Wraz ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur coraz więcej wątpliwości dotyczy nie tylko sposobu wystawiania faktur, lecz także tego, jakimi dokumentami można posługiwać się w obrocie prawnym i urzędowym. Jednym z kluczowych pytań stała się kwestia wizualizacji faktury z KSeF, w szczególności jej wydruku lub pliku PDF opatrzonego kodem QR.
Ministerstwo Finansów w najnowszych wyjaśnieniach potwierdziło, że taka wizualizacja może być traktowana jako pełnoprawny dokument urzędowy, choć nie oznacza to automatycznego rozwiania wszystkich wątpliwości praktycznych. Ministerstwo Finansów konsekwentnie podkreśla, że dla podatników posługujących się polskim numerem NIP faktura istnieje wyłącznie w KSeF. To właśnie zapis w systemie, opatrzony numerem KSeF, stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT.
Wszelkie inne formy, takie jak wydruk, plik PDF czy obraz faktury przesłany e-mailem, mają wyłącznie charakter wizualizacji. Oznacza to, że nie są one samodzielnym dokumentem księgowym ani podatkowym, lecz odzwierciedleniem danych zapisanych w systemie. Jednocześnie resort finansów przyznaje, że w praktyce obrotu gospodarczego i administracyjnego konieczne jest posługiwanie się dokumentami „materialnymi” lub przynajmniej czytelnymi dla urzędników i kontrahentów.
Stąd wyraźne stanowisko, że wizualizacja faktury z KSeF, o ile spełnia określone warunki, może być wykorzystywana w procedurach urzędowych. Kluczowym elementem, który przesądza o możliwości posługiwania się wizualizacją faktury, jest nadanie jej numeru KSeF. Dopiero faktura, która została skutecznie przesłana do systemu i otrzymała ten numer, może być wizualizowana i przekazywana innym podmiotom.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro
Autor
Adrian Lapierre
Ekspert w dziedzinie bezpieczeństwa informacji, audytów ISO 27001 oraz wdrażania systemów zarządzania bezpieczeństwem
Opracował otwarte oprogramowanie – klient KSeF dla kilku języków programowania, współtworzy społeczność programistów zajmujących się integracją z KseF.
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn
