Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym
Biura rachunkowe, podobnie jak wiele przedsiębiorstw, coraz częściej decydują się na automatyzację procesów zachodzących w danym biurze. Przyspieszenie tego procesu nastąpiło zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19 oraz upowszechnienia pracy zdalnej, kiedy to coraz więcej osób zaczęło poszukiwać biur rachunkowych oferujących usługi online. Konieczne okazało się dokonanie automatyzacji procesów w wielu takich biurach, o czym opowiadamy szerzej w dzisiejszym artykule.
Na czym polega automatyzacja?
Na początku warto omówić sobie to, czym w ogóle jest automatyzacja i na czym może ona polegać. Automatyzacja to w dużym skrócie działanie, które zastępuje ludzką pracę technologią. Słownik języka polskiego PWN tłumaczy automatyzację jako ,,wprowadzenie do produkcji, transportu, pracy biurowej itp. urządzeń automatycznych”. Można zatem uznać, iż automatyzacja to proces, który polega na odciążeniu bądź całkowitemu ograniczeniu ludzkiej pracy fizycznej, jak również umysłowej przy użyciu maszyn i urządzeń, które wykonują powtarzające się czynności w sposób automatyczny. Jej podstawową zaletą jest oszczędzanie czasu i pieniędzy w firmie.
Automatyzacja może zachodzić w szeregu różnego rodzaju przedsiębiorstw, także w biurach rachunkowych. Proces automatyzacji może dotyczyć przede wszystkim wprowadzania różnego rodzaju posiadanych przez biuro rachunkowe danych do systemu (sieci), w których to sieciach dane te są odpowiednio grupowane. Pozwala to na łatwy i szybki dostęp do pogrupowanych informacji, a klienci mogą mieć z użyciem systemu stały dostęp do swoich danych dotyczących np. najbliższych płatności albo wysokości podatku.
W jaki sposób można zautomatyzować procesy w biurze rachunkowym?
Warto zastanowić się zatem nad tym, w jaki sposób można zautomatyzować procesy w biurze rachunkowym, tak by było to jak najbardziej korzystne oraz wydajne. Przede wszystkim należy zadbać o skorzystanie z odpowiedniego systemu – najlepiej takiego, do którego wprowadzanie danych będzie proste oraz intuicyjne. Niezwykle istotne jest także przeszkolenie pracowników z tego systemu, a dane zawarte w tym systemie powinny być dla pracowników biura łatwo i szybko dostępne. Pożądane jest także, aby dane te łączyły się w odpowiednie grupy i na ich podstawie możliwe było np. szybkie przygotowanie podsumowań, wyliczeń, tabel albo wykresów.
Automatyzacja powinna prowadzić bowiem do oszczędzania czasu przy codziennych obowiązkach – powinna zatem skrócić czas poszukiwania dokumentów czy też zniwelować obawy związane np. z potencjalnym zagubieniem faktury. Warto zwrócić uwagę także na dodatkowe funkcje takie jak np. kalendarz, możliwość wpisywania do niego terminów, ustawianie przypomnień, kontakt z klientami itd. Automatyzacja nie musi być drogim procesem, warto zatem zadbać o odpowiedni research na rynku przed wyborem systemu i dobranie pakietu dopasowanego do swojej działalności oraz liczby posiadanych klientów.
Wraz z rozwojem technologii oraz postępującą cyfryzacją, proces automatyzacji wydaje się nieunikniony w wielu branżach, także w biurach rachunkowych. Warto zatem oswoić się z tym procesem i wprowadzić nowe rozwiązania już teraz. Zwłaszcza, jeżeli konieczne jest w naszej firmie zarządzanie dużą ilością danych, a w naszym biurze rachunkowym w obrocie są tysiące dokumentów i setki księgowań miesięcznie.
Czy wprowadzenie automatyzacji w biurze rachunkowym się opłaca?
Mając na względzie powyższe należy wskazać, że wprowadzenie automatyzacji w biurze rachunkowym w większości przypadków jest bardzo korzystnym procesem. Pozwala ono na oszczędności w firmie, a także na przyspieszenie niektórych działań. Jako, że obecnie coraz więcej biur rachunkowych wprowadza takie zmiany, to konieczne jest ich wprowadzenie także w swoim biurze rachunkowym, aby móc konkurować na rynku z innymi tego typu przedsiębiorstwami. Wprowadzenie automatyzacji bardzo często ogranicza także możliwość występowania błędów przy dokonywaniu procesów rachunkowych.
Wprowadzenie zautomatyzowanych rozwiązań pozwoli również na wyróżnienie się na danym rynku oraz pozwoli pozyskać i zatrzymać większą liczbę zadowolonych klientów w naszym biurze. Bardzo często jest to także działanie korzystne dla ekologii – odchodzi się od papieru i jego zużywania, kosztem przenoszenia danych do systemu (sieci elektronicznej). Nie jest konieczne także przechowywanie sporych dokumentacji klientów w papierowej formie, co może wiązać się z kosztami dotyczącymi np. wynajmu oddzielnego pomieszczenia.
Jeżeli widzisz, że temat może pomóc Ci w pracy i chcesz być na bieżąco z innym zagadnieniami to zarejestruj się bezpłatnie w platformie
