Wydatki na bufet dla pracowników jako koszty podatkowe

Wydatki na bufet pracowników stanowią często stosowaną praktykę w firmach, mającą na celu zapewnienie posiłków lub przekąsek dla pracowników w miejscu pracy. W wielu krajach istnieją przepisy regulujące, czy i w jakim zakresie te wydatki mogą być uznawane za koszty podatkowe. W tym artykule skupimy się na tym, jak wydatki na bufet pracowników mogą być traktowane w Polsce w kontekście kosztów podatkowych w firmie.

Wydatki na bufet w kosztach podatkowych

W tego typu sprawie stanowisko wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 16 maja 2022 roku (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.29.2022.3.EJ). W tej sprawie wnioskodawca (będący pracodawcą i spółką) zamierzał wydawać swoim pracownikom wyżywienie w formie zup dostarczanych przez firmę zewnętrzną. Powodem jest to, iż na halach produkcyjnych oraz w magazynach jest dość zimno, jednocześnie szerzyła się pandemia koronawirusa COVID-19, w związku z tymi powodami – by przeciwdziałać potencjalnym zachorowaniom, a co za tym idzie nadmiernej absencji, która może skutkować przerwaniu łańcucha procesów produkcyjnych, postanowiono profilaktycznie wzmacniać pracowników w formie serwowania im ciepłego posiłku.

Wnioskodawca wskazał, iż aby uniknąć zbędnej biurokracji nikt w spółce nie będzie prowadził szczegółowej ewidencji który pracownik kiedy zjadł tę zupę, a kiedy nie. Zapewne będą sytuacje, że pracownicy będą brali dokładki bądź zupa nie będzie im smakowała – nikt z ramienia spółki nie będzie tego pilnował i ewidencjonował czy dany pracownik zjadł jeden, dwa, czy półtora talerza zupy lub czy może danego pracownika nie było danego dnia w pracy (urlop, choroby itp.) i w związku z tym nie zjadł oferowanego mu posiłku. Obiady/zupy będą przywożone przez zewnętrzną firmę cateringową i przez nią dystrybuowane. Zamawiana jest konkretna ilość posiłków, która będzie przywożona w zbiorczym opakowaniu i na miejscu rozlewna do talerzy.

Pracownik, który w danym dniu nie skorzysta z posiłku nie będzie otrzymywał z tego tytułu ekwiwalentu pieniężnego. Wydatki na ciepłe posiłki w formie zupy były finansowane ze środków obrotowych Spółki. Wydatki na ciepłe posiłki miały utrzymać, a docelowo zwiększyć wydajność pracownikom poprzez dostarczenie im dawki energii, co miało podnieść odporność ogólny stan psychofizyczny w miejscu pracy, a dodatkowo miało wpłynąć zapobiegawczo przeciw powstawaniu chorób. W ten sposób zostanie zabezpieczone źródło przychodów Spółki.

Pytanie brzmiało zaś czy w takiej sytuacji można zaliczyć w koszty CIT (podatkowe – stanowiące KUP) całość poniesionych kosztów serwowania zup regeneracyjnych/profilaktycznych? Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki związane z zapewnieniem posiłków pracownikom bez możliwości ich rejestracji i przypisania do konkretnego pracownika będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów spółki.

W odpowiedzi dyrektor KIS wskazał, że stanowisko wnioskodawcy w tym zakresie jest prawidłowe. Warto zatem wskazać, iż zakładowa stołówka oraz wspólne posiłki podnoszą efektywność pracowników, gdyż nie tracą oni czasu na szukanie jadłodajni na mieście. Pełni to również funkcję integracyjną i stanowi miejsce wymiany poglądów. Posiłki wpływają także na zdrowie pracowników, zabezpieczają powstawanie chorób i absencję, co wpływa na zachowanie przychodów spółki. Z uwagi na to fiskus zgodził się na rozliczenie wydatków na bufet w kosztach uzyskania przychodów.

Stołówka dla pracowników jako koszty firmowe

Wobec tego, zasadniczo, wydatki na bufet pracowników mogą być uznawane za koszty podatkowe, jeśli spełniają pewne kryteria. Przede wszystkim muszą być one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą firmy i służyć jej celom. Jeśli bufet ma charakter reprezentacyjny lub służy celom prywatnym pracowników, może być trudniej uznać te wydatki za koszty podatkowe.

Aby uzasadnić wydatki na bufet pracowników jako koszty podatkowe, firma powinna w tym zakresie prowadzić dokładną dokumentację. Obejmuje to listę pracowników korzystających z bufetu, kwoty wydane na poszczególne posiłki lub produkty oraz związane z tym faktury. Staranna rachunkowość jest kluczowa w przypadku ewentualnych kontroli podatkowych.

Z uwagi na to, wydatki na bufet pracowników mogą być uznawane za koszty podatkowe w firmie, jeśli spełniają kryteria związane z prowadzoną działalnością. Ważne jest zachowanie dokładnej dokumentacji oraz uwzględnienie odpowiednich przepisów prawnych i podatkowych  w tym zakresie. Przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z ekspertem podatkowym lub prawnym, aby upewnić się, że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i optymalnie korzysta z posiadanych możliwości podatkowych.

Szukasz informacji o kosztach uzyskania przychodu? Sprawdź Blog Kategoria: Koszty uzyskania przychodu