystosowanych do cyfrowego obiegu dokumentów. 

Z uwagi na to, niewdrożenie KSeF w terminie może wiązać się z bardzo poważnymi konsekwencjami finansowymi. Od 2027 roku przedsiębiorcy, którzy nie będą wystawiać faktur w systemie, mogą zapłacić nawet równowartość podatku wykazanego na fakturze. Już rok wcześniej, w okresie przejściowym, przewidziano możliwość odpowiedzialności karnoskarbowej. Dlatego najbliższe miesiące to czas intensywnych przygotowań – zarówno technologicznych, jak i organizacyjnych. Ci, którzy rozpoczną proces wcześniej, zyskają nie tylko bezpieczeństwo podatkowe, ale i przewagę w płynnym przejściu do nowego systemu obowiązkowego e-fakturowania. 

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro    

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny