Jak wdrożyć KSeF w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które stopniowo wchodzi do polskiego systemu podatkowego i docelowo ma stać się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, w tym prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Wdrożenie KSeF oznacza konieczność wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w specjalnym formacie XML poprzez dedykowaną platformę Ministerstwa Finansów. W praktyce oznacza to zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń związanych z wystawianiem faktur w programach księgowych czy edytorach tekstu.  

Wdrożenie KSeF w JDG – etapy 

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinien rozpocząć przygotowania od uzyskania dostępu do KSeF. Podstawowym narzędziem logowania będzie Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub aplikacja mObywatel. W praktyce oznacza to, że każdy podatnik samodzielnie autoryzuje się w systemie i otrzymuje uprawnienia do wystawiania faktur. W przypadku współpracy z biurem rachunkowym możliwe jest nadanie pełnomocnictwa (na formularzu ZAW-FA) osobie trzeciej, która będzie wystawiała faktury w imieniu przedsiębiorcy. 

Kolejnym etapem jest decyzja, w jaki sposób przedsiębiorca będzie wystawiał faktury. Do wyboru pozostaje bezpłatne narzędzie przygotowane przez Ministerstwo Finansów, czyli Aplikacja Podatnika KSeF, albo komercyjne programy księgowe i fakturowe, które zostały dostosowane do obsługi systemu. Wybór rozwiązania zależy od skali działalności i liczby dokumentów. W przypadku niewielkiej działalności, w której wystawianych jest kilka faktur miesięcznie, wystarczająca może być darmowa aplikacja. Z kolei przedsiębiorcy obsługujący wielu klientów często decydują się na zewnętrzne programy, które zapewniają integrację KSeF z innymi procesami księgowymi. 

Nadto, wdrożenie KSeF wymaga również przemyślenia obiegu dokumentów w firmie. Faktury sprzedażowe będą generowane i przesyłane do kontrahentów bezpośrednio przez system, co eliminuje konieczność wysyłania ich w formie papierowej czy PDF. Warto jednak ustalić zasady przechowywania kopii roboczych i archiwizacji faktur, aby mieć wewnętrzną kontrolę nad obiegiem dokumentacji. Podobnie w przypadku faktur zakupowych – kontrahenci wystawiający dokumenty w KSeF nie będą ich już wysyłać mailem, lecz będą one dostępne bezpośrednio w systemie. Przedsiębiorca musi zatem nauczyć się odbierania faktur poprzez logowanie do systemu lub pobieranie ich przez wybrany program księgowy. 

Kolejne kroki wdrożenia KSeF w JDG 

Z uwagi na to, przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinni już teraz testować rozwiązania KSeF, nawet jeśli system nie jest jeszcze obligatoryjny. Pozwoli to na zapoznanie się z procesem logowania, wystawiania i odbierania faktur, a także na sprawdzenie, czy aktualnie wykorzystywane oprogramowanie księgowe jest dostosowane do nowego modelu. Warto również skonsultować się z biurem rachunkowym, aby upewnić się, że obieg dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a księgowością zostanie płynnie dostosowany do nowych zasad. 

Natomiast już przy samym wystawianiu faktury należy przygotować sobie odpowiednie dane – czyli tak jak dotychczas: dane sprzedawcy, nabywcy, opis towaru lub usługi, stawka VAT, cena netto i brutto. Różnica polega na tym, że w KSeF nie wpisujemy ich w klasyczny formularz, ale w ustrukturyzowaną formatkę XML. Na szczęście Aplikacja Podatnika prowadzi nas krok po kroku i wygląda podobnie do prostego programu fakturowego. Następnie należy wybrać opcję „Wystaw fakturę”, uzupełnić dane, sprawdzić podsumowanie i zatwierdzi. Faktura automatycznie trafia do KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer (tzw. numer KSeF). Dopiero w tym momencie uznaje się, że faktura została wystawiona i dostarczona do kontrahenta. 

Trzeba przy tym wspomnieć, że wdrożenie KSeF wiąże się z początkowymi trudnościami, zwłaszcza dla osób przyzwyczajonych do tradycyjnego wystawiania faktur. Zmiana wymaga przyswojenia nowych procedur technicznych i organizacyjnych. Jednak w dłuższej perspektywie system może ułatwić prowadzenie działalności – faktury nie będą musiały być przechowywane w segregatorach, system automatycznie nada im numerację i potwierdzi datę wystawienia, a także ograniczy ryzyko zagubienia dokumentu. Korzyścią jest również szybszy zwrot VAT dla przedsiębiorców korzystających z KSeF. 

Z uwagi na to, wdrożenie KSeF w jednoosobowej działalności gospodarczej nie wymaga skomplikowanych procedur, ale wiąże się z koniecznością zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń. Najważniejsze etapy to uzyskanie dostępu do systemu, wybór odpowiedniego narzędzia do wystawiania faktur oraz zorganizowanie obiegu dokumentów wewnątrz firmy. Dla przedsiębiorców prowadzących JDG nowy obowiązek będzie oznaczał początkowy wysiłek organizacyjny, jednak w dalszej perspektywie KSeF może przynieść wymierne korzyści w postaci uproszczenia rozliczeń i większego bezpieczeństwa dokumentacji podatkowej. 

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie  https://platforma.ikidp.pl/produkt/program-ksef-pro-dla-dzialow-ksiegowych-i-biur-rachunkowych/ 

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny