Zarząd na celowniku: kiedy członkowie odpowiadają za decyzje firmy?

Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki kapitałowej, szczególnie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, postrzegane jest jako sposób na ograniczenie osobistej odpowiedzialności za zobowiązania firmy. Jednak to złudne poczucie bezpieczeństwa może szybko zniknąć, gdy do gry wejdą przepisy o odpowiedzialności członków zarządu. Wbrew powszechnemu przekonaniu, pełnienie funkcji w zarządzie to nie tylko prestiż, ale przede wszystkim obowiązki i ryzyko odpowiedzialności. 

Zarząd spółki kapitałowej na celowniku? 

Najbardziej znaną regulacją dotyczącą odpowiedzialności członków zarządu jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych, który przewiduje odpowiedzialność osobistą członków zarządu za zobowiązania spółki, jeżeli egzekucja z jej majątku okaże się bezskuteczna. Oznacza to, że jeśli spółka z o.o. nie jest w stanie uregulować swoich długów, a jej majątek nie wystarcza na pokrycie zobowiązań, wierzyciele mogą skierować roszczenia bezpośrednio wobec członków zarządu. Odpowiedzialność ta nie powstaje jednak automatycznie – członek zarządu może się od niej uwolnić, jeśli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości albo otwarto postępowanie restrukturyzacyjne, albo że niezgłoszenie tych wniosków nastąpiło bez jego winy. 

Podobną regulację w zakresie prostych spółek akcyjnych przewiduje art. 300132 § 1., zgodnie z którym jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. I tak samo, członek zarządu może się uwolnić od tej odpowiedzialności,  jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody.  

Kiedy członkowie odpowiadają za decyzje firmy? 

 Członkowie zarządu spółek kapitałowych mogą być odpowiedzialni także za zobowiązania podatkowe spółki, które nie mogą zostać zaspokojone z jej majątku (tak wskazuje art. 116 Ordynacji podatkowej). Odpowiedzialność za takie zobowiązania jest subsydiarna i solidarna. Podobnie ma to miejsce w przypadku zaległości składkowych (wobec ZUS). Jednakże po odejściu ze spółki z o.o. członek zarządu nie odpowiada swoim majątkiem za długi składkowe, jeśli wykaże w postępowaniu, że w okresie pełnienia przez niego funkcji członka zarządu nie było podstaw do zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub postępowania zapobiegającego upadłości – tak wskazała Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Najwyższego w postanowieniu z 13 marca 2024 r., sygn. akt III UZP 7/23.  

Warunkiem poniesienia odpowiedzialności na podstawie art. 299 § 1 k.s.h. jest istnienie konkretnego zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w okresie, gdy dana osoba pełniła funkcję członka zarządu, a także bezskuteczność egzekucji tego zobowiązania wobec spółki – niezależnie od tego, czy nastąpiła ona w czasie zasiadania tej osoby w zarządzie, czy już po jej odwołaniu. Odpowiedzialność z art. 299 k.s.h. dotyczy zatem osób rzeczywiście pełniących funkcję członka zarządu na podstawie prawidłowego powołania i z funkcji tej jeszcze nieodwołanych, a decydujące znaczenie ma chwila powołania lub odwołania, nie zaś chwila ujawnienia tego faktu w rejestrze. 

W dobie rosnących oczekiwań wobec zarządu i coraz surowszego podejścia sądów oraz organów administracji, coraz częściej mówi się o potrzebie prowadzenia tzw. „defence file” – czyli zbioru dokumentów potwierdzających, że członek zarządu działał z należytą starannością. To mogą być m.in. protokoły z posiedzeń zarządu, opinie doradców, pisemne analizy sytuacji finansowej spółki czy też dokumenty potwierdzające podjęcie działań restrukturyzacyjnych. Zgromadzenie takich materiałów może okazać się kluczowe w ewentualnym postępowaniu sądowym – nie tylko jako dowód staranności, ale także jako sposób na skuteczne uwolnienie się od odpowiedzialności. Defence file to zatem nie tyle formalność, co realne narzędzie obrony przed odpowiedzialnością osobistą. 

Z uwagi na to, pełnienie funkcji w zarządzie to nie tylko przywilej, ale przede wszystkim odpowiedzialność za losy firmy i jej interesariuszy. Dlatego każdy, kto rozważa objęcie funkcji członka zarządu, powinien mieć pełną świadomość ryzyk i obowiązków, jakie się z tym wiążą. Świadome zarządzanie, rzetelne prowadzenie dokumentacji i odpowiednia reakcja na sytuacje kryzysowe to nie tylko elementy dobrego zarządzania, ale też tarcza chroniąca przed odpowiedzialnością osobistą. 

Bądź na bieżąco z najważniejszymi zmianami podatkowymi, dołącz do Instytutu Rejestracja – IKIDP

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny