KSeF – na jakie zmiany trzeba się przygotować?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Stanowi on pewną nowość w polskim systemie prawnym i podatkowym. Jest to portal informatyczny, który został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. Za jego pomocą przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Od 1 stycznia 2022 roku można już wystawiać fakturę za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, natomiast nie ma on jeszcze obowiązkowego charakteru. Na jakie zmiany warto już jednak teraz się przygotować?
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur oraz informacje o tym systemie dostępne są m.in. pod adresem internetowym https://ksef.mf.gov.pl/. Już dzisiaj możliwe jest zatem testowanie nowych rozwiązań. Za jego pomocą możliwe jest wystawianie, wysyłanie oraz odbieranie faktur elektronicznych (tj. e-faktur). Każda faktura zostaje w systemie opatrzona unikatowym numerem i będzie to jednoznaczne z wprowadzeniem jej do obiegu prawnego. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw założyła wprowadzenie wraz z dniem 1 lipca 2024 roku obowiązku stosowania KSeF przy wystawianiu faktur pomiędzy przedsiębiorcami. Nowelizacja ustawy przewiduje także, że dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 roku.
Na jakie zmiany w KSeF trzeba się przygotować?
Trzeba pamiętać, że przejście na system elektronicznego wystawiania faktur ma na celu ułatwienie walki z oszustwami podatkowymi związanymi z VAT-em i w rezultacie ma przyczynić się do zwiększenia wpływów budżetowych na kolejne lata. Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany w celu unowocześnienia procesów związanych z fakturowaniem oraz obiegu dokumentów. Jednolity standard e-faktury ma również na celu uprościć proces dokumentowania transakcji, przyspieszyć oraz zautomatyzować wystawianie, przetwarzanie i archiwizację dokumentów.
Już dziś na stronie rządowej dostępne są narzędzia takie jak Aplikacja Podatnika KSeF (są to bezpłatne narzędzia do zarządzania uprawnieniami, uwierzytelniania, wystawiania i odbierania e-faktur), Środowisko produkcyjne KSeF (mówiące o tym jak zintegrować się z KSeF, a także opisujące dokumenty, struktury logiczne w systemie) oraz Wersja demo systemu. Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawić z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, a także przy użyciu programów komercyjnych. W pierwszym etapie wdrażania KSeF to Ty zdecydujesz, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu.
Ponadto, KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Przepisy wskazują na cztery różne sposoby uwierzytelniania do wysyłki i pobrania e-faktur oraz do komunikacji z KSeF:
- Kwalifikowany podpis elektroniczny.
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
- Podpis zaufany.
- Token – czyli wygenerowany przez portal KSeF ciąg znaków alfabetycznych (przypisany do danego podmiotu), token taki zostaje wygenerowany po uwierzytelnieniu się przez podatnika w jeden z powyższych sposobów.
System ten jest swoistym novum, którego obsługa wymaga pozyskania odpowiedniej wiedzy i umiejętności w tym zakresie, więc warto przygotować się do tego już teraz.
Dołącz do Newslettera „KSeF PRO” i bądź dobrze przygotowany do KSeF https://ikidp.pl/ksef-pro-newsletter/
