Jak zostało już wielokrotnie wspomniane, KSeF będzie systemem teleinformatycznym, natomiast systemy teleinformatyczne mają to do siebie (szczególnie te produkowane przez Ministerstwo Finansów), że czasami zdarzają im się różnego rodzaju awarie. Wówczas powstaje pytanie – co wtedy, jeżeli chcemy wystawić fakturę czy mamy do wystawienia całą serię faktur (np. kiedy zbliża się koniec miesiąca), a KSeF nie działa? W tym zakresie przepisy przewidują rozwiązania zarówno na okoliczność niedostępności systemu czy też awarii.
W przypadku błędu na stronie ministerstwa, jak również w przypadku takich sytuacji, gdzie niedostępność systemu będzie wynikała z przyczyn niezależnych od podatnika (czyli na przykład w przypadku prac serwisowych, które będą wymagały chwilowego wyłączenia dostępności do KSeF), Ministerstwo Finansów zadeklarowało, że będzie wówczas publikowany z odpowiednim wyprzedzeniem komunikat w tym zakresie na BIP Ministerstwa Finansów. W takiej sytuacji podatnicy będą mogli wziąć to pod uwagę i pewnie w miarę możliwości odpowiednio sobie zaplanować wystawianie faktur tak, żeby możliwie uniknąć wystawiania faktur właśnie w tym czasie.
Poza jednak wyłączeniami systemu (takimi planowanymi), zapewne będą się pojawiały również inne sytuacje nieprzewidziane typu awaria. Na taką okoliczność również odpowiednie rozwiązanie zostało przewidziane – mianowicie w czasie niedostępności możliwe będzie wystawienie przez podatników faktur w formie offline (czyli poza systemem). Natomiast takie faktury w dalszym ciągu powinny być wystawione według tego samego wzoru i tej samej struktury określonej formatem pliku XML.
Wobec tego, jeżeli skorzystamy z tego rozwiązania i wystawimy fakturę poza systemem, to taką faktura będziemy mogli (czy nawet wtedy powinniśmy wręcz) przesłać do nabywcy również poza systemem z uwagi na niedostępność systemu, w uzgodnionej z tym nabywcą formie. Czyli może to być forma papierowa, może to być forma elektroniczna, przy czym istotne zastrzeżenie – taka faktura powinna zostać opatrzona kodem QR, czyli takim kodem składającym się z odpowiednich małych czarnych i białych kwadratów, ułożonych w odpowiednich rzędach i poziomach.
Taki kod ma na celu umożliwienie nabywcy poprzez jego zeskanowanie i odniesienie się do danych Ministerstwa Finansów, zweryfikowanie czy taka faktura jest rzeczywiście została wystawiona, czy tutaj wszystko jest OK, jest prawidłowo. Natomiast jeżeli z tego rozwiązania skorzystamy, to oczywiście po przywróceniu funkcjonalności systemu będziemy mieć obowiązek taką fakturę wystawioną offline przesłać do systemu. W zależności od przyczyny niedostępności systemu czy też awarii, ten termin na przesłanie będzie różny.
Jeżeli to będzie spowodowane awarią po stronie Ministerstwa Finansów, to będzie to 7 dni roboczych od zakończenia tej awarii. Natomiast jeżeli problem będzie leżał po naszej stronie – wówczas będziemy mieć w zasadzie jeden dzień na przesłanie takich faktur do KSeF-u. Jeżeli tego terminu nie dotrzymamy, to formalnie Ministerstwo straszy karami, aczkolwiek te kary też mają podobno być ważone w zależności od konkretnych okoliczności. W pierwszym okresie najprawdopodobniej kary te też nie będą jeszcze nakładane. Jeszcze jedno istotne zastrzeżenia w tym przypadku, ponieważ tak jak mówiliśmy, co do zasady datą wystawienia faktury w będzie data przesłania do systemu i nadanie jej numeru przez ten system – natomiast w przypadku faktur wystawionych w formie offline i przesłanych do systemu później – datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika w polu P_1.
Co nam daje KSeF?
KSeF jest dość dużą sprawą w polskich podatkach, która nakładała na nas sporo nowych obowiązków. Wiąże się z koniecznością przystosowania systemów do nowych okoliczności i do nowych warunków wystawiania faktur. Pojawia się natomiast pytanie, czy rzeczywiście będą to wyłącznie obciążenia czy KSeF będzie dawał podatnikom również jakieś możliwości, udogodnienia? Te, które wiążą się z korzystaniem systemu przewidziało już samo Ministerstwo Finansów – przede wszystkim jest to skrócony z 60 do 40 dni termin na zwrot VAT.
Poza tym, jest to także ograniczenie ryzyka wadliwości faktury oraz możliwość łatwego pobierania i przetwarzania danych. Dodatkowo, jest to również możliwość ograniczenia obciążeń administracyjnych (chodzi tutaj głównie o OCR i archiwizację). Biorąc pod uwagę, że dokumenty czy też dane, które będą zawarte w fakturach strukturyzowanych, będą miały formę jednolitą powtarzalną, które będzie pozwalała na łatwe pobieranie i przetwarzanie tych danych – to możliwe jest skorzystanie z tego systemu również przez samych podatników. Mianowicie duża część osób korzysta z rozwiązań typu OCR – wobec czego, aby nie przepisywać faktur do systemu ręcznie, korzystamy z rozwiązań informatycznych. To w pewnym stopniu będzie mogło zostać ograniczone, tak samo archiwizacja, która wiąże się z pewnymi kosztami i też nie może nie całkowicie, ale w dużym zakresie, spadnie to na Ministerstwo Finansów.
Kolejne zalety to łatwiejsze rozliczanie faktur korygujących – głównie przez ujęcie korekty przez sprzedawcę w dacie wystawienia, a także rozliczenie przez nabywcę w dacie otrzymania. Dodatkowo faktury wystawione w KSeF będą przechowywane przez MF przez okres 10 lat, natomiast możliwe będzie też skorzystanie z danych w ten sposób gromadzonych chociażby na potrzeby własne czy też kontrolingowe, czy też potrzeby weryfikacji rozliczeń. Ostatnia z omawianych zalet to brak obowiązku przekazywania JPK_FA. Faktury wystawione z użyciem KSeF nie będą objęte obowiązkiem przekazywania na żądanie organów podatkowych w formie JPK_FA (będą one dostępne dla organów bezpośrednio z systemu).
Z uwagi na to, na pewno czeka nas sporo pracy z przygotowaniem się do nowych warunków, do nowych realiów, jeżeli chodzi o wystawienie faktur. Natomiast czasu mamy jeszcze sporo na przygotowanie się, wobec czego tutaj też nie ma co się jeszcze denerwować, stresować i warto też pomyśleć jak z tego rozwiązania, jak z tego modelu nowego fakturowania wyciągnąć również coś dla siebie.